Вы создали потрясающую электронную таблицу Excel или рабочую книгу, и все готово для печати вашей работы … а затем ваш принтер добавляет несколько загадочно пустых страниц в вашу работу печати. Почему? Существует несколько технических особенностей, которые могут вызвать проблемы с печатью, но важно то, что вы можете исправить их, установив разрывы страниц и области печати.
Готовы очистить задание на печать? Вот как.
Инструкции в этой статье должны работать для всех версий Microsoft Excel начиная с 2003 года и очень похожи на то, как это делается в Word .
Как вставить, переместить или удалить разрывы страниц в Excel
Разрывы страниц — это границы на рабочем листе, которые определяют, какой контент идет на какую страницу вашего печатного документа. Excel выберет их автоматически, используя размер бумаги по умолчанию и настройки полей. Вы также можете настроить автоматические разрывы страниц, масштабируя задание на печать меньше (<100%) или больше (> 100%), чем ваш рабочий документ.
Автоматические разрывы страниц могут также привести к страницам с очень небольшим содержанием в задании на печать или даже к страницам, которые являются полностью пустыми. Ниже описано, как использовать разрывы страниц для оптимизации работы печати и предотвращения спулинга пустых страниц через принтер.
Вы можете настроить разрывы страниц в обычном представлении в Excel, но гораздо проще использовать Page Break Preview для работы с макетом разрывов страниц. Режим предварительного просмотра покажет, как любое изменение, которое вы вносите в столбцы или строки, влияет на ваши автоматические разрывы страниц.
-
Доступ к настройке предварительного просмотра разрыва страницы . Он расположен на View Ribbon под Views Workbook разделе.
В старых версиях Excel пользователям может потребоваться использовать Вид > Предварительный просмотр разрыва страницы на вкладке « Меню ».
Нажмите Предварительный просмотр разрыва страницы, чтобы включить режим предварительного просмотра.
-
При включенном предварительном просмотре разрыва страницы вы можете видеть пунктирную линию, обозначающую автоматический разрыв страницы, причем каждая страница пронумерована. Даже этот небольшой документ по умолчанию распечатывается на двух страницах, и текст в ячейке H будет разбит на части. Не идеально.
Вы можете щелкнуть любую из синих линий (как пунктирных, так и сплошных), чтобы настроить области печати.
-
Нажмите и перетащите пунктирную синюю линию (автоматический разрыв печати), чтобы настроить область, которую вы хотите напечатать. Линия становится сплошной. Это означает, что он преобразуется в разрыв страницы вручную.
-
Перетащите линию разрыва печати, чтобы включить весь ваш текст на странице 1.
Страница 2 теперь пуста, но, скорее всего, она все равно будет напечатана вместе с вашим документом, поскольку в нем когда-то содержались соответствующие данные. Чтобы он исчез, вам нужно взять внешнюю панель области печати справа и перетащить ее, чтобы она соответствовала панели разрыва страниц, разделяющей две страницы.
-
Когда вы закончите настройку разрывов страниц, вернитесь на ленту или в меню View и выберите Normal.
После того, как вы вернулись в обычный вид, вы все еще можете увидеть только намек на разрывы страниц. Однако вы не сможете переместить их за пределы режима предварительного просмотра страницы.
Как установить область печати в Excel
Создание разрывов страниц — отличный способ управления большими документами, но что, если вы просто хотите напечатать снимок содержимого, а не весь лист? Вы можете использовать параметры принтера для печати выбранной области , выполнив следующие действия.
Для одноразовой печати:
-
Нажмите и перетащите, чтобы выделить область рабочего листа, которую вы хотите распечатать.
-
Выберите « Файл» > « Печать», чтобы распечатать документ. Выберите Print Selection в выпадающем меню под Settings.
-
В качестве альтернативы вы также можете использовать нижнее раскрывающееся меню, чтобы масштабировать выбранный контент, чтобы уместить его на одной странице или настроить масштаб.
Если вы будете печатать выбранную область более одного раза и хотите постоянно установить область печати для документа, вы можете сделать это следующим образом:
-
Перейдите на ленту макета страницы или в меню.
-
Выделите область, которую вы хотите распечатать, затем нажмите Область печати и выберите Установить область печати.
-
Вы увидите небольшой контур, иллюстрирующий вашу новую область печати. Если вам нужно изменить область печати, нажмите « Область печати» > « Очистить область печати».
Эти два метода должны помочь вам сохранить пустые загадочные страницы в ваших заданиях на печать в Excel.