Скорее всего, случайный ответ всем затронул кого-то, кого вы знаете. Это неловкое — и полностью предотвратимое — состояние, и это довольно часто. Люди пришли к своим коллегам, поделились именами пациентов и раскрыли адреса электронной почты — просто случайно нажав «Ответить всем». В 1997 году Microsoft перенесла вспышку «Случайный ответ всем», в которую вошли около 15 миллионов электронных писем.
Это не всегда просто смущение; на самом деле вы можете получить серьезное нарушение безопасности с использованием недобросовестного ответа всем. Если вы отправляете информацию об учетной записи или коммерческие секреты и случайно включаете людей, которые не должны копироваться, у вас могут возникнуть серьезные проблемы. Хотите убедиться, что у вас нет контракта Случайный ответ всем? Вот как защитить себя.
Если вы используете Outlook
Лучший способ оставаться в безопасности — это вообще удалить кнопку Ответить всем. В Outlook 2003 или 2007 вы можете просто щелкнуть стрелку вниз в дальнем правом углу панели инструментов, нажать « Добавить или удалить кнопки» и избавиться от «Ответить всем». Вы можете сделать то же самое в Outlook 2010 или 2013, но это немного сложнее.
CNET дает следующие инструкции . Перейдите в Файл> Параметры> Настроить ленту . Нажмите « Ответить» на правой панели, а затем нажмите « Удалить» . Дважды нажмите « Новая группа» и переименуйте первую «Новую группу (пользовательскую)» как «Ответить (пользовательская)», а вторую как «Ответить всем (пользовательская)». Нажмите « Основные вкладки» на левой панели, затем разверните « Главная» (Mail) и « Ответить» . На правой панели выберите Ответить (Пользовательский) .
Поочередно добавьте команды « Ответить» , « Ответить» , « Переслать» , « Собрание» , « IM» и « Больше» с левой панели в пункт «Ответить» (Custom). На правой панели выберите Ответить всем (Пользовательский) . Добавьте команду Ответить всем. Выберите Ответить всем (Пользовательский) и используйте кнопку « вниз» , чтобы переместить его под «Отправить / Получить (IMAP / POP)», затем нажмите « ОК» .
Более простой способ — установить надстройку TuneReplyAll для Outlook. Это позволит вам включить всплывающее предупреждение, когда вы собираетесь использовать Ответить всем. Если вы можете отправить его всем, просто нажмите Да, если нет, нажмите Нет.
Вы также можете создать правило, которое сообщает Outlook, чтобы отправлять ваши сообщения с задержкой ; Таким образом, если вы поймете, что нажали кнопку Ответить всем, у вас есть время отменить отправку. Вот шаги, которые необходимо предпринять, чтобы создать это правило.
Нажмите Инструменты> Правила и оповещения> Новое правило . В поле «Выбрать шаблон» в разделе «Пустое правило» нажмите « Проверить сообщения после отправки» и нажмите « Далее» . Выберите любые нужные параметры в списке «Выберите условие (я)», затем нажмите « Далее» (если вы не выберете никаких условий, правило будет применяться к каждому отправляемому сообщению). В списке «Выберите действие (я)» выберите Отложить доставку на количество минут . В поле «Редактировать описание правила» щелкните подчеркнутую фразу числом и введите количество минут, на которое вы хотите, чтобы каждое сообщение задерживалось, до 120 минут. Нажмите « ОК» и « Далее» , добавьте любые исключения, которые вы хотите, затем нажмите « Далее» . Дайте правилу имя, установите флажок Включить это правило и нажмите Готово .
Если вы используете Gmail
Одна из лучших функций Gmail том, что вы, возможно, не используете, — это функция отмены отправки, которая позволяет отменить отправку электронного письма в течение 30 секунд после нажатия кнопки «Отправить», что позволяет предотвратить вспышку случайного ответа «Все» в последнюю секунду. К сожалению, если вы используете клиент Gmail для настольного компьютера Gmail-клиента , это не поможет вам.
Еще одна вещь, которую необходимо проверить в настройках Gmail, заключается в том, что для ответа по умолчанию установлено значение «Ответить» вместо «Ответить всем». Если он находится в режиме «Ответить всем», при каждом нажатии кнопки ответа Gmail будет заполнять поля «Кому» и «CC» адресами людей, также скопированными в исходное сообщение электронной почты.
Boomerang, дополнительное приложение для , позволяет запланировать отправку сообщений позже, что позволит вам вернуться к ним через несколько минут или несколько дней, чтобы убедиться, что вы не отправляете ничего смущающего всем в своем списке контактов. Выберите интервал задержки, нажмите « Отправить позже» , а затем нажмите « Бумеранг» в правом верхнем углу экрана, чтобы управлять задержанными сообщениями. Легко!
Если вы используете других поставщиков электронной почты или клиентов
Если вы используете других почтовых провайдеров или клиентов, вам, возможно, придется немного покопаться. Расширение Thunderbird под названием « Отправить позже» позволит вам запланировать отправку писем в будущем. Lotus Notes включает функции отправки позже , а также MailMate и Airmail.
Вы также можете использовать веб-службы, такие как LetterMeLater , для отправки электронных писем позднее. После того как вы создали учетную запись, вы можете создавать электронные письма для отправки позже, а также управлять ими до их отправки, чтобы вы могли вносить любые необходимые изменения. Вы даже можете использовать его из своей почтовой программы.
Если ваш почтовый клиент не поддерживает ни одну из этих опций, вы всегда можете сохранить привычку сохранять свою электронную почту как черновик и вернуться к ней через пять или десять минут, чтобы еще раз проверить, что вы не сделали ничего потенциально опасного ошибки, такие как копирование всех в вашем списке клиентов или CCing всего офиса.
Случайный ответ всем: не позволяйте этому случиться с вами!
Первое электронное письмо было отправлено 44 года назад; можно подумать, что мы бы исключили случайный ответ. К сожалению, мы еще не разработали вакцину, поэтому вам придется взять защиту в свои руки. Отключение ответа на все функции, задержка отправки ваших писем или просто сохранение их в виде черновика для отправки через несколько минут может помочь. Только вы можете предотвратить случайный ответ всем!
Вы когда-нибудь случайно делились слишком большим количеством информации с Ответить всем? Используете ли вы какие-либо из стратегий, перечисленных выше? Поделитесь своей лучшей тактикой борьбы со случайным ответом Все ниже!
Изображение предоставлено: держа голову за thodonal88 через Shutterstock