Google Docs является компонентом текстового процессора онлайн-пакета Google. Это бесплатная альтернатива Microsoft Word. Он также имеет больше возможностей, чем вы могли бы себе представить.
В этой статье мы ответим на наиболее часто задаваемые вопросы о Документах Google.
Что такое Google Docs?
Google Docs — это текстовый процессор Google на основе браузера. Вы можете создавать, редактировать и обмениваться документами в Интернете и получать к ним доступ с любого компьютера, подключенного к Интернету.
Что отличает Документы Google от основного конкурента настольных компьютеров, Microsoft Word, это возможности совместной работы. Google Docs был одним из первых текстовых редакторов, предложивших совместное редактирование документов в Интернете.
Google сделал невероятно простым обмен документами между платформами и совместную работу в реальном времени из окна браузера. Вашим соавторам даже не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документов Google, которыми вы делитесь с ними.
Более того, надстройки Google Docs надстроек надстроек , чтобы расширить функциональность и добавить недостающие функции.
Как использовать Google Docs
Вы можете использовать Документы Google так же, как документы Word. Создавайте новые документы, используйте шаблоны Google Docs , делитесь документами с вашей командой и сотрудничайте в режиме реального времени. Мы покажем вам основы здесь.
Как создать Google Doc
Чтобы создать новый Google Doc, сначала перейдите на docs.google.com и войдите в свою учетную запись Google. Попав на стартовую страницу Документов Google, вы можете создать новый пустой документ или выбрать шаблон. В существующем Документе Google вы также можете перейти к меню «Файл»> «Создать»> «Документ» или « Файл»> «Создать»> «Из шаблона», чтобы сделать то же самое.
Как сохранить документ Google
Вам никогда не придется забывать сохранять документ Google, потому что Google автоматически сохраняет ваши документы на ваш диск Google, компонент онлайн-хранилища о наборе онлайн-офисов Google. Следовательно, вы не найдете кнопку Сохранить.
Как скачать Google Docs
Google хранит ваши документы на Google Диске. Чтобы вместо этого загрузить Google Doc на свой компьютер, выберите « Файл»> «Загрузить как» и выберите нужный формат файла.
Как отправить в Google Документ по электронной почте
Если вы хотите загрузить документ, потому что хотите отправить его по электронной почте, вы можете сделать это прямо из документа. Перейдите в Файл> Электронная почта как вложение , выберите формат файла, который вы хотите прикрепить, и заполните стандартные данные электронной почты.
Как поделиться Google Doc
Однако вместо того, чтобы отправлять документ по электронной почте, мы рекомендуем поделиться им. Это потому, что совместное использование позволяет всем видеть и работать над одной и той же версией документа. Таким образом вы избегаете создания конфликтующих копий или дублирования вашей работы. Как упоминалось ранее, получателю не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документа.
Чтобы поделиться документом Google из документа, нажмите кнопку « Поделиться» в правом верхнем углу. Теперь у вас есть несколько вариантов:
- Нажмите на ссылку « Получить доступ» в правом верхнем углу. Ссылка будет скопирована в ваш буфер обмена. и рядом с Любой, у кого есть ссылка , настройте уровень доступа по умолчанию, чтобы просматривать, редактировать или комментировать . Если вы вносите изменения, нажмите « Копировать ссылку», чтобы обновить копию в буфере обмена. В том же меню вы также можете отключить опцию обмена ссылками, что означает, что только определенные люди могут получить доступ к документу.
- Введите имена или адреса электронной почты желаемых получателей. Обратите внимание, что уровень доступа по умолчанию с этим методом может редактировать . Нажмите на значок пера справа, чтобы изменить это, чтобы просматривать или комментировать .
- Нажмите « Дополнительно» в правом нижнем углу, чтобы напрямую делиться информацией с Gmail, Google Plus, Facebook или Twitter, чтобы управлять общим доступом к ссылкам, приглашать людей и управлять настройками владельца , например запретить редакторам изменять доступ и добавлять новых людей .
Если вы хотите поделиться копией своего Google Doc с несколькими соавторами, поскольку вы не хотите, чтобы они вносили изменения в исходный документ, вы также можете использовать этот трюк «сделать копию». трюк чтобы сэкономить на работе.
Как отслеживать изменения в Google Docs
Когда вы часто вносите изменения в свои Документы Google или делитесь ими с другими, вы можете отслеживать изменения.
История версий
Google Docs делает это автоматически, отслеживая историю версий вашего документа. Выберите « Файл»> «История версий»> «Просмотр истории версий», чтобы развернуть меню, в котором перечислены все изменения, которые Google отслеживает для вашего документа. Вы увидите, когда были внесены изменения, кто их сделал, и все они выделены в документе.
Вы даже можете назвать текущую версию, чтобы легко отменить изменения, сделанные позже. Перейдите в « Файл»> «История версий»> «Имя текущей версии» , введите имя и нажмите « Сохранить» . Либо перейдите в меню истории версий и нажмите на дату или имя версии, чтобы переименовать ее. В меню истории версий вы можете включить настройку, чтобы показывать только именованные версии (см. Скриншот выше).
История версий является основной формой отслеживания изменений. Версии документа можно восстановить, выбрав его и нажав кнопку « Восстановить эту версию» . Чего вы не можете сделать, так это принять или отменить отдельные изменения в каждой версии. Если вам нужна эта функциональность, вы должны использовать другую функцию: режимы.
Режим предложения
Документы Google поддерживают три различных режима: редактирование , предложение и просмотр . Редактирование является режимом по умолчанию. Чтобы переключиться в другой режим, перейдите в « Просмотр»> «Режим» или щелкните значок пера в дальнем правом углу меню инструментов. Чтобы контролировать отдельные изменения, используйте режим предложения .
Когда вы вносите изменения в режиме предложения, вы увидите комментарий в правой части документа с возможностью принять или отклонить предложение. Вы также можете написать ответ, чтобы обсудить каждое изменение. Все изменения, сделанные в этом режиме, отслеживаются индивидуально под соответствующей версией документа в истории версий. Таким образом, у вас есть возможность просмотреть и восстановить отклоненные изменения, хотя вам придется восстановить эту версию документа, то есть вы потеряете все последующие изменения.
Совет: чтобы заставить ваших соавторов использовать режим предложения, установите их доступ к комментариям при публикации документа.
Как распечатать из Google Docs
Печать из Google Docs работает так же, как и печать любого другого документа на вашем компьютере. Чтобы распечатать документ Google, откройте документ, затем либо выберите «Файл»> «Печать», либо нажмите сочетание клавиш Ctrl + P, либо щелкните значок печати в меню инструментов.
Каждое из этих действий откроет ваше меню печати. Отсюда выберите свой принтер и настройки и распечатайте, как обычно.
Как редактировать Google Документы в автономном режиме
Чтобы редактировать свои Документы Google в автономном режиме, вам необходимо выполнить несколько основных условий. Во-первых, вы должны быть онлайн при настройке автономного доступа. Вам также нужно использовать Google Chrome вне режима инкогнито, установить и включить расширение Google Docs Offline Chrome и иметь достаточно свободного места для хранения своих файлов.
После этого перейдите на docs.google.com , щелкните меню гамбургера в правом верхнем углу, перейдите в « Настройки» и убедитесь, что ползунок рядом с « Оффлайн» находится в положении « Вкл» (см. Скриншот ниже).
Теперь каждый документ, с которым вы начинаете работать, также будет доступен в автономном режиме на вашем компьютере; по крайней мере временно. Значок вспышки рядом с именем документа указывает на то, что вы находитесь в автономном режиме. Любые сделанные вами изменения будут синхронизированы после повторного подключения к Интернету.
С включенным расширением Документов Google в автономном режиме вы можете просматривать список всех своих документов на сайте docs.google.com даже в автономном режиме. Все документы, постоянно доступные в автономном режиме, будут отмечены значком галочки. Нажмите трехточечное меню, чтобы управлять доступной опцией офлайн .
Расширение Google Docs Offline также будет кэшировать все открытые вами документы. Если вы потеряете подключение к Интернету, у вас будет доступ даже к тем документам, которые явно не доступны в автономном режиме. В этом случае вы можете навсегда сделать документ доступным в автономном режиме, даже если вы не в сети. Между тем, эти документы, не кэшированные и недоступные в автономном режиме, будут отображаться отключенными
Для резервного копирования и синхронизации файлов Google Docs на вашем компьютере или мобильном устройстве вы также можете использовать инструмент резервного копирования и синхронизации Google Drive .
Документы Google, теперь под вашим контролем
Теперь вы знаете основы использования Google Docs. Затем пришло время открыть для себя изящные способы создания красивых документов Google. изящных способов создания красивых документов Google. изящных способов создания красивых документов Затем вы можете перейти к изучению функций, относящихся к деловым документам и голосовой печати в Документах Google .