Как сделать

Использование шаблонов для обеспечения общего макета и форматирования

Microsoft Word — отличный инструмент для работы с документами в групповой обстановке. Существует множество функций, которые поддерживают простую совместную работу, в том числе шаблоны, отслеживание изменений и ревизий, комментарии, ограничение и защита документов, а также сравнение и объединение документов.

Инструменты Word для совместной работы позволяют выполнять задачи, которые даже всего 20 лет назад требовали распечатывать все, передавая их рецензенту или рецензентам, где они затем размечали все чернилами и затем возвращали их вам. , Затем вы вносите свои изменения, распечатываете их снова и возвращаете для следующего раунда проверок. Это и много времени, и расточительно.

Однако с помощью Word вы можете просто вносить комментарии и исправления в документ, одновременно отслеживая каждое изменение, чтобы каждый сотрудник мог видеть, куда он движется и как он формируется. Нет необходимости печатать или сдавать его. Вы можете просто сохранить свою работу в общую папку или отправить ее по электронной почте, сэкономив вам массу драгоценного времени!

Цель этой серии — познакомить и познакомить вас с функциями совместной работы в Microsoft Word 2013, хотя многое из того, что мы обсуждаем, должно быть доступно и в предыдущих версиях. Это будет полезно, если вы просто студент колледжа, передающий свою статью кому-то другому для вычитки, или редактируете большую публикацию, которая пройдет через несколько ревизий и рецензентов.

Шаблоны и документы

При совместной работе в настройках команды необходимо, чтобы все использовали единообразное форматирование. Вы можете легко сделать это, используя шаблоны.

Например, вы можете определить все стили и форматирование в шаблоне, прикрепить шаблон к документу и распространить шаблон среди всех, кто работает над документом. Шаблон — это, по сути, руководство Word о том, как должен выглядеть ваш документ и рабочая среда.

clip_image002[4]

Каждый документ в Word основан на шаблоне. Каждый раз, когда вы создаете новый документ в Word, шаблон автоматически присоединяется, даже когда вы создаете новый «пустой документ».

Новый документ на основе шаблона содержит все необходимые вам стили и форматирование. Он может даже включать стандартный, стандартный текст, стили, верхние и нижние колонтитулы, специальные панели инструментов и любую другую общую информацию, необходимую для аналогичных документов на основе шаблона. Вы также можете прикрепить шаблон к существующему документу, если вы создали шаблон после начала работы над документом.

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда вы прикрепляете шаблон к существующему документу, информация о настройке страницы, такая как ориентация страницы и поля, не применяется к документу. Это связано с тем, что информация о настройке страницы отличается для каждого раздела документа, если вы разбили документ на разделы. Word не знает, какой раздел применять информацию о настройке страницы.

По этой причине мы рекомендуем вам планировать заранее при работе с документом в условиях совместной работы и создавать шаблон для документа, который вы можете применить к новому документу перед началом работы с ним.

Нормальный шаблон и пользовательские личные шаблоны

Word устанавливается с обычным шаблоном, а дополнительные шаблоны доступны на Office.com. Вы также можете создать столько собственных личных шаблонов, сколько захотите. Если вы не выберете встроенный или пользовательский шаблон, Word автоматически назначит шаблон «normal.dotm» вашему документу.

Для шаблонов используются два расширения: DOTX и DOTM. DOTX используется для шаблонов, которые не используют макросы, а DOTM используется для шаблонов, которые используют.

Шаблон Normal находится в папке «C: \ Users \ <имя пользователя> \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates» вместе с шаблонами, которые можно загрузить с Office.com . Обратитесь к руководству школы How-To Geek по форматированию Word 2013 для получения дополнительной информации.

ПРИМЕЧАНИЕ. В этой серии вы можете удивляться, почему на изображениях вкладки в Word отображаются заглавными и строчными буквами (или заглавными буквами), а не заглавными, как на вашем компьютере. Есть способ изменить капитализацию на вкладках, которые мы объясняем в нашей статье « Как изменить капитализацию в панели ленты Office 2013» .

Изменить расположение личных шаблонов

Пользовательские личные шаблоны хранятся в другом месте по сравнению с обычным шаблоном и шаблонами, загруженными с Office.com. Word по умолчанию хранит личные шаблоны в «C: \ Users \ <username> \ Documents \ Custom Office Templates».

Тем не менее, это место может быть изменено. Для этого перейдите на вкладку «Файл».

clip_image003[6]

Нажмите «Параметры» в списке элементов в левой части экрана «Информация».

clip_image004[4]

В диалоговом окне «Параметры Word» нажмите «Дополнительно» в списке элементов слева.

clip_image005[4]

В разделе «Общие» нажмите «Расположение файлов».

clip_image006[4]

В диалоговом окне «Расположение файлов» выберите «Пользовательские шаблоны» в списке типов файлов и расположений и нажмите «Изменить».

clip_image007[4]

В диалоговом окне «Изменить местоположение» перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить свои личные шаблоны, выберите ее и нажмите «ОК».

clip_image008[4]

Новый путь отображается в диалоговом окне «Расположение файлов». Нажмите «ОК».

clip_image009[4]

Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word».

clip_image010[4]

Вам также необходимо указать местоположение по умолчанию для личных шаблонов, чтобы вы имели доступ к вашим личным шаблонам на «новом» экране при создании нового документа. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры». На этот раз в диалоговом окне «Параметры» нажмите «Сохранить» в списке слева.

clip_image011[4]

В разделе «Сохранить документы» введите тот же путь, который вы указали в диалоговом окне «Расположение файлов» ранее в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию» и нажмите «ОК».

clip_image013[4]

Создать новый пользовательский, личный шаблон

Чтобы создать новый пользовательский личный шаблон, просто создайте новый документ и сохраните его как файл шаблона. Для этого перейдите на вкладку «Файл».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете открыть существующий документ, содержащий требуемые стили и форматирование, в своем шаблоне и сохранить его как файл шаблона. Вы можете удалить содержимое документа или оставить его в виде стандартного текста или добавить текст, чтобы объяснить, как написать этот тип документа.

clip_image003[7]

Нажмите «Новый» на экране «Информация».

clip_image014[4]

На экране «Новый» нажмите «Пустой документ».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас есть документ, содержащий стили и форматирование, которые вы хотите использовать в шаблоне, нажмите «Открыть» и выберите этот документ.

clip_image015[4]

Если вы создаете шаблон из нового документа, настройте стили, которые вы хотите использовать в документе, включая шрифты, форматирование абзацев, поля, интервалы и т. Д. Обратитесь к Руководству для школьного инструктора по форматированию Word 2013 для Дополнительная информация.

Если вы используете существующий документ, настройте текущие стили и форматирование в соответствии с тем, что вы хотите в своем шаблоне. В любом случае вы также можете установить любой шаблонный текст, верхние и нижние колонтитулы, которые будут общими для всех документов, созданных из этого шаблона, или пояснительный текст о том, как написать документ.

Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как» на экране «Информация».

clip_image016[4]

На экране «Сохранить как» нажмите «Компьютер» в списке мест слева и нажмите «Обзор» с правой стороны.

clip_image017[4]

В диалоговом окне «Сохранить как» выберите «Шаблон Word (* .dotx)» или «Шаблон Word с поддержкой макросов (* .dotm)» из раскрывающегося списка «Сохранить как тип». Перейдите в то же местоположение, которое вы указали ранее в качестве местоположения по умолчанию для личных шаблонов, чтобы вы могли получить к нему доступ на экране «Новый» при создании документов.

clip_image019[4]

Введите имя для шаблона в поле ввода «Имя файла» и нажмите «Сохранить».

clip_image021[4]

Если вы создали свой шаблон из существующего документа, созданного в более ранней версии Word, вы можете увидеть следующее диалоговое окно. Если вы не хотите видеть это диалоговое окно каждый раз, когда сохраняете документ из более ранней версии Word, установите флажок «Больше не спрашивать», а затем нажмите «ОК».

clip_image022[4]

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы предпочитаете, чтобы ваш шаблон был совместим с более ранними версиями Word, установите флажок «Сохранить совместимость с предыдущими версиями Word» в диалоговом окне «Сохранить как».

clip_image024[4]

На изображении выше вы можете заметить, что шаблон Normal.dotm находится в папке личных шаблонов. Когда мы изменили расположение личных шаблонов, Word скопировал туда и шаблон Normal.

Защитить шаблон

Прежде чем прикреплять шаблон к документу, рекомендуется сначала защитить его. Лучший способ сделать это — сделать файл шаблона доступным только для чтения. Это легко сделать в Windows (не в Word).

Чтобы защитить шаблон, откройте проводник Windows и перейдите к «C: \ Users \ <имя пользователя> \ Documents \ Custom Office Templates» или к месту, куда вы переключились для личных шаблонов. Щелкните правой кнопкой мыши файл шаблона и выберите «Свойства» во всплывающем меню.

clip_image026[4]

На вкладке «Общие» в диалоговом окне «Свойства» установите флажок «Только для чтения» в разделе «Атрибуты» и нажмите «ОК».

clip_image027[4]

Создать новый документ из шаблона

Чтобы создать новый документ, используя только что созданный шаблон, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Новый» в левой части экрана «Информация». «Новый» экран отображает различные Избранные шаблоны. Нажмите «Личные» для просмотра пользовательских шаблонов, которые вы создали и сохранили.

clip_image028[4]

Пользовательские шаблоны, которые вы создали и сохранили в папку, указанную ранее в качестве папки по умолчанию для личных шаблонов, отображаются на экране «Новый». Нажмите на шаблон, который вы хотите прикрепить к вашему новому документу.

clip_image030[4]

Откроется новый документ с прикрепленным выбранным шаблоном. Если шаблон содержит шаблонный текст, верхний или нижний колонтитул, они будут вставлены в новый пустой документ.

clip_image031[4]

Если шаблон содержит какой-либо шаблонный текст, верхний или нижний колонтитулы или пояснительный текст, этот контент будет вставлен в новый пустой документ, как показано ниже.

clip_image033[4]

Теперь вы можете создать свой документ так же, как и любой другой документ Word (будьте уверены и сохраните свою работу). Шаблон экономит ваше время в отношении форматирования и стилей, но пока вы сохраняете его, он все равно остается новым документом.

Редактирование документа не меняет прикрепленный к нему шаблон. Мы обсудим редактирование шаблонов позже в этой серии.

Определите и измените, какой шаблон прикреплен к документу

Если вы забыли, какой шаблон вы прикрепили к документу, вы можете легко найти его в Word и изменить шаблон, прикрепленный к документу. Однако вам нужна вкладка «Разработчик», которая по умолчанию недоступна.

Чтобы активировать вкладку «Разработчик», щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите «Настроить ленту» во всплывающем меню.

clip_image034[4]

Экран «Настройка ленты» отображается в диалоговом окне «Параметры Word». В правой части диалогового окна убедитесь, что в раскрывающемся списке «Настройка ленты» выбраны «Основные вкладки». В списке «Основные вкладки» установите флажок рядом с «Разработчик» и нажмите « OK.»

clip_image035[4]

Перейдите на вкладку «Разработчик» на ленте и нажмите «Шаблон документа» в разделе «Шаблоны».

clip_image036[4]

В окне редактирования «Шаблон документа» в верхней части вкладки «Шаблоны» отображается шаблон, который в данный момент прикреплен к вашему документу. Чтобы изменить шаблон, который прикреплен к документу, нажмите «Прикрепить».

clip_image037[4]

В диалоговом окне «Присоединить шаблон» автоматически выбирается местоположение личного шаблона по умолчанию. Выберите шаблон, который вы хотите прикрепить, и нажмите «Открыть».

clip_image039[4]

Путь к выбранному шаблону вводится в поле редактирования «Шаблон документа». Чтобы изменить стили в документе, чтобы они отражали стили в шаблоне, установите флажок «Автоматически обновлять стили документа» и нажмите «ОК».

clip_image040[4]

Стили и любые пользовательские панели инструментов и макросы (если вы сохранили шаблон с расширением «.dotm»), сохраненные в шаблоне, теперь доступны для вашего документа.

ПРИМЕЧАНИЕ. Прикрепление шаблона к документу не добавляет текст или графику из шаблона в ваш документ. Это происходит только при создании нового документа из шаблона.

Вы также можете использовать эту процедуру, чтобы отсоединить шаблон от документа. Для этого просто присоедините шаблон Normal к документу.

Редактировать шаблон

Редактирование шаблона аналогично редактированию обычного документа; единственное отличие состоит в том, что файл сохраняется с расширением DOTX или DOTM (вместо DOCX).

ПРИМЕЧАНИЕ. Перед редактированием шаблона убедитесь, что атрибут «Только для чтения» отключен для файла шаблона, как обсуждалось в разделе «Защита шаблона» ранее.

Чтобы отредактировать шаблон, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Открыть» на экране «Информация».

clip_image041[4]

Нажмите «Компьютер» на экране «Открыть» и нажмите «Обзор» с правой стороны.

clip_image042[4]

В диалоговом окне «Открыть» перейдите к папке, содержащей ваш шаблон, выберите файл и нажмите «Открыть».

clip_image044[4]

Обратите внимание, что именем документа в строке заголовка является файл шаблона с расширением DOTX или DOTM.

clip_image045[4]

Внесите изменения в стили и любые панели инструментов, макросы и шаблонный текст, которые могут быть в вашем шаблоне, и сохраните файл. Убедитесь, что вы сохранили расширение DOTX или расширение DOTM, если ваш шаблон содержит макросы.

Удалить личную информацию перед распространением документа

Теперь, когда вы создали свой шаблон и использовали его для создания документа, есть что рассмотреть, прежде чем распространять его среди других рецензентов. Word может добавить некоторые скрытые данные или личную информацию в сам документ, в свойства документа или метаданные, и вы можете удалить эту, возможно, конфиденциальную информацию перед распространением. Для этого используйте «Инспектор документов».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите сохранить личную информацию в документе перед его удалением, сохраните резервную копию документа. Не всегда возможно восстановить данные, которые удаляет «Инспектор документов».

Чтобы использовать «Инспектор документов», нажмите вкладку «Файл».

clip_image046[4]

На экране «Информация» нажмите «Проверить наличие проблем» и выберите «Проверить документ» в раскрывающемся меню.

clip_image047[4]

Появится диалоговое окно с предупреждением о том, что некоторые данные могут быть удалены, но их невозможно восстановить позже. Нажмите «Да», чтобы сохранить файл перед использованием «Инспектора документов».

clip_image049[4]

В диалоговом окне «Инспектор документов» установите флажок «Свойства документа и личная информация», чтобы удалить любую потенциально конфиденциальную информацию из документа и любую другую информацию, которую вы хотите удалить. Мы обсудим удаление комментариев, ревизий, версий и аннотаций в уроке 3 после того, как покажем вам, как использовать ревизии (или отслеживать изменения) и комментарии. Нажмите «Осмотреть», как только вы сделали свой выбор.

clip_image050[4]

Любые выбранные вами элементы, найденные в документе, помечаются красным восклицательным знаком. Не найденные предметы отмечены синим кружком с белой галочкой. Чтобы удалить личную информацию, нажмите «Удалить все» в этом разделе диалогового окна.

clip_image051[4]

Как только элементы удалены, красный восклицательный знак заменяется синим кружком с галочкой. Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно, как только вы удалили все, что хотите удалить.

Если вы хотите еще раз проверить документ перед закрытием диалогового окна, нажмите «Повторная проверка».

clip_image052[4]

Дополнительные сведения об отдельных элементах в диалоговом окне «Инспектор документов» см. В разделе « Информация, которую инспектор документов находит и удаляет» .

Далее …

И так заканчивается Урок 1. Мы надеемся, что вам понравилось и выучили одну или две вещи. Знание того, как создавать шаблоны и управлять ими, позволит вам поддерживать единообразное форматирование при совместной работе с документами. Планирование заранее и создание шаблонов перед началом работы с документом — лучший способ упростить форматирование и обеспечить согласованность.

Вот то, что вы можете ожидать до конца этой серии.

Урок 2. Отслеживание изменений, внесенных в документ

Используйте функцию «Отслеживать изменения» в Word, чтобы отслеживать все изменения документа, а также имена рецензентов и время внесения каждого изменения. Это помогает при совместной работе над другими документами.

Если вы отвечаете за документ и другие люди его просматривают, вы можете заблокировать функцию «Отслеживать изменения», чтобы они были вынуждены отслеживать свои изменения. Мы поговорим об использовании функции «Отслеживание изменений» в уроке 2.

Урок 3. Использование комментариев для обозначения изменений в документе

Вы можете отслеживать изменения, которые вы делаете, но что, если вы хотите задать вопрос или объяснить изменения, которые вы сделали? Используйте комментарии в документе, чтобы общаться с другими рецензентами. Мы поговорим обо всем, что вы можете сделать с комментариями в уроке 3!

Урок 4. Ограничение и защита документа

При совместной работе над документом полезно, чтобы другие люди предлагали внести изменения в текст и форматирование. Однако вы можете ограничить то, что они могут изменить. Для этого используйте функции «Ограничить форматирование» и «Ограничить редактирование». Вы также можете защитить свой документ паролем, чтобы разрешить доступ только определенным людям. Вы узнаете больше об этих функциях в Уроке 4!

Урок 5. Создание версий, сравнение и объединение документов

И, наконец, в уроке 5 мы поговорим о том, как отслеживать версии документа Word, сравнивать и комбинировать документы, а также обмениваться документами с помощью Microsoft OneDrive!

Похожие посты
Как сделать

Как получить возмещение за покупки в iTunes или App Store

Как сделать

Поверхностное перо не работает? Вот как это исправить

Как сделать

Как настроить и использовать Fire TV Recast

Как сделать

Как изменить рингтон по умолчанию на вашем iPhone