Inbox Zero — одно из самых популярных модных слов в сообществе по повышению производительности. Такие приложения, как популярный почтовый клиент для iPhone, почтовый ящик. почтовый позволяют легко обрабатывать все электронные письма в вашем почтовом ящике. Если вы действительно перегружены, вы даже можете использовать такой сервис, как Mailstrom чтобы массово удалять электронные письма. Идея объявить о банкротстве электронной почты — просто удалить все и начать заново — в некоторых кругах рассматривается серьезно.
Все это сосредоточено на очистке вашего почтового ящика, на достижении неуловимого Inbox Zero, пропускает две фундаментальные проблемы с перегрузкой электронной почты. Чтобы действительно решить ваши проблемы с электронной почтой, вам нужно выйти за рамки Inbox Zero и решить основные проблемы:
- Почему ваш почтовый ящик переполнен в первую очередь.
- Каковы ваши отношения с электронной почтой.
Проблема перегрузки электронной почты
Большая часть разговоров о перегрузке электронной почты не в состоянии провести различие между разыскиваемой и нежелательной почтой. Обработка каждого предмета в вашем почтовом ящике как цели, подлежащей очистке, игнорирует реальность ситуации. Электронное письмо от вашего босса, дающее вам отзыв о презентации, явно не совпадает с электронным письмом от Groupon, предлагающим предложения в городе, который вы покинули в прошлом году. Аналогично, электронное письмо от старого друга, вероятно, приветствуется, в то время как электронное письмо от Facebook, сообщающее вам, что тот же самый человек отметил вас на фотографии, вероятно, нет.
Если у вас в почтовом ящике сто писем, все из которых вы хотели получить, но еще не решили, у вас есть проблема с управлением временем, которую не может решить ни одно почтовое приложение. Если у вас есть десять нежелательных писем, у вас есть проблема с электронной почтой, но, опять же, ни одно почтовое приложение не решит ее за вас.
Большая часть разговоров о перегрузке электронной почты не в состоянии провести различие между разыскиваемой и нежелательной почтой
Для большинства людей двумя наиболее частыми причинами нежелательной электронной почты являются уведомления в социальных сетях, электронные рассылки и избыточные рабочие письма. Если вы являетесь публичной фигурой, вы также можете подвергнуться значительному количеству нежелательных писем от фанатов или просьб о совете.
Спам больше не является проблемой, которой он когда-то был, если вы используете современный почтовый сервис, такой как Gmail, вы очень редко будете видеть спам в своем почтовом ящике.
Павловская электронная почта
Inbox Zero, как концепция, также не в состоянии учесть отношения большинства людей с электронной почтой . Наличие пустого почтового ящика, потому что вы проверяете его каждые 20 минут или каждый раз, когда получаете уведомление и немедленно отвечаете на все, вряд ли является хорошей вещью. Точно так же, если вы проводите 4 часа в день в обмене электронной почтой и обратно, вы не работаете, даже если в конце дня достигнете нуля входящих сообщений.
Иван Павлов был российским лауреатом Нобелевской премии, известным своими работами по классическому кондиционированию. Звоня в колокол каждый раз, когда он кормил собаку, он мог заставить собаку выделять слюну даже при отсутствии пищи. Как выпускник психологии, я теперь слюноотделение каждый раз, когда я говорю о Павлове!
Суть классической обусловленности заключается в том, что чем больше раз за стимулом следует реакция, тем сложнее их отделить. Каждый раз, когда вы проверяете свою электронную почту первым делом утром или когда приходит новое уведомление, вы заставляете себя продолжать делать то же самое.
Чтобы по-настоящему выйти за пределы нуля входящих сообщений, вам нужно добиться контроля над тем, как вы получаете и отвечаете на электронные письма, — вам нужно разорвать цикл Павлова . Пустой почтовый ящик — просто возможный шаг на пути к достижению этого.
Пять принципов
К счастью, решение нежелательной перегрузки электронной почты и отношений с Павловом легко сделать. Есть несколько простых принципов, которые, если вы будете применять их на практике, обеспечат, что вы хотите получать почти все письма, и что вы сможете контролировать, когда и где вы их проверяете.
Принцип первый: неперекрывающиеся бункеры
Чтобы решить проблему уведомлений в социальных сетях, я использую идею неперекрывающихся хранилищ. Все уведомления Facebook должны оставаться в Facebook — конец истории. Они не должны появляться в моем почтовом ящике, в меню уведомлений моего телефона или где-либо еще, кроме Facebook. Уведомление Facebook никогда не будет таким же важным, как электронное письмо от моего редактора, поэтому к ним не следует относиться одинаково.
Действия Шаги
Потратьте 30 минут, войдя во все свои учетные записи в социальных сетях и отписавшись от каждого уведомления по электронной почте. Вы можете быть удивлены тем, сколько флажков вам нужно снять. Мой коллега, писатель Джастин, написал отличную статью о том, как перестать раздражать электронные письма в социальных сетях с NotifyMeNot. NotifyMeNot поможет вам отменить подписку на уведомления всех основных социальных сетей.
Принцип второй: сделка или удаление
С проблемой новостной рассылки немного сложнее разобраться. Проблема в том, что во многих случаях вы активно подписывались на новостную рассылку, поскольку в ней содержалась информация, которую вы хотели получить. Если вы являетесь таким цифровым накопителем, как я, вы можете попытаться убедить себя, что вы все еще хотите получать эти ежедневные предложения Groupon. Принцип сделки или удаления помогает вам преодолеть эти накопительные инстинкты.
Действия Шаги
Выделите 15 минут каждый день, чтобы просмотреть все электронные письма в вашем почтовом ящике. Для каждого, вы должны прочитать его полностью или отказаться от подписки. Если вы не будете читать его во время, отведенное для этого, вы никогда этого не сделаете.
В течение двух недель я отписался почти от трех четвертей бюллетеней, на которые я подписался. Теперь каждый раз, когда я вижу, что непрочитанные информационные бюллетени начинают проникать в мой почтовый ящик, я возобновляю сделку или удаляю.
Принцип третий: максимальное время отправки по электронной почте
Для многих людей — включая меня, когда я неосторожен — проверка электронной почты является рефлексивным действием. Если вы не делаете ничего активно или отвлекаетесь на долю секунды, вы открываете свой почтовый ящик и проверяете свою электронную почту. Хотя это может показаться не таким уж большим делом, оно нарушает ваш поток, и вы можете быть шокированы тем, сколько времени вы на самом деле тратите на проверку электронной почты.
Намного лучше, как рекомендует мой коллега, Акшата, — назначать установленное время и проверять только электронную почту. Я бы пошел дальше и предположил, что для решения как перегрузки электронной почты, так и отношений Павлова — установите максимальное время электронной почты .
Если вы уже на полпути к ответу на электронное письмо, когда ваше время истекло, сохраните его в черновиках и заберите на следующий день.
Действия Шаги
Выберите один или два раза, чтобы проверять электронную почту в день, и определите, сколько времени у вас уходит на обработку важных писем; это ваше максимальное время по электронной почте. Что-нибудь более 45 минут, вероятно, слишком долго. Только проверяйте электронную почту в это время и не превышайте максимальное время электронной почты. Если вы уже на полпути к ответу на электронное письмо, когда ваше время истекло, сохраните его в черновиках и заберите на следующий день.
Хотя это экстремальное решение, если вы установите разумное максимальное время электронной почты, вы сможете обрабатывать все действительно важные электронные письма, игнорируя те, которые являются просто срочными. Если вы не можете справиться с объемом электронной почты, вам необходимо использовать некоторые из принципов, изложенных в этой статье, чтобы сократить сумму, которую вы получаете.
Принцип четвертый: спросите себя «почему?»
Некоторые люди не могут позволить себе роскошь заявлять, что они проверяют электронную почту только в определенное время — если вы один из них, вы все равно можете обратиться к непрерывной проверке электронной почты. В течение дня будут времена, когда вы должны проверить свою электронную почту; возможно, ваш начальник спросил, отправил ли Джон отчет. Но также будут случаи, когда вы просто проверяете это без какой-либо реальной причины.
Действия Шаги
Если вы не можете установить время для проверки электронной почты, каждый раз, когда вы просматриваете свой почтовый ящик, спрашивайте себя, почему вы это делаете, и запишите ответ в текстовом файле или на листе бумаги. Перечислите все веские причины — «босс попросил меня», «отошли от стола на час» — и все плохие причины — «откладывать», «по телефону и просмотрели», «отвечая на уведомление» — в конце дня. Цель состоит в том, чтобы минимизировать количество плохих причин. Как только вы узнаете, почему вы проверяете электронную почту, вы можете убедиться, что делаете это только тогда, когда для этого есть явная причина.
Принцип пятый: минимизация затрат
Если вы применили на практике все предыдущие принципы и по-прежнему сталкиваетесь с электронными письмами, вам необходимо обратиться к этим данным. Основной оставшийся источник нежелательной электронной почты — от довольных коллег по работе; Есть два этапа решения этой проблемы: первая — изменить отправленные вами электронные письма , а вторая — поговорить с коллегами .
Действия Шаги
Рассмотрим каждое письмо, которое вы пишете. Если это электронное письмо, состоящее из одного слова типа «отлично» или «спасибо», не отправляйте его; Если вы будете действовать в соответствии с информацией, полученной в полученном вами электронном письме, вам будет очевидно, что вы прочитали ее, поэтому подтверждение не требуется. Если есть какая-то двусмысленность, удалите ее; вместо того, чтобы спрашивать, свободен ли кто-нибудь днем, спросите, свободны ли они в установленное время.
Если есть возможность вернуться туда и обратно, поднимите трубку и вместо этого позвоните; то, что может занять пять электронных писем, может занять меньше минуты на телефоне.
Рассмотрим каждое письмо, которое вы пишете.
Завершите ваши письма, сказав, что вы ожидаете от получателя. Сообщите им, что вы не будете проверять ответ, но предположите, что они начнут работать с тем, что вы отправили. Обязательно предоставьте им все, что им нужно, чтобы они не возвращались к вам.
После того, как вы структурировали свои электронные письма так, чтобы вы не отвечали без необходимости и сводили к минимуму необходимость ответа других, пришло время поговорить с вашими коллегами. Начиная с худших нарушителей, вежливо просим не отправлять CC’d в электронные письма, если они не важны и актуальны. Точно так же попросите, чтобы, где это возможно, люди отвечали только отправителю, а не нажимали «Ответить всем».
Заметка на Фан-почте
Если вас хорошо знают или воспринимают как эксперта, вы получите электронное письмо от незнакомцев с просьбой о совете. Ключом к работе с такого рода электронными письмами является рассмотрение того, являются ли они желаемыми или нежелательными; в то время как это может быть обременительным тратить час в день, отвечая на незапрошенные запросы о совете, если эти люди являются потенциальными или текущими клиентами, то вы, вероятно, хотите услышать от них.
Если, с другой стороны, вы ничего не получите, ответив, вам нужно сначала подумать, как они получают доступ к вашей электронной почте. Если он опубликован на вашем сайте, удалите его. Если вы не можете этого сделать, а объем электронной почты неуправляем, вы можете рассмотреть возможность делегирования всех неважных задач электронной почты помощнику, виртуальному или иному.
Большинство дней я получаю электронные письма от людей, которые читали учебники, которые я написал. Просыпаясь в тираде, объясняющей, почему Software X лучше, чем Software Y, и что я идиот, когда пишу о Y, неприятно, в общем, я люблю получать отзывы от людей, которые читали мою работу; У меня есть отличные идеи, чтобы следовать учебникам из их вопросов.
Вывод
Inbox Zero — отличная идея в принципе, но она не решает суть проблемы, связанной с электронной почтой: убедитесь, что вы получаете только ту электронную почту, которую хотите получить, и решаете ее на своих условиях. Тратить любое количество времени на удаление уведомлений в социальных сетях, непрочитанных электронных рассылок и ненужных рабочих писем просто для того, чтобы добраться до Inbox Zero, бессмысленно; Гораздо лучше на короткое время уделять несколько минут в день и применять некоторые принципы, изложенные в этом руководстве, и раз и навсегда решить ваши отношения с электронной почтой.
Авторы изображений: Собака Павлова (Shutterstock), Спам (Shutterstock)