Не использовать электронную почту не вариант для многих из нас. Так что это лучшее управление электронной почтой!
Декларация и организация — это здорово, но все же требует вашего вклада, а значит, вашего времени и внимания. Это не всегда идеален, а значит пришло время для этих вопросов:
- Какие задачи вы можете делегировать в Gmail?
- Как вы можете избежать ежедневной работы с большинством писем?
- Как сохранить свой почтовый ящик от выхода из-под контроля, если вы решили игнорировать свою электронную почту?
У стратегии электронной почты, которую мы рассмотрим сегодня, есть несколько ответов для вас. Он включает создание четырех основных типов фильтров в Gmail для автоматической сортировки ваших писем. Таким образом, вы можете пропустить их большую часть времени, а затем с легкостью обрабатывать их, скажем, раз в пару дней.
Как создать фильтр Gmail
Создавая почтовый фильтр, вы устанавливаете набор правил, которые сообщают вашему почтовому ящику, как он должен обрабатывать определенную электронную почту.
Чтобы создать фильтр в Gmail, сначала нажмите значок шестеренки под изображением своего профиля в правом верхнем углу папки «Входящие» и выберите «Настройки»> «Фильтры и заблокированные адреса» . Затем нажмите на ссылку « Создать новый фильтр», чтобы начать установку.
На появившейся панели «Создать фильтр» (показанной ниже) вам нужно будет указать хотя бы один критерий — например, адрес электронной почты отправителя, строку темы или ключевое слово — для фильтрации электронных писем. Как только вы это сделаете, нажмите кнопку Создать фильтр с этой поисковой ссылкой внизу справа на панели.
Это приведет вас к следующей панели (показано ниже). Там вы можете указать, что вы хотите, чтобы Gmail делал с электронными письмами, которые соответствуют вашим критериям поиска. Вы можете выбрать их архивирование, пометить их как прочитанные, удалить их, пометить их как важные и т. Д. Установите все соответствующие флажки и нажмите кнопку « Создать фильтр» . И это все!
Примечание. В представлении « Входящие» Gmail вы можете перетаскивать электронные письма между вкладками и настраивать настраиваемые фильтры для входящих сообщений.
Теперь давайте посмотрим, зачем вам каждый из обещанных четырех фильтров поможет вам лучше управлять электронной почтой.
Направлять электронные письма от всех доменов, кроме одного, в определенную папку
Если самые важные рабочие письма, которые вы получаете, когда-либо поступают только с одного домена или даже с 2-3 из них, создайте фильтр, чтобы хранить только эти письма в папке «Входящие», а остальные поместите в отдельную папку.
В 99,99% случаев мои электронные письма о работе приходят с домена .com. Вот почему я создал фильтр, который идентифицирует электронные письма:
- которые не из .com,
- заставляет их пропускать входящие и
- применяет к ним ярлык Разное (сокращение от Разное)
Теперь, когда я открываю свой почтовый ящик , я не получаю письмо, которое не имеет отношения к моей работе. Поскольку количество электронных писем сократилось с тех пор, как мы перешли на Slack,
Примечание. Чтобы исключить электронные письма из определенного домена, в поле « От / до» вам понадобится следующий синтаксис: -*@.com — знак минус ( — ) исключает адрес электронной почты, следующий за ним. В этом случае это будет любой адрес электронной почты из домена .com, обозначенный *@.com , где * — подстановочный знак.
Чтобы направить электронные письма в папку «Действие»
Если вы получаете слишком много электронных писем, легко пропустить те, над которыми вам нужно действовать. Чтобы этого не происходило, отфильтруйте электронные письма о делах по отправителю, теме или ключевым словам и перенаправьте эти электронные письма в отдельную папку.
Одним из типов электронных писем, которые я получаю в своей папке входящих сообщений , является уведомление о комментарии, в котором говорится, что одна из моих статей получила комментарий от читателя. Чтобы не забыть отвечать на комментарии, я настроил фильтр, который:
- идентифицирует электронные письма с темой [] Комментарий :,
- заставляет их пропускать входящие и
- применяет ярлык Комментарии к ним
Этот фильтр направляет все уведомления о комментариях в отдельную папку. Я проверяю эту папку раз в 2-3 дня и отвечаю на комментарии партиями.
Для автоматического удаления писем, которые просто не выходят
Предотвратить электронную почту от попадания в ваш почтовый ящик гораздо лучше, чем иметь дело с ним, когда он находится в вашем почтовом ящике. Вот почему я бы рекомендовал свободно использовать кнопки блокировки и отмены подписки Вы могли бы даже получить умный инструмент отписки, такой как Unroll.me .
Но как вы справляетесь с электронными письмами из списков рассылки, которые не учитывают запросы на отписку, или от людей, которых вы не можете заблокировать, даже если хотите? А как насчет тех электронных писем, которые попадают в ваш почтовый ящик, независимо от того, сколько раз вы помечаете их как спам? Выход есть
- создать фильтр для идентификации электронных писем на основе адреса электронной почты отправителя и
- поручить Gmail удалить эти письма автоматически
Если вам не нравится удалять электронные письма, не просматривая их, выберите опцию Пропустить папку «Входящие (Архивировать)», чтобы архивировать электронные письма. Используйте опцию Применить метку:, если вы хотите, чтобы все они были в одном месте.
Примечание. Не нажимайте кнопку «Отписаться» или ссылку в спаме. Это одна из тех ошибок, которые приносят вам больше спама
Отметить все письма как прочитанные
Достижение нулевого входящего почтового ящика не так важно, как сопротивление желанию проверять электронную почту каждые несколько минут. Последнее становится легче, когда в вашем почтовом ящике остается ноль непрочитанных писем каждый раз, когда вы его открываете. Сделайте это, создав фильтр, чтобы пометить все входящие сообщения как прочитанные автоматически.
При добавлении фильтра сначала используйте свой адрес электронной почты в поле « Кому», чтобы отфильтровать все отправленные на него электронные письма. Затем используйте флажок Пометить как прочитанное, чтобы пометить каждое последнее письмо как прочитанное.
Если вы используете ту же учетную запись Gmail для управления электронной почтой из других учетных записей, вам необходимо будет создать аналогичные фильтры и для этих других адресов электронной почты.
Благодаря этой стратегии вы скоро потеряете желание проверять свою почту на наличие новых писем и предпочтете обойтись, когда у вас будет время. Для меня это самый полезный фильтр Gmail за всю историю.
3 подсказки, чтобы избежать электронной почты дальше
Переместите новостные рассылки в ваш читатель. Выбирайте только несколько избранных в качестве обновлений по электронной почте. Для остальных из них, посетите каждый архив новостной рассылки и добавьте его ссылку на вашу ленту новостей.
Чтобы скрыть все метки на боковой панели , нажмите на стрелку рядом с каждой меткой и выберите « Скрыть» в списке «В метке»: в раскрывающемся списке . Оставьте видимой только ссылку «Входящие».
После того, как вы создадите фильтры, основанные на № 1 и № 4, ваш почтовый ящик содержит только самые важные электронные письма, которые вам нужно решить, и даже те, которые выглядят прочитанными. Это означает, что вы можете позволить себе игнорировать электронные письма под всеми другими ярлыками и обрабатывать их раз в 2-3 дня или даже раз в неделю.
Сократить на личную электронную почту. Это легко сделать, если вы активны в социальных сетях. Ключ в том, чтобы переместить все, кроме самого важного сообщения из вашего почтового ящика на платформы, к которым вы либо не так привязаны, либо можете позволить себе их игнорировать.
Если вы используете электронную почту для обмена документами, переключитесь на общий доступ к файлам и папкам с помощью Google Диска. или любой другой облачный сервис хранения / совместного использования. Обсудите общие документы в разделе «Комментарии» отдельных документов или в чате вместо сообщений электронной почты. Это позволяет легко вести учет вещей, не загромождая входящие сообщения.
Следующая лучшая вещь для отказа от электронной почты
Отказ от электронной почты почти невозможно в эти времена. По крайней мере, с правильными фильтрами электронной почты вы наверняка будете иметь меньше шума, чтобы иметь дело с. ты знаешь что это значит, верно? Больше времени для других вещей в вашей жизни!
Вы проинструктировали Gmail уклоняться, отклонять и уничтожать электронные письма, не беспокоя вас? Поделитесь с нами типами фильтров Gmail, которые вы используете, чтобы уменьшить нагрузку на электронную почту.