Любой, кто отправляет и получает сотни электронных писем в неделю, понимает ценность ясности в ответах и пересылаемых сообщениях. Трудно проследить длинные цепочки писем, в которых каждый ответ цитирует всю предыдущую или исходную информацию. С другой стороны, электронное письмо, которое ссылается на предыдущее сообщение без подсказки о том, что оно касается, тратит ваше время, когда вы пытаетесь запомнить исходную точку отправителя. Когда вы отвечаете на сообщение электронной почты , вы должны цитировать полученное вами сообщение, но только столько, сколько необходимо для установления контекста.
Как процитировать письмо в вашем ответе
Никакие две программы электронной почты не используют одинаковую процедуру ответа.
В зависимости от вашего провайдера электронной почты или приложения вы можете выделить часть письма, которое хотите процитировать, прежде чем нажимать или нажимать кнопку « Ответить» или « Переслать» . Откроется поле для ответа по электронной почте с выделенной цитатой, уже размещенной в теле письма. Просто добавьте свой ответ и отправьте его в путь. MacOS и iOS Mail работают таким образом.
Некоторые почтовые программы, в том числе Yahoo Mail и Gmail , не позволяют вам просто выделить часть, указанную в вашем ответе. Вы должны процитировать всю длину текста из электронного письма, а затем вручную удалить части, которые вы не хотите из своего ответа.
В некоторых случаях вы можете скопировать часть письма, которую вы хотите процитировать, и выбрать Вставить как цитату или аналогичную, если ваша программа электронной почты поддерживает эту функцию (некоторые делают, а некоторые нет). Практически во всех случаях цитируемая информация имеет отступ, чтобы ее было легко распознать. В некоторых почтовых программах цитируемый материал отображается другим цветом.
Как работать с цитатой в вашей электронной почте
Этикет электронной почты обычно следует определенному порядку в отношении разделов сообщения. Начните свое письмо с приветствия и вступительного комментария. Далее идет цитируемый материал. Ваш ответ на цитату появится под ним.
Если вы отвечаете более чем на одну точку, вставьте одну часть цитаты в строку, а затем отвечайте на эту часть только в следующей строке. Затем вставьте другую часть цитируемого письма и ответьте на эту часть в следующей строке. Повторите этот шаблон, если у вас есть больше цитат и комментариев, чтобы сделать в своем ответе или перенаправленном сообщении. Это имитирует естественный поток разговоров и упрощает отслеживание цепочки для получателей электронной почты.