Если вы (как и большинство читателей MUO, я полагаю) ежедневно получаете и отправляете несколько писем, вы должны использовать Gmail по двум простым причинам: это бесплатно и многофункционально.
Одной из лучших функций Gmail является возможность создавать и использовать настраиваемые фильтры Gmail. Мы уже видели множество возможных применений фильтров Gmail, включая создание автоматического ответа по электронной почте. и настройка SMS-уведомлений Gmail. настроить SMS-уведомления настроить SMS-уведомления Но чаще всего фильтры используются для повышения производительности и вот три примера, чтобы показать вам, как.
1. Ведение списков дел
Вы можете отправлять себе сообщения электронной почты и хранить их в отдельной папке, пока задача не будет выполнена:
Шаг 1. Создайте метку для хранения напоминаний о задачах.
- Перейти: Настройки -> Ярлыки
- Прокрутите вниз до нижней части страницы, введите название метки — в нашем случае TO-DO — и нажмите «Создать»
Шаг 2. Создайте фильтр для этих сообщений:
- Перейти: Настройки -> Фильтры
- Создайте следующий фильтр:
- От меня
- Мне
- Тема: TO-DO
- Нажмите «Следующий шаг» и там:
- установите флажок «Пропустить почтовый ящик» (вы не хотите, чтобы они застревали в вашем почтовом ящике);
- установите флажок «Звездить» (вы сможете убрать звезду после выполнения задания);
- Нанесите этикетку «TO-DO»
Теперь, когда вы хотите не забыть что-то сделать, отправьте себе сообщение с деталями задания и не забудьте указать «TO DO» в теме письма:
2. Отправить напоминания другим
Это особенно полезно, если у вас есть несколько человек (фрилансеры, партнеры, писатели и т. Д.), Которыми вы управляете. Вы можете отправлять напоминания все из них автоматически.
Есть два возможных варианта сделать это:
Опция 1
Выполните все шаги в совете 1 выше, но:
- Вместо того, чтобы фильтровать сообщения с TO-DO, фильтруйте те, которые имеют «напоминание» в теме;
- Вместо того, чтобы хранить сообщения в папке TO-DO, перешлите их человеку, которым вы управляете:
(Примечание: вам придется создать отдельный фильтр для каждого человека, которым вы управляете, насколько я знаю, нет возможности перечислить два или более адресов получателей на этом шаге):
Вариант № 2
Вы можете настроить напоминания по электронной почте в таких сервисах, как RememberTheMilk и затем автоматически отправляйте их людям, которыми вы управляете.
- Сначала настройте напоминания в службе управления временем, которую вы используете — с RememberTheMilk это выглядит следующим образом:
- Затем создайте фильтр Gmail для пересылки напоминания человеку, которым вы управляете (как на предыдущем шаге, но настройте параметры поиска соответствующим образом, т. Е. Пересылаемые сообщения следует отправлять из используемого вами инструмента управления временем):
3. Фильтр Google Calendar Events
Вы можете более эффективно организовать напоминания в Календаре Google, настроив их для перехода прямо в папку «СОБЫТИЯ».
Шаг 1 : Создайте ярлык для хранения ваших событий:
- Перейти: Настройки -> Ярлыки
- Прокрутите вниз до нижней части страницы, введите название ярлыка — в нашем случае СОБЫТИЯ — и нажмите «Создать»
Шаг 2. Создайте фильтр для организации ваших мероприятий: настройте все сообщения с «calendar-notification@google.com», чтобы вы сразу переходили в папку «СОБЫТИЯ»:
Дополнительные советы по работе с Gmail
- Организуйте свой Gmail с помощью плагина GTDgmail FireFox;
- 80 инструментов Gmail : обновленный обзор инструментов и дополнений Gmail;
- Создайте автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail : отличная идея о том, как настроить автоответ с использованием фильтров Gmail;
- Десять обязательных фильтров Gmail, доступных для загрузки : Любимые фильтры LifeHacker для организации вашей папки «Входящие» в одной удобной загрузке.
- Превратите Gmail в свой окончательный почтовый ящик GTD ( GTD означает «Готовим вещи») здесь)
Полезные советы для повышения производительности электронной почты в целом:
- MS Outlook : MS Outlook Совет: как автоматически организовать входящие электронные письма : превращение Outlook в инструмент управления задачами электронной почты;
- MS Outlook : организуйтесь с помощью настраиваемых правил Microsoft Outlook: еще больше советов по использованию правил Outlook для достижения цели;
- Thunderbird : Как настроить фильтры сообщений в Thunderbird
- Общее : 10 советов по организации вашей электронной почты
А как вы организуетесь, используя почтовые фильтры и правила? Есть ли у вас какие-либо советы, чтобы поделиться?