Может быть плохой идеей объединить электронную почту и задачи, но мы все знаем, что разделить их практически невозможно. Итак, давайте стремиться к счастливой среде.
Как насчет того, чтобы получать электронные письма с вашего пути, превращая их в задачи? Это довольно легко сделать, потому что многие приложения для управления задачами в настоящее время имеют систему, позволяющую превращать электронные письма в задачи, не покидая папки «Входящие». И если эти приложения синхронизируются на всех ваших устройствах , вы можете использовать свои списки дел везде.
Давайте посмотрим, как работает функция электронной почты для задачи в некоторых из самых популярных приложений для управления задачами.
1. Трелло
Если вы хотите отправить электронное письмо в качестве задания на любую доску в Trello, вам сначала нужно найти уникальный адрес электронной почты. Для этого откройте доску и нажмите « Показать меню» в крайнем правом углу. Вы увидите скрытую боковую панель меню . Нажмите More> Email-to-Board Settings, чтобы узнать адрес электронной почты, который Trello назначил текущей доске.
Нашли идентификатор электронной почты? Большой! Сохраните это как контакт в вашей адресной книге. Теперь вы можете отправить электронное письмо на этот адрес в любое время, и Trello превратит его в задачу внизу списка по умолчанию на этой доске.
Тема электронного письма становится именем задачи на новой карточке, а основной текст добавляется в качестве описания. Если вы добавили вложения электронной почты, они также оказались прикрепленными к карте.
Это не все. Вы можете назначить эту карту членам своей команды, добавив @mentions в поля « Кому» или « CC» , строку темы или даже в текст письма.
Вы также можете использовать хэштеги для добавления меток на основе их цвета, номера или имени. Посмотрите на скриншот выше. Теперь, например, если я хочу назначить метку Акшата определенной карте, я могу использовать синтаксис #akshata , #orange или # 2 в строке темы письма.
Хотите изменить местоположение карт, созданных по электронной почте? Вы можете указать список по умолчанию и положение карты по умолчанию в настройках электронной почты .
У каждой карты также есть уникальный адрес электронной почты, который вы можете найти в разделе « Поделиться» и т. Д. При открытии карты. Любое электронное письмо, которое вы отправляете на этот адрес, заканчивается комментарием к карточке.
Если вы являетесь пользователем Chrome , вы можете установить Gmail в Trello . Это расширение предоставляет некоторые полезные функции, такие как кнопка « Добавить карту» в Gmail для создания карты из текущего электронного письма.
2. Wunderlist
Прежде чем вы начнете превращать электронные письма в задачи Wunderlist, вам необходимо включить доступ к электронной почте для вашей учетной записи, перейдя в раздел Почта в Wunderlist и отметив флажок « Включить почту в Wunderlist» для своей учетной записи .
Как только это будет сделано, вы можете отправить или переслать любое основанное на задании электронное письмо на адрес me@wunderlist.com, и оно будет отображаться в виде задачи в папке входящих сообщений Wunderlist. Конечно, чтобы это работало, вам нужно отправить электронное письмо с адреса, связанного с вашей учетной записью Wunderlist.
Тема письма становится именем задачи; тело письма прикрепляется в виде заметки. Вложения электронной почты также переносятся. Обратите внимание, что вам нужно использовать обычный текст в теле письма, потому что Wunderlist не поддерживает HTML.
Вот полезный совет: вы можете поставить перед темой сообщения электронной почты звездочку (*), а затем пробел, чтобы создать помеченную задачу.
Wunderlist позволяет создавать задачи, отправляя электронные письма с разных адресов, но только после того, как вы добавили эти адреса в поле «Адреса электронной почты» в настройках своей учетной записи. Вы даже можете связать каждый адрес с другим списком по умолчанию, т.е. вы можете выбрать список, в который вы хотите поместить задачу, отправленную с определенного адреса электронной почты.
Конечно, есть рецепт IFTTT для создания новой задачи Wunderlist . Мы так рады, что вы спросили! Рецепт запускается каждый раз, когда вы помечаете электронное письмо как «список вундерлидов».
3. Помни о молоке
Откройте свою учетную запись Remember The Milk, нажмите на изображение своего профиля в правом верхнем углу и выберите «Настройки»> «Задачи электронной почты». Видите этот адрес рядом с Inbox Email ? Это уникальное электронное письмо, которое вы можете использовать для пересылки задач из вашего почтового ящика. Вы также найдете этот адрес в приветственном письме Remember The Milk.
Как обычно, строка темы превращается в имя задачи, а содержимое тела добавляется в виде заметки. Если вы хотите добавить несколько заметок, разделите каждую из них в теле тремя дефисами (-) следующим образом:
Примечание 1
—
Заметка 2
—
Заметка 3
Вы можете добавить свойства задачи в тело письма следующим образом:
Приоритет: 2
Метки: бронирование путешествия
Список: Личный
Убедитесь, что вы не добавляете текст после имени задачи в строке темы.
Если вам удобно использовать функцию « Умное добавление» Remember The Milk, добавьте свойства задачи после имени задачи в строке темы.
Кроме того, ознакомьтесь с этим подробным руководством по добавлению задач по электронной почте и импорту списков по электронной почте прямо из Remember The Milk.
4. Todoist
В Todoist функция задач электронной почты предназначена только для подписчиков Premium. Если вы один из них, вы можете использовать его, щелкнув правой кнопкой мыши имя проекта на боковой панели и выбрав в этом проекте задачи «Отправить по электронной почте» . Вы найдете ту же опцию, скрытую за значком гаечного ключа в правом нижнем углу названия проекта в открытом проекте.
Выбрав эту опцию, вы увидите всплывающее окно с уникальным адресом электронной почты, назначенным этому проекту. В этом всплывающем окне вы также найдете еще несколько вариантов:
- синтаксис для добавления свойств задачи (например, меток и напоминаний) по электронной почте, и
- возможность добавить другие адреса электронной почты, для которых вы хотите назначить задачи.
Любое электронное письмо, которое вы отправляете на адрес электронной почты проекта, превращается в задачу, в которой тема письма указывается в качестве имени задачи, а содержимое письма — в виде заметки. Вложения до 10 МБ также включены.
Todoist также имеет плагины для связи сообщений с задачами через популярные почтовые клиенты и браузеры. Это делает почтовый ящик нулевым. смотри легко!
5. Evernote
Если вы используете универсальное приложение для создания заметок Evernote для управления списками дел, вы можете отправлять электронные письма в виде задач в Evernote с именем задачи в строке темы. Конечно, вам понадобится доступ к вашему идентификатору электронной почты Evernote, чтобы отправлять электронные письма. Вы можете найти его в настройках учетной записи, рядом с примечаниями к электронной почте .
Хотите добавить теги или напоминание к задаче? Вы можете сделать это, используя специальный синтаксис ( #Tag и ! Reminder соответственно) после имени задачи в строке темы письма.
Например, если вы хотите добавить задачу , чтобы забронировать билеты на самолет завтра, тема вашей электронной почты должна выглядеть примерно так: бронировать рейсы #travel! Завтра @personal , где личная записная книжка, в которую вы хотите добавить задачу. Вы можете заменить ! Завтра чем-то вроде ! 15/02/16, если вы хотите указать дату для напоминания.
Сделайте заметки более похожими на задачи, войдя в Evernote и добавив флажки к элементам заметок.
6. Асана
Когда вы отправляете задачи по электронной почте на адрес x@mail.asana.com с именем задачи в строке темы, Asana отправляет его в список «Мои задачи» в организации или рабочей области по умолчанию, который вы можете установить в разделе « Настройки моего профиля»> «Из электронной почты» .
Содержимое вашей электронной почты превращается в заметки задач, а вложения электронной почты превращаются в вложения задач. Вы можете cc членов вашей команды, чтобы добавить их в качестве последователей задачи.
Если вы хотите отправить электронное письмо Асане и превратить его в задачу в рамках определенного проекта или тега, это возможно. Вам просто нужно настроить адрес электронной почты для отправки в Asana, чтобы добавить уникальный идентификатор проекта, например: x+projectID@mail.asana.com .
Чтобы найти идентификатор проекта, откройте проект и найдите ряд номеров в его URL в адресной строке. Это (числовой) идентификатор проекта. Например, в URL проекта https://app.asana.com/0/88153235502733/list идентификатор проекта будет 88153235502733.
Есть еще один способ найти идентификатор проекта: выберите проект на боковой панели, нажмите крошечную стрелку рядом с именем проекта в главном разделе, а затем нажмите Добавить задачи по электронной почте в раскрывающемся списке.
Как и в Wunderlist, вы можете добавлять разные адреса электронной почты для отправки в свою учетную запись Asana и связывать каждый из них с определенной рабочей областью или организацией для создания задач.
Вы можете сделать еще больше с точки зрения интеграции Asana с электронной почтой, например, создавать задачи с автоматической пересылкой электронной почты. и публикуйте разговоры с вашими командами по электронной почте. Прочитайте руководство Асаны по электронной почте .
Примечание. Символ x в идентификаторе электронной почты для отправки в Asana ( x@mail.asana.com ) не является переменной. Оставь как есть.
7. Тодледо
Чтобы иметь возможность отправлять электронные письма в виде заданий на свою учетную запись Toodledo, вам необходимо создать свой секретный адрес электронной почты. Для этого сначала нажмите на картинку профиля в правом верхнем углу. Вы увидите выпадающий сейчас.
Найдите в раскрывающемся списке ссылку « Еще…» под (центральным) столбцом « Инструменты» . Вы попадете в раздел « Инструменты и сервисы », где вам нужно нажать « Настроить…» на панели «Доступ к электронной почте».
На следующем экране в разделе « Сервис электронной почты» установите флажок «Включить импорт электронной почты» и нажмите кнопку « Сохранить изменения» . Затем вы увидите свой секретный адрес электронной почты.
Любое электронное письмо, которое вы отправляете на этот адрес, превращается в задачу в Toodledo, в которой содержание строки темы удваивается, как обычно, как имя задачи, а содержание тела — как примечание. Если вы являетесь подписчиком уровня Gold, у вас есть возможность добавлять вложения электронной почты в задачи Toodledo.
Вы можете настроить несколько параметров задач, используя специальный синтаксис, такой как % Tag для имен тегов ,: Reminder для напоминаний и & Repeat для повторяющихся задач. Быстро взгляните на все свойства задачи, которые вы можете настроить . Это довольно длинный список.
Если вы также являетесь пользователем 2Do , любые задачи, которые вы создаете по электронной почте в Toodledo, автоматически синхронизируются с приложением 2Do на всех ваших устройствах. Это не будет работать в обратном порядке, потому что 2Do не имеет встроенной функции, которая позволяет вам превращать электронные письма в задачи.
8. Any.do
Превратить электронные письма в задачи Any.do просто. Вы отправляете электронное письмо по адресу do@any.do с подходящим названием задачи в строке темы и примечаниями к ней в теле, а Any.do преобразует электронное письмо в задачу. Вам нужно будет отправить электронное письмо с адреса, который вы использовали для регистрации в Any.do.
Если вы пользователь Gmail, установите расширение Any.do Chrome . Он дает вам несколько интересных возможностей для управления задачами Any.do из Gmail. Некоторые пользователи сообщают о проблемах синхронизации с этим расширением, поэтому нет гарантии, что оно сработает для вас. Но это все еще стоит выстрел!
9. В Gmail
Вместо отправки электронных писем для автоматического создания задач в приложении управления задачами вы также можете перенести настройку управления задачами прямо в Gmail с помощью следующих приложений:
1. Sortd : это расширение Chrome добавляет доску в стиле Kanban для Gmail и сортирует ваши электронные письма в четко определенные списки. Благодаря настройке с помощью перетаскивания вы сможете легко перегруппировать задачи.
2. ActiveInbox : это еще одно расширение Chrome, которое позволяет вам превращать каждое электронное письмо в задачу и назначать ему дату выполнения в Gmail. Вы можете даже добавить задачи и заметки к исходящим электронным письмам для справки. Они будут видны только вам, а не получателям электронной почты.
Если вы ищете достойную альтернативу ActiveInbox, попробуйте Taskforce .
3. Задачи Google: как мы можем забыть о собственной функции управления задачами Google, встроенной прямо в Gmail? Он скрывает некоторые мощные функции под своей простой внешностью. Взгляните на эти пять способов использования Google Tasks убийства . И да, есть расширение Chrome, чтобы сделать задачи Google еще лучше. !
Самый простой способ отправить задачу из электронного письма в Google Tasks — это нажать Shift + T, когда письмо открыто в Gmail. Это создает новую задачу с текстом темы электронного письма в качестве имени задачи и ссылкой на диалог по электронной почте в деталях задачи.
Несколько замечаний
1. Если вы используете OneNote в качестве списка дел списка дел списка дел , вам нужно наше руководство по интеграции задач Outlook в OneNote.
2. Собственный инструмент заметок Google , Google Keep , не поддерживает настройку менеджера электронной почты для задач. Вы также не можете создать его, используя рецепт IFTTT, потому что на IFTTT нет канала Google Keep.
3. Держите в секрете уникальные адреса электронной почты, сгенерированные вашим приложением для управления задачами, если вы не хотите, чтобы кто-то отправлял задачи в ваши списки дел.
4. Для задач, отправляемых по электронной почте, обычно требуется некоторое время, чтобы появиться в вашем диспетчере задач.
5. Многие почтовые приложения на Android и iOS предлагают интеграцию с приложениями списка дел. Возможно, вы захотите проверить, доступна ли интеграция для конкретной комбинации, которую вы используете.
6. В зависимости от того, какое приложение списка дел вы используете, вы можете даже получать задания по электронной почте. Посетите раздел справки или поддержки приложения, чтобы узнать, позволяет ли это.
Вы входите как список дел: не так плохо, как вы думаете
Письма не всегда о переписке. Довольно часто они обсуждают, назначают и выполняют задачи. Вы не можете помешать таким электронным письмам поступать в папку «Входящие», но вы можете превратить их в задачи, чтобы лучше управлять ими. Это отличный способ убедиться, что вы никогда не забудете задачу убедиться, что вы никогда не забудете задачу убедиться, что вы никогда не забудете задачу раз только потому, что вы забыли или потеряли адрес электронной почты.
Какое приложение для управления задачами вы используете? Позволяет ли это легко интегрироваться с электронной почтой, и пользуетесь ли вы этим? Мы хотели бы знать, довольны ли вы использованием электронной почты для управления списком дел.