Как сделать

Как добавить и использовать общий почтовый ящик в Outlook и Office 365

Женщина, проверка электронной почты на настольном компьютере.

Общий почтовый ящик позволяет клиентам, поставщикам и коллегам отправлять электронную почту на центральный адрес, где каждый в команде может увидеть и ответить на него. Одним из эффективных способов обмена сообщениями электронной почты с группой людей является настройка общего почтового ящика Office 365 .

Общий почтовый ящик является функцией Office 365 и требует подписки на Exchange Online .

Что такое общий почтовый ящик?

Благодаря общему почтовому ящику каждый человек, назначенный этому почтовому ящику, имеет полный доступ ко всем сообщениям в нем. Пользователи могут читать входящие электронные письма, отвечать на сообщения, пересылать сообщения и видеть, как на них реагируют другие. Когда член команды отвечает на сообщение электронной почты из общего почтового ящика, электронное письмо отправляется с общего адреса, а не с адреса электронной почты человека, поэтому информация каждого остается конфиденциальной. Тем не менее, общие почтовые ящики обычно не имеют имен пользователей или паролей, что может создать некоторые проблемы безопасности.

Женщина, проверка электронной почты на настольном компьютере.

Зачем использовать общий почтовый ящик?

Общие почтовые ящики идеальны для отделов обслуживания клиентов или отделов маркетинга, которые хотят, чтобы на следующий почтовый ящик отвечал следующий доступный член команды. Общие почтовые ящики также поставляются с общим списком контактов и общим календарем, поэтому члены группы могут создавать встречи в центральном местоположении, которое могут видеть все участники.

Как настроить общий почтовый ящик в Office 365

Вы можете создать столько общих почтовых ящиков, сколько вам нужно, но у каждого пользователя, назначенного вами почтовому ящику, должна быть подписка на Office 365. Чтобы настроить общий почтовый ящик, выполните следующие действия:

  1. Войдите в центр администрирования Microsoft 365, используя учетную запись глобального администратора Office 365 или учетную запись администратора Exchange.

    Центр администрирования Microsoft 365

    Центр администрирования Microsoft 365 ранее был известен как центр администрирования Office 365.

  2. В области навигации выберите Группы > Общие почтовые ящики .

  3. На странице « Общий почтовый ящик» выберите « Добавить почтовый ящик» .

    Центр администрирования Microsoft 365 Страница общих почтовых ящиков
  4. На странице Добавить почтовый ящик в поле Имя введите имя для общего почтового ящика.

    Центр администрирования Office 365 со страницей настроек общего почтового ящика

    Псевдоним почтового ящика автоматически создается в поле « Электронная почта» , но вы можете изменить псевдоним, если хотите. Когда вы назвали общий почтовый ящик, выберите Добавить .

  5. В разделе « Следующие шаги» выберите « Добавить участников в этот почтовый ящик» .

  6. На странице Добавить участников общего почтового ящика выберите Добавить участников .

  7. В разделе Участники установите флажок рядом с именем каждого человека, который будет иметь доступ к общему почтовому ящику. Если вы не видите имени человека в списке, выберите « Поиск» , а затем введите имя человека. Когда вы закончите, выберите Сохранить , а затем нажмите Закрыть .

Сохранить отправленное письмо в общий почтовый ящик

Когда пользователь отправляет сообщение электронной почты из общего почтового ящика, копия этого сообщения сохраняется в папке «Отправленные» этого пользователя, а не в общем почтовом ящике. Если вы хотите сохранить эти сообщения в общем почтовом ящике, измените настройки общего почтового ящика.

Чтобы сохранить отправленные сообщения электронной почты в общий почтовый ящик, выполните следующие действия:

  1. В центре администрирования Microsoft 365 на панели навигации выберите Группы > Общие почтовые ящики .

  2. Выберите общий почтовый ящик, который вы только что создали.

  3. В свойствах почтового ящика, кроме Отправленных , выберите Изменить .

    Центр администрирования Office 365 со страницей настроек общего почтового ящика
  4. На странице Отправленные элементы установите для параметра Копировать элементы, отправленные в качестве этого почтового ящика, и Копировать элементы, отправленные от имени этого почтового ящика, значение Вкл . Затем выберите Сохранить .

Использование общего почтового ящика в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010

Чтобы отправить электронное письмо из общего почтового ящика, выполните следующие действия:

  1. Откройте Outlook.

  2. На вкладке « Главная » ленты выберите « Новое электронное письмо», чтобы создать новое сообщение.

    Значок «Новая электронная почта» в Office 2016 для macOS
  3. В новом сообщении электронной почты выберите От , а затем выберите общий почтовый ящик.

  4. Введите свое сообщение, а затем выберите Отправить .

Доступ к общему почтовому ящику в Outlook в Интернете

Если вы хотите работать с общим почтовым ящиком в веб-браузере, вы должны добавить почтовый ящик вручную.

Чтобы добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете, выполните следующие действия:

  1. Войдите в свою учетную запись Microsoft 365, а затем выберите приложение Outlook .

  2. В панели навигации щелкните правой кнопкой мыши (щелкните при нажатой клавише «Control» на Mac) имя своего почтового ящика и выберите « Добавить общую папку» .

  3. В диалоговом окне « Добавить общую папку » введите адрес электронной почты общего почтового ящика и нажмите « Добавить» .

Общие почтовые ящики и приложение Outlook Mobile

Общие почтовые ящики не отображаются в мобильном приложении Outlook. Итак, если вы хотите получить доступ к общему почтовому ящику со своего смартфона, вы должны открыть браузер и использовать Outlook в Интернете.

Вы заметите небольшую разницу в том, как вы работаете с отдельной учетной записью электронной почты в Outlook и с общим почтовым ящиком. Благодаря общему почтовому ящику вы и члены вашей команды будете лучше работать вместе, чтобы отвечать на электронные письма ваших клиентов, поставщиков, поставщиков и других лиц.

Похожие посты
Как сделать

Как получить возмещение за покупки в iTunes или App Store

Как сделать

Поверхностное перо не работает? Вот как это исправить

Как сделать

Как настроить и использовать Fire TV Recast

Как сделать

Как изменить рингтон по умолчанию на вашем iPhone