Умение сравнивать два файла Excel важно в любой среде, где многие люди вносят изменения в один и тот же файл. Это распространено в бизнес-среде или в случае, когда файлы Excel совместно используются в облаке, и многие люди имеют доступ к внесению изменений.
К счастью, есть несколько способов сравнить два файла Excel. В некоторых случаях вы даже можете объединить изменения, сделанные в двух разных файлах Excel, в один файл.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Office 365 и Excel для Mac
Как сравнить два файла Excel
Если у вас есть два файла Excel с несколькими листами, самый простой подход — выполнить полное сравнение листов с помощью сторонних инструментов.
В Интернете вы можете найти несколько инструментов, которые помогут вам сравнить файлы Excel, но есть и несколько, которые вы можете использовать бесплатно. Одним из них является Spreadsheet Compare , доступное от SourceForge.
Загрузите и запустите приложение, которое установит надстройку в приложение Excel.
Spreadsheet Compare работает на всех версиях Excel после Excel 2000. Он совместим только с операционной системой Windows.
Чтобы использовать Spreadsheet Compare для сравнения двух файлов Excel:
-
Откройте оба файла Excel, которые вы хотите сравнить, и выберите меню « Надстройки» . В этом меню вы увидите три параметра: Полное сравнение, Быстрое сравнение и Сравнение диапазона.
-
Выберите Полное сравнение . Вы увидите всплывающее окно с обоими файлами в двух полях. Если файл до внесения изменений находится не в верхнем поле, просто нажмите кнопку « Поменять» . Затем выберите Далее .
-
В следующем окне вы можете настроить, как выполняется сравнение. Вы можете изменить, где в листе начинается сравнение, чувствительно ли оно к регистру и как выявляются несоответствия. Выберите Далее, чтобы перейти к следующему окну.
-
Выберите листы, которые вы хотите сравнить, и нажмите Добавить, чтобы переместить эти листы на панель справа. Выберите Далее и сделайте то же самое для следующего листа.
-
Нажмите Далее, чтобы открыть окно с настройками конфигурации отчета. Измените их, если хотите, затем дважды нажмите Next и сравните, чтобы закончить.
-
Наконец, вы увидите, что каждый исходный лист обновляется с измененными ячейками, выделенными красным. Инструмент также создает третий лист с отчетом, в котором вычеркнуто старое значение и вместо него новое значение.
-
Этот инструмент представляет собой мощный способ сравнить целые рабочие листы Excel и увидеть быстрые результаты со всеми изменениями. Вы можете прокручивать и сохранять или удалять изменения, которые вы хотите сохранить.
Используйте Excel для сравнения двух листов
Если у вас есть отдельные листы в файле Excel для сравнения, вы можете сделать это несколькими различными способами. Одним из них является использование формул для создания третьей электронной таблицы, показывающей все различия. Другой способ заключается в условном форматировании, чтобы выделить измененные ячейки.
Сравнить таблицы Excel с помощью формул
Если у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, вы можете создать третий лист, который выделит, какие ячейки отличаются, и покажет разницу. Это достигается с помощью формулы IF.
Формула IF полезна для сравнения одной ячейки за раз, а также с помощью функции автозаполнения Excel, чтобы заполнить весь лист результатов результатами сравнения. Бесполезно сравнивать целые рабочие книги без большого количества дополнительной работы.
-
Чтобы начать сравнение двух листов, создайте третий лист. Пометьте его как « Результаты», чтобы позже было легче определить лист результатов.
-
В ячейку A2 таблицы результатов вставьте следующую формулу и нажмите Enter :
= IF (Лист1! A2 <> Лист2! A2, «Лист1:» & Лист1! A2 & «И Лист2:» & Лист2! A2, «Без разницы»)
Вы можете изменить эту формулу, чтобы начать с любой ячейки, которая вам нравится. Если данные на вашем листе начинаются со строки B и столбца 3, вы должны изменить формулу, чтобы использовать B3 вместо A2.
-
Эта формула сравнивает ячейку из Sheet1 с той же ячейкой в Sheet2. Если ячейки совпадают, на листе результатов отобразится Без разницы . Если они разные, ячейка будет предоставлять разные значения для каждого листа.
-
Щелкните по углу ячейки и перетащите указатель мыши по листу в последний столбец, в котором есть данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последнего столбца и автоматически настроит ссылки на ячейки.
-
Выделив ту же строку, щелкните угол последней ячейки и перетащите мышь вниз по листу до последней строки, в которой есть данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последней строки и автоматически настроит ссылки на ячейки.
-
Прокручивая лист, вы увидите, что все ячейки, которые различаются между Sheet1 и Sheet2, отображаются со значениями для каждого листа. Просто прокрутите, чтобы определить все различия.
-
Использование формул — это один из самых простых способов сравнения отдельных листов, поскольку вам не нужно каким-либо образом изменять исходные листы.
Сравните листы Excel с условным форматированием
Другой подход к сравнению двух листов — использование условного форматирования. Как видно из приведенного выше листа результатов, при одинаковом форматировании всех ячеек может быть трудно определить различия между листами.
Использование условного форматирования особенно полезно для больших листов с большим количеством данных. Изменение цвета или форматирования ячеек, имеющих различия, значительно облегчает выявление этих различий даже в листах с большим количеством строк и столбцов данных.
Вы можете использовать условное форматирование, чтобы определить различия.
-
Сначала выделите все ячейки в таблице результатов. Выберите меню « Домой» , затем выберите « Условное форматирование» в группе « Стили » и выберите « Новое правило» .
-
В открывшемся окне « Новое правило форматирования» выберите « Использовать формулу», чтобы определить ячейки для форматирования . В поле « Значения формата», где эта формула является истинным , вставьте следующую формулу.
= Лист1! A2 <> Лист2! A2
Как и в случае с формулой, вы можете запустить функцию форматирования в любой ячейке. Если ваши данные начинаются с B3 вместо A2, отредактируйте эту формулу, чтобы использовать вместо нее B3. Форматирование начнется с B3 и заполнит все строки и столбцы ниже и справа от него.
-
Выберите « Формат» , а затем настройте форматирование, которое должны иметь ячейки при различиях между двумя листами. Затем выберите ОК .
-
Теперь вы можете видеть, что в тех случаях, когда ячейки между двумя листами имеют различия, форматирование отличается. Это значительно облегчает выявление этих различий.
Сравнить листы Excel вручную
Один простой и быстрый способ сравнить две таблицы — сделать это визуально. Excel предоставляет простой способ визуального сравнения двух листов бок о бок.
-
На листе, где у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, выберите меню Вид . Выберите « Новое окно», чтобы открыть ту же книгу в новом окне Excel на заднем плане.
-
Снова выберите меню « Вид» и нажмите « Просмотр рядом» . Это помещает два окна книги рядом друг с другом, каждое из которых занимает половину экрана.
-
В одном окне выберите другой лист, который вы хотите сравнить. Прокручивая лист в окне с одной стороны, вы одновременно увидите лист в другом окне.
-
Боковой просмотр особенно полезен в тех ситуациях, когда две таблицы в основном одинаковы, но вы знаете, что есть несколько отличий. Синхронизированная прокрутка позволяет визуально сканировать электронную таблицу, чтобы найти эти различия.
Просмотр бок о бок в Excel 2010 и более ранних версиях
Если вы используете более раннюю версию Excel, отдельные файлы рабочей таблицы открываются в том же окне. Вы все еще можете использовать функцию «Просмотр бок о бок», но найти ее немного по-другому.
-
Откройте оба файла в одном окне Excel.
-
В меню « Вид» выберите « Упорядочить все», чтобы разбить открытые файлы на несколько вложенных окон.
-
Выберите значок « Просмотр рядом», чтобы просмотреть подокна рядом и прокрутите их одновременно.
Параметры облегчают сравнение двух файлов Excel
Опция, которую вы используете для сравнения данных в Excel, зависит от объема данных и места их хранения. Если у вас есть несколько листов в двух разных файлах Excel, лучше всего использовать стороннее дополнение, например Spreadsheet Compare.
Однако, если вы хотите сравнить только два или более листов в одной книге, лучше подойдут любые другие варианты. Используйте формулы и условное форматирование для больших электронных таблиц с несколькими небольшими изменениями, которые вам нужно найти. Используйте визуальный параллельный подход, если у вас есть две таблицы с большим количеством изменений данных, которые легче идентифицировать визуально.