Несмотря на распространение методов онлайн-общения, использование электронной почты остается сильным, поскольку в 2019 году более половины населения мира используют электронную почту. Но это не означает, что все используют ее эффективно. Если вы новичок в электронной почте или уже несколько десятилетий нажимаете кнопку Отправить, убедитесь, что вы следуете правилам в этом списке.
Проверьте ваше сообщение перед отправкой
После того, как вы введете адреса получателей, создайте соответствующую строку темы, напишите свое сообщение и приложите пару подтверждающих документов, вернитесь и убедитесь, что вы все сделали правильно:
- Просмотрите сообщение . Что-то неясно? Есть ли грамматические ошибки или опечатки? Ты сказал все, что хотел сказать?
- Проверьте свои источники . Будет ли ссылка на внешний источник прояснить ваше значение? Поможет ли ссылка вашему получателю быстро найти веб-сайт?
- Посмотрите на имена получателей . Вы забыли важного человека, которому нужно увидеть сообщение? Вы добавили кого-то, кто не должен видеть сообщение?
- Посмотри на свой адрес . Если у вас их больше одного, обязательно отправьте сообщение от наиболее подходящего для цели сообщения.
- Определите приоритет сообщения . Нужно ли пометить сообщение как важное?
- Добавьте подтверждающие документы . Вы забыли вложения?
После того как вы просмотрели сообщение и внесли необходимые изменения, вы можете с уверенностью нажать кнопку Отправить.
Не всегда отвечу всем
Ответить все это удобная функция при правильном использовании. Думайте об этом как о необходимости знать вариант. Если все в исходном письме (которое вы отвечаете) должны знать, что вы хотите сказать, используйте Ответить всем.
Например, Стейси отправляет электронное письмо вам и другому коллеге Стиву, чтобы они поделились идеями о том, как отпраздновать 10-летний юбилей вашего босса в компании. Ваш ответ актуален как для Стейси, так и для Стива, поэтому используйте Ответить всем, чтобы ответить им обоим.
С другой стороны, Робин, с которым вы давно не общались, отправляет приглашение на вечеринку по электронной почте вам и 20 другим друзьям. Ваш ответ, чтобы сообщить ей, что вы примете участие в вечеринке, спросить, что вы можете принести, и предложить встречу, чтобы наверстать упущенное, не имеет отношения к другим получателям почты, поэтому используйте Ответить, чтобы отправить ответ только Робину.
Напишите эффективные предметные линии
Сюжетная линия вашей электронной почты должны кратко отразить суть вашего сообщения. Вот несколько примеров:
- Собрание по продажам изменено на 3:00
- Приглашение на Хэллоуин
- Редакции текста сайта
- 20 лучших видео на этой неделе
- Детали вашего нового членства
- Подтверждение вашего назначения
- Запрос на сбор средств для волонтеров
Чтобы сделать строки темы более эффективными, включите действие, которое должны выполнять получатели, например:
- Приглашение на Хэллоуин — RSVP до 11 мая
- Изменения в тексте сайта — требуется утверждение до вторника
Объясните, почему вы вперед
Когда вы пересылаете электронное сообщение от кого-то другого, объясните новому получателю, почему вы делаете это и как вы ожидаете, что он получит от этого выгоду. Например, клиент Джей отправляет вам вопрос, а вы не знаете ответа. Перешлите сообщение своей коллеге Саре с запиской: «Сара, Джей хочет узнать, как войти на наш портал со своего мобильного устройства. Подробности см. Ниже. Вы можете помочь?»
Объясните, почему вы CC
Точно так же, если вы cc (копируете) кого-либо в сообщении, объясните основному получателю, что вы делаете, и почему. Например, Дженна хочет вступить в ваш книжный клуб, и вы отправляете ей информацию об этом вместе со списком книг, которые клуб уже прочитал. Вы бы сказали руководителю книжного клуба, Энн, и написали бы Дженне: «Я обращаюсь к нашему лидеру, Энн, чтобы она могла видеть, что я посылаю вам, и заполнять все, что я мог пропустить». Когда вы используете этот процесс, Энн также знает, почему она получает копию сообщения.
Пусть отправитель знает, что его сообщение получено
Сообщения электронной почты могут быть потеряны в почте или в фильтре спама. В качестве вежливости, особенно с важными сообщениями (например, с вложениями или с указанием сроков), напишите короткую заметку, чтобы отправитель знал, что его сообщение было получено . Например, если ваш начальник отправит вам новый проект для работы, ответьте: «Понял, я начну завтра».
Используйте сокращений экономно
Не все знают каждую аббревиатуру, поэтому используйте как можно меньше, и только когда вы уверены, что получатель знает, что они имеют в виду. Есть несколько сокращений, которые обычно используются в деловой переписке по электронной почте. Вот некоторые из них:
- Как можно скорее : как можно скорее
- Кстати : кстати
- EOD : конец дня
- EOM : конец сообщения (обычно используется в строке темы, чтобы указать, что нет тела письма для подписки)
- EOW : конец недели
- К вашему сведению : для вашей информации
- ИМО : по моему мнению
- ООО : Вне офиса
- Y / N : Да или Нет
Будьте осторожны с сарказмом и юмором
Поскольку вы не получаете контекста выражения лица и тона голоса в электронной почте, это не очень хорошая среда для выражения сарказма или юмора, особенно с получателями, которых вы плохо знаете. Выражайте свое сообщение просто и прямо, по крайней мере, пока вы не узнаете получателя лучше. Если вы действительно не можете себе помочь, включите улыбающийся или смеющийся смайлик, чтобы показать, что вы шутите.
Выберите подходящий конец
Иногда трудно понять, как закончить сообщение электронной почты . Вот несколько предложений, основанных на ситуации:
- Спасибо или большое спасибо : если вы просите об одолжении.
- Приветствия : Если вы хотите пожелать получателю хорошего настроения.
- Любовь или объятия : если вы любите получателя.
- Лучший или теплый : если вам нравится получатель.
- С уважением : если ваше сообщение является формальным.
- С наилучшими пожеланиями и уважением : Если вы хотите сохранить формальный деловой тон.