Виртуальный офис — это мобильный офис, расположенный на вашем компьютере или в облаке. Если ваша работа не привязывает вас к конкретному месту, вы можете настроить свои инструменты для работы из любой точки мира. Для все большего числа людей удаленная работа становится реалистичной и сложной альтернативой поездкам на работу в традиционный офис.
В то время как он предлагает невероятную свободу, виртуальная и, возможно, дорожная работа также требует большой дисциплины и отличных организаторских навыков. Я работаю и путешествую более года и, следовательно, могу рассказать вам кое-что о работе из «виртуального офиса».
Связь по электронной почте
Эффективное общение является ключом к продуктивности. Электронная почта остается важным инструментом виртуального офиса для профессионального общения, и, похоже, она не будет заменена в ближайшее время. Ваш почтовый клиент должен быть настроен на автоматическую фильтрацию вашей почты, с его помощью вам будет легче маркировать и сортировать письма, и вы сможете получить доступ к своей почте онлайн в случае, если что-то случится с вашим компьютером.
Для меня Google Mail с некоторыми пользовательскими настройками и несколькими функциями Google Labs удовлетворяет всем этим требованиям. Мы написали множество статей о GMail на .
Я также рекомендую прочитать следующие статьи:
Организация и планирование
Ни один виртуальный офис не обходится без календаря, который напоминает вам о сроках, событиях и встречах. Из-за его полной интеграции с GMail я использую Календарь Google .
В следующих статьях рассказывается, как максимально эффективно использовать Календарь Google :
Если вам требуется больше помощи, чем может предоставить простой календарь, подумайте о настройке собственной системы виртуального помощника. Pageonce — отличное решение для управления своими счетами, сведениями о поездках и многим другим. Еще один замечательный инструмент для поддержания организованности — это Помни о молоке , инструмент для управления списками, задачами и напоминаниями в Интернете или где угодно, например, в GMail.
Прямая связь
Важно общаться с людьми. Прямое общение через IM, голос, телефон или видео звонки также помогает передавать информацию более эффективно, чем через электронную почту. В любом случае вам нужно будет напрямую общаться с коллегами или клиентами.
Skype покрывает всю пропускную способность прямой связи. Вы можете использовать его для обмена мгновенными сообщениями, голосового или видеочата, а также для вызова номера телефона.
Проверьте следующие статьи для подсказок и уловок для Skype :
В качестве альтернативы Skype вы также можете рассмотреть Google Talk или ooVoo .
Хранение и обмен файлами в Интернете
Если ваш офис не только виртуальный, но и облачный, вам нужен надежный онлайн-инструмент для хранения файлов. Вам также может понадобиться инструмент для обмена или совместной работы над документами с вашими партнерами. Dropbox может сделать все это и даже больше.
Посмотрите, что мы рекомендуем вам сделать с Dropbox :
- 2 инструмента, чтобы сделать общий доступ к файлам в Dropbox быстрее и проще
- Еще 3 способа управления файлами Dropbox, которые вы, возможно, не знаете о
- Как восстановить потерянные файлы в Dropbox
- Как создать прямые ссылки на контент Dropbox и автоматизировать процесс
- Как зашифровать данные вашего Dropbox с помощью ENCFS [Linux]
аппаратные средства
Наконец, позвольте мне кратко упомянуть аппаратное обеспечение, которое пригодится. Вам, очевидно, нужен компьютер и, возможно, мобильный телефон. Выбор устройства будет во многом зависеть от личных предпочтений или, возможно, вы будете полностью полагаться на общедоступные компьютеры. В любом случае, есть два дополнительных устройства, которые вы должны рассмотреть:
- Резервное копирование и передача файлов
Для данных, которые вы не можете или не хотите хранить в Интернете, приобретите SD-карту или USB-накопитель с достаточным объемом памяти. Вы также можете установить мобильные приложения на эти устройства, если вы собираетесь использовать общедоступные компьютеры. - Наушники и / или гарнитура
Когда вы работаете в шумном и шумном общественном месте, хорошие наушники могут иметь решающее значение для вашего внимания и здравомыслия. Когда вам иногда нужно совершать звонки через компьютер, обязательно приобретите многофункциональные наушники, которые также служат гарнитурой.
Вывод
Виртуальный офис — это очень индивидуальная установка компьютерного оборудования, программного обеспечения для настольных компьютеров и онлайн-сервисов. Как и в традиционном офисе, инструменты виртуального офиса, которые вы выбираете, в значительной степени зависят от ваших личных требований и предпочтений. Вы можете сделать организацию простой и эффективной, но никогда не забывайте защищать свои данные и осуществлять религиозное резервное копирование.
Какие приложения и оборудование вы используете в своем виртуальном офисе?
Изображение предоставлено: EDHAR