Хороший деловой этикет требует, чтобы вы сообщали корреспондентам электронной почты, если не можете оперативно отвечать на их сообщения. Но что, если вы не можете регулярно проверять свою электронную почту, чтобы сообщить об этом? Ответ: настроить автоответчик. Эта функция доступна во многих почтовых приложениях, включая Gmail .
Автоответчик автоматически отправляет ответ всем, кто отправляет вам электронные письма, сообщая им, что вы ушли, как часто вы будете проверять электронную почту (если вообще) и когда отправитель может ожидать фактического ответа. Вы можете настроить сообщение так, чтобы оно говорило все, что вы хотите, в том числе с кем связаться в ваше отсутствие.
Вы можете даже ограничить эти автоматические ответы только людьми из вашей адресной книги Gmail, чтобы избежать ответов на новостные рассылки или случайный спам, который может пройти мимо фильтров Gmail. Это очень удобно, когда вы идете в отпуск или находитесь вдали от офиса.
Настройка ответчика на отпуск вне офиса в Gmail
Выполните следующие действия, чтобы создать автоматический ответ об отсутствии на работе:
-
В Gmail в правом верхнем углу выберите значок Настройки (шестеренка) . В меню выберите « Настройки» .
LifeWire
-
Выберите вкладку Общие .
LifeWire
-
В респондеров Vacation секции, выберите Автоответчик на .
LifeWire
-
Введите тему (например, «Нет на месте до 24 числа») и текст сообщения.
Ваше сообщение должно включать, когда вы будете отсутствовать, дату, когда вы вернетесь в офис, с кем связаться в ваше отсутствие (вместе с их контактной информацией), и будете ли вы проверять электронную почту, пока вы ушел.
LifeWire
-
В поле « Первый день» выберите первую дату вашего отсутствия. Выберите Последний день и укажите последнюю дату, когда вы будете вне офиса.
LifeWire
-
Если вы хотите отправлять только автоматические ответы людям в вашей адресной книге, выберите Только отправлять ответы людям в моих контактах .
LifeWire
-
В нижней части экрана выберите Сохранить изменения .
Исключить сообщения из автоответчика Gmail
Вы можете запретить Gmail отправлять автоматические ответы на определенные сообщения, настроив фильтры, которые удаляют (и при необходимости пересылают) эти сообщения. Если вы получите доступ к Gmail в течение 30 дней, вы сможете восстановить эти сообщения из папки «Корзина».
Настройка функции ответа об отсутствии на работе в Gmail Мобайл
Вы также можете создать автоответчик об отсутствии на работе с Gmail для мобильных устройств:
-
Откройте приложение Gmail. В строке поиска коснитесь значка меню (три горизонтальные сложенные линии) и выберите « Настройки» .
LifeWire
-
На экране настроек выберите свой адрес электронной почты из списка.
-
В разделе « Общие » нажмите « Отпускатель» .
-
Отключить автоответчик на Вкл .
LifeWire
-
Используйте выпадающее меню « Первый день», чтобы выбрать первый день, когда вы будете вне офиса. Используйте выпадающее меню Последний день, чтобы выбрать последний день, когда вы будете вне офиса.
-
В поле « Тема» введите соответствующую тему. В поле Сообщение введите свое сообщение об отсутствии на работе.
-
Если вы хотите отправлять только автоматические ответы людям из вашей адресной книги, выберите Отправить только моим контактам .
-
В верхней части экрана выберите Готово .
Изменения, которые вы вносите в Gmail для мобильных устройств, будут отражены в Gmail для настольных компьютеров и наоборот.