Эффективный автоматический ответ об отсутствии на работе в Outlook гарантирует, что пока вас нет, люди знают, что вы недоступны, когда вернетесь, и что им следует делать, если у них есть проблема, требующая немедленного внимания.
Настройка для ответа об отсутствии на работе в Outlook зависит от того, находится ли ваша учетная запись электронной почты на сервере Microsoft Exchange или является учетной записью электронной почты IMAP или POP (например, обычные почтовые службы, такие как Gmail, Yahoo Mail и другие). ,
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook для Office 365 и Outlook.com.
Как определить, есть ли у вас учетная запись Exchange
Если вы не уверены, используете ли вы Outlook с учетной записью Exchange, посмотрите в строке состояния в нижней части окна Outlook. Если вы используете учетную запись Exchange, вы увидите «Подключен к: Microsoft Exchange» в строке состояния.
Создайте шаблон автоматического ответа по электронной почте
Чтобы настроить автоматический ответ в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. Ниже), используйте функцию правил Outlook. Начните с создания шаблона электронного письма для автоответчика, который будет отправляться получателям, пока вас нет.
-
Выберите Новый адрес электронной почты .
-
Введите тему сообщения и текст сообщения, который сообщает получателю, что вы недоступны.
Сообщите получателям, когда они могут ожидать от вас личного ответа, и осознайте, сколько информации вы раскрываете в своем автоматическом ответе, поскольку раскрытие слишком большого количества информации может представлять риск .
-
Когда вы закончите составлять сообщение автоответчика, выберите Файл.
-
Выберите Сохранить как .
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Тип файла» и выберите « Шаблон Outlook» .
-
Outlook по умолчанию использует тему шаблона в качестве имени в текстовом поле «Имя файла» . Измените это на все, что вам нравится, чтобы вы знали, что это ваш файл шаблона электронной почты вне офиса.
-
Выберите Сохранить .
-
Закройте окно сообщения.
Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе
Следующим шагом для учетных записей электронной почты IMAP или POP является настройка правила Outlook. Это правило отправит ответ, используя шаблон, который вы создали в предыдущем разделе.
-
Выберите « Файл» > « Информация» .
-
Выберите « Управление правилами и оповещениями» .
-
Выберите вкладку « Правила электронной почты ».
-
Под Применить изменения к этой папке , выберите учетную запись электронной почты вы создаете автоматический ответ для.
У вас будет возможность применить новое правило ко всем учетным записям на более позднем этапе.
-
Выберите Новое правило .
-
В разделе Начать с пустого правила выберите Применить правило к полученным сообщениям .
-
Выберите Далее .
-
На шаге 1: выберите условия , установите флажок « Где мое имя» в поле «Кому» .
Правило автоматического ответа отвечает на все входящие письма, если снять все флажки условий.
-
Выберите Далее .
-
В Шаге 1: Выберите действие (я) , выберите ответ, используя определенный флажок шаблона .
-
В Шаге 2: отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение) , выберите ссылку на определенный шаблон .
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Искать в» , затем выберите « Пользовательские шаблоны в файловой системе» .
-
Выделите шаблон, который вы создали.
-
Выберите Открыть .
-
В диалоговом окне « Мастер правил » выберите « Далее» .
-
В Шаге 1: Выберите исключение (я) , выберите исключение, если это флажок автоматического ответа .
-
Выберите Далее .
-
В Шаге 1: Укажите имя для этого правила , введите имя для правила автоответа.
-
В Шаге 2: Настройка параметров правила установите флажок Включить это правило, если вы хотите активировать автоответчик. Если вы не хотите, чтобы автоматический ответ был активен сейчас, снимите флажок.
Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, в которых вы хотите использовать этот автоответчик, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей .
-
Выберите Готово .
-
В диалоговом окне « Правила и предупреждения » выберите « ОК» .
Outlook отправляет автоответчик на адрес каждого письма, полученного один раз за сеанс; второй автоматический ответ отправляется после закрытия и повторного открытия Outlook.
Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP
Для учетных записей электронной почты IMAP и POP включите автоответчик, когда вам это нужно. Перейдите в « Файл» > « Управление правилами и оповещениями» > « Правила электронной почты» , установите флажок рядом с правилом автоответчика и нажмите « ОК» .
Чтобы отключить респондент, снимите флажок и выберите ОК .
Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange
Если ваша учетная запись электронной почты является учетной записью Microsoft Exchange (вы можете настроить учетную запись Outlook.com в качестве учетной записи Exchange в Outlook ), вы можете настроить автоответчик вне офиса непосредственно на сервере. Выполните следующие действия для Outlook 2019, 2016 и Outlook для Office 365.
-
Выберите « Файл» > « Информация» .
-
Выберите Автоматические ответы .
-
Выберите Отправить автоматические ответы . Составьте свое автоматическое ответное сообщение в текстовом поле.
Чтобы отключить автоматический ответ, перейдите в диалоговое окно « Автоматические ответы » и выберите « Не отправлять автоматические ответы» . Автоответы больше не отправляются.
-
Необязательно: Установите период времени, в течение которого вы хотите, чтобы автоответчик был активным. Установите флажок Только отправлять в течение этого периода времени . Затем установите время начала и окончания времени . Только сообщения, полученные в этом диапазоне, получат автоматический ответ.
-
Если вы работаете внутри компании или организации, у вас могут быть дополнительные опции для ваших автоматических ответов:
- Внутри моей организации : это сообщение отправляется сообщениям, полученным от других лиц той же компании или организации, что и вы.
- Вне моей организации : сообщение отправляется людям за пределами вашей организации. Установите флажок Автоответчик людям за пределами моей организации .
Есть риски безопасности, связанные с автоматическими ответами.
-
Выберите ОК .
Инструменты автоответчика Outlook и надстройки
Вместо того, чтобы настраивать правило в Outlook вручную, используйте надстройку, такую как Mail Responder для Outlook , или такие инструменты, как Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager . Эти инструменты позволяют отправлять только необходимые ответы об отсутствии на работе.
Чтобы централизованно поддерживать ответы об отсутствии на работе на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), попробуйте Symprex Out-of-Office Manager .
Как включить автоматические ответы на Outlook.com
Включение автоматических ответов на Outlook.com — это простой процесс. Эта функция предлагает не так много опций, как программное обеспечение Outlook, но она проста в использовании.
-
На странице почты Outlook.com выберите Настройки > Просмотреть все настройки Outlook .
-
Выберите Почта > Автоматические ответы .
-
Включите переключатель Включить автоматический ответ .
Чтобы отключить автоматические ответы, отключите переключатель « Автоматические ответы при включении».
-
Необязательно: установите флажок Отправлять ответы только в течение определенного периода времени . Укажите время начала и окончания . Автоматические ответы отправляются только в течение этого периода.
-
Введите сообщение, которое вы хотите отправить, пока включены автоматические ответы.
-
Необязательно: установите флажок Отправлять ответы только контактам, чтобы отправлять автоматические ответы только людям и адресам электронной почты в контактах Outlook.com.
-
Выберите Сохранить .
