Посчитайте, сколько раз вы что-то забыли за последние 24 часа. Вот сколько раз вы имели возможность автоматизировать.
Автоматизация — это устранение необходимости запоминать вещи, которые вы часто делаете. Речь идет об упрощении вашей жизни и работе таким образом, чтобы люди считали вас более продуктивным, чем вы на самом деле — потому что у вас есть «система», выполняющая всю вашу работу за вас.
Как добраться там трудная часть. Подумайте обо всех небольших задачах, которые вы делаете. Есть ли что-нибудь, что вы делаете каждый день? Есть ли вещи, которые вы должны помнить, чтобы делать в одно и то же время дня, каждую неделю или каждый месяц? Иногда дело даже не в полной автоматизации задачи, а в создании системы, которая, по крайней мере, облегчает выполнение задачи быстрее.
Это может быть доставка всей необходимой вам информации по электронной почте в одно и то же время каждую неделю, автоматическая отправка отчета вашему боссу по электронной почте или автоматическая передача файлов из облачного хранилища в ваше личное хранилище. Возможности ограничены только вашим воображением.
Автоматизация с помощью ToDoist и IFTTT
У меня любовные отношения с ToDoist. На самом деле, с списками дел и услуг в целом. Я даже дошел до того, чтобы перейти на ToDoist Premium. . Вскоре после этого, я думаю, я перешел к gTasks. а затем попробовали всевозможные приложения для производительности .
Мне нравится идея онлайновой системы, в которой вы можете хранить свои списки дел и проекты, но я не могу смириться с тем фактом, что очень мало онлайн-систем дел дел действительно настроены на то, как я хочу их использовать.
Вот почему я люблю ToDoist для автоматизации — он дает вам возможность отправлять уведомления по электронной почте или SMS.
Это означает, что вы можете связать эти уведомления по электронной почте или SMS через IFTTT с какой-либо задачей вывода, которую вы хотели бы выполнить в определенное время в будущем. Вы также можете использовать творческую систему планировщика ToDoist, чтобы настроить любую повторяющуюся задачу.
Когда вы настраиваете задачи в ToDoist как часть вашего обычного расписания, начинайте думать о видах задач, особенно повторяющихся, которые вы можете автоматизировать. Создайте вывод электронной почты или SMS из этой задачи в IFTTT (как описано ниже),
Автоматизируйте отчет по электронной почте вашему боссу
Электронная почта, вероятно, является самым простым триггером ToDoist для отправки в IFTTT для любой автоматизации. В этом первом примере вы увидите, как автоматизировать отправку отчета вашему руководителю каждый день.
Сначала создайте повторяющуюся задачу в ToDoist.
Затем щелкните значок уведомлений (будильник), установите для него значение «По электронной почте» и установите задержку на 0 минут.
В приведенном выше примере электронное письмо будет отправлено для этой задачи каждую пятницу в 3 часа дня. Используется электронная почта, настроенная вами в разделе «Настройки ToDoist» вашей учетной записи. Здесь важно помнить, что любой текст, который вы вводите в заголовок задачи, будет отображаться в теле письма.
Теперь зайдите в свою учетную запись электронной почты и установите фильтр для этого основного текста. Для фильтра попросите вашего почтового клиента применить метку к письму. В этом случае мы будем применять метку «Weekly-Report-to-Boss». Что касается фильтра, он будет получен с «notifications@todoist.com», а затем любые слова из названия вашей задачи будут добавлены в поле «Содержит слова».
Затем примените метку (вам может понадобиться создать метку).
Теперь, каждый раз, когда ваша повторяющаяся задача ToDoist запускается, она будет вызывать сообщение электронной почты на ваш почтовый ящик, ваш почтовый клиент будет применять метку, и все, что вам нужно сделать, это настроить IFTTT для отслеживания этой метки и затем отослать отчет. Триггер IFTTT будет выглядеть ниже.
Наконец, для триггера вы также будете использовать электронную почту — пусть IFTTT отправит электронное письмо с фиксированной темой и телом, но сделает прикрепление фиксированным URL-адресом к файлу отчета, который вы сохранили в Dropbox.
Так что теперь все, что вам нужно сделать, это не забыть обновить файл еженедельного отчета в Dropbox, добавив последние данные (или, что еще лучше, найти способ автоматизации отчета в виде электронных таблиц Google. и вам вообще не нужно ничего делать! Пора обновить таблицу за день до этого автоматического письма, и вы можете пойти выпить кофе — пусть система сделает всю вашу работу за вас.
Расписание Facebook пост от ToDoist
Итак, вы похожи на меня, и у вас есть лучшие намерения постоянно обновлять свою фан-базу постоянными постами и обновлениями, но потом жизнь становится занятой, и следующее, что вы знаете, прошел месяц без постов в Facebook. Не круто.
Почему бы не запланировать серию задач Facebook Post в ToDoist? Это просто. Во-первых, настройте новый проект в ToDoist под названием «Быстрое обновление» для всех постов Facebook. Затем просто установите задачу и сделайте заголовок своим постом.
Как и в первой описанной выше автоматизации, вы создадите фильтр электронной почты, используя «Быстрое обновление» в начале строки темы. Настройте фильтр и примените метку «ToDoist-Facebook-Post», как показано выше. Почему тема? Что ж, круто, что ваше уведомление ToDoist добавляет имя проекта в начало входящей электронной почты, как показано здесь.
Круто то, что вы можете не только использовать фразу «Быстрое обновление» в теме для фильтрации входящей электронной почты, но вы также можете использовать IFTTT, чтобы опубликовать всю строку темы этого сообщения в Facebook! В триггере IFTTT Facebook это так же просто, как выбрать входящего субъекта в качестве ингредиента для публикации.
Это оно! Теперь вы просто запланируете свою задачу / публикацию в ToDoist в проекте «Быстрое обновление», используя заголовок задачи в качестве своей публикации в Facebook. Убедитесь, что уведомление о задаче настроено на переход к вашей учетной записи электронной почты. Вот и все. Ваша электронная почта будет обозначать входящую электронную почту, IFTTT будет публиковать в Facebook для вас, и вы теперь продуктивный ниндзя!
Напоминание о встрече с несколькими людьми
Одним из недостатков ToDoist является то, что напоминания по электронной почте отправляются только на одно письмо. Итак, что, если вы хотите настроить повторяющееся электронное письмо для вашей команды, которое служит напоминанием о встрече или какой-то задаче, над которой вы все должны сотрудничать?
Вы можете настроить уведомление о повторяющейся встрече в ToDoist, и просто настроить уведомление, чтобы перейти на ваш адрес электронной почты.
Опять же, настройте фильтр для поиска строки в заголовке задачи, создайте для нее метку, а затем в IFTTT используйте эту метку для запуска триггера электронной почты на несколько адресов электронной почты.
Это очень простой и эффективный способ расширить ограничение ToDoist от одного уведомления по электронной почте до нескольких, благодаря рецепту IFTTT с триггером электронной почты и выводом электронной почты!
Запуск передачи файлов с помощью SMS
Еще одна интересная особенность ToDoist заключается в том, что он также предлагает SMS-уведомления. К счастью, IFTTT предлагает возможность вызывать рецепты с помощью SMS. Просто выберите SMS в качестве триггера и выберите «Отправить IFTTT SMS-теги». Чтобы передать файл с помощью SMS, используйте тег #TransferReport.
После того как вы создадите этот триггер, IFTTT выдаст вам номер SMS, на который вы хотите отправить.
Единственная проблема здесь в том, что для того, чтобы ToDoist отправлял уведомления непосредственно в IFTTT, вам нужно было бы сделать номер «от» своего номера SMS ToDoist. Это не сработает, потому что IFTTT требует, чтобы вы отправили тестовое SMS и ответили PIN-кодом.
Простой способ обойти это — настроить свой мобильный телефон (который настроен как ваш телефон с SMS с IFTTT и ToDoist) с помощью любого доступного приложения для Есть много доступных для Android и iOS. Настройте это приложение для пересылки любых входящих SMS-уведомлений из ToDoist на ваш номер IFTTT, и все готово.
Теперь настройте задачу ToDoist для запуска передачи файла, назвав задачу тегом, который вы хотите использовать для запуска в IFTTT.
Входящее SMS от ToDoist будет выглядеть примерно так: «Напоминание | #TransferReport | Имя отчета»
Поскольку вы настроили триггер IFTTT SMS для поиска тега #TransferReport, это текстовое сообщение вызовет этот рецепт.
Теперь, чтобы IFTTT перенес файл из Dropbox на Google Drive, просто установите триггер IFTTT на использование Google Drive и выберите «Загрузить файл с URL».
Как видите, вы просто задаете для URL-адреса файла URL-адрес файла в Dropbox. Назовите файл с помощью даты «ReceivedAt» в SMS, чтобы при каждой загрузке файла он получал новую дату, а затем выберите путь на Google Диске, куда вы хотите отправить отчет.
Преимущество этой автоматизации заключается в том, что один из ваших сотрудников может разместить свой последний отчет в общедоступном URL-адресе Dropbox, заменив старый файл и сохранив то же имя. Затем, через некоторый еженедельный интервал, ваша автоматизированная система установит связь, захватит этот отчет или файл данных и загрузит его в свою учетную запись Google Drive, где вы сможете увидеть новый отчет.
Добавить строку в таблицу Google с помощью SMS
Последняя идея автоматизации — запуск новой строки ввода данных в электронной таблице Google. Один из примеров того, почему это может быть полезно, если у вас была команда полевых техников или какой-то другой удаленный персонал. Может быть, они собирают ответы на опросы от клиентов или собирают показания счетчиков с удаленных мест.
Вы можете отправить им SMS-сообщение на свой телефон с помощью уникальной метки для каждого техника. Например, Боб может написать вам «#bobdata 779 Church Street, 4021», а Джон — «#johndata 76 Main Strett, 6543».
Вы хотите каким-то образом автоматизировать вставку этих данных в одну таблицу Google. Звучит безумно сложно? Ну, это не так.
На самом деле, вам даже не нужен ToDoist для этого решения. Во-первых, убедитесь, что на вашем телефоне работает приложение автоматической переадресации, чтобы входящие тексты этих техников автоматически переадресовывались на ваш номер SMS IFTTT. Затем установите триггеры в IFTTT для каждого тега.
Затем создайте действие с помощью Google Диска и выберите «Добавить строку в электронную таблицу».
Создание отдельного триггера для каждого специалиста с использованием одного и того же имени электронной таблицы загрузит всю входящую информацию в отдельную электронную таблицу.
Когда вы начинаете творчески играть с функциями уведомлений ToDoist и способностью IFTTT использовать их и выполнять по-настоящему крутые автоматизации с ними, становится совершенно очевидно, что комбинация этих двух функций очень важна.
Можете ли вы придумать какие-нибудь другие интересные способы объединения ToDoist и IFTTT для автоматизации других задач? Поделитесь своими творческими идеями и мыслями в разделе комментариев ниже!