Не успели приготовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Думаешь, я шучу? Подумай еще раз. Консервированные ответы или готовые ответы — это функция, которую слишком многие пользователи даже никогда не пробовали, но как только вы попробовали их, пути назад уже нет.
Вы всегда слышали о готовых ответах Gmail но никогда не удосужился попробовать? Вы слышите об этом сейчас впервые? Независимо от вашего ответа, если вы никогда не пробовали эту замечательную функцию раньше, вам давно пора, и чтобы было совершенно ясно, почему вы должны, этот пост расскажет вам все о готовых ответах, каковы они, когда они полезны и как вы можете использовать их, чтобы сэкономить время.
Что такое консервированные ответы?
Если вы были здесь в течение последних нескольких лет, скорее всего, вы хотя бы слышали о готовых ответах. С их забавным названием консервированные ответы действительно так же полезны, как консервы, и примерно вдвое полезнее. Проще говоря, консервированные ответы приходят вам на помощь, когда вам нужно снова и снова использовать один и тот же текст в письме. Как мы вскоре увидим, существует множество вариантов использования готовых ответов, но прежде чем мы углубимся в них, важно точно понять, что такое готовые ответы.
Независимо от причины, почти у всех есть повторяющиеся электронные письма, в которых говорится одно и то же снова и снова. Вы можете вводить эти ответы каждый раз, когда хотите отправить их, но вы также можете написать их один раз, можете их и извлекайте из банки каждый раз, когда захотите их использовать. Эта функция доступна практически на любой почтовой платформе, но, вероятно, наиболее известна и проста в использовании в Gmail.
Зачем мне их использовать?
Проще говоря, почему бы и нет? Вот несколько полезных примеров использования готовых ответов:
Отправка одного и того же письма несколько раз: Вы продаете вещи на eBay, Amazon или аналогичных? Используйте готовые ответы, чтобы описать свой продукт, или сообщите покупателям, что он распродан. Нужно отправить контракты, вопросы или подробности нескольким клиентам? Можно эти письма. Нужно одинаково отвечать на несколько писем? Это идеальное использование для консервированных ответов. Вместо того чтобы каждый раз печатать эти электронные письма с нуля или копировать и вставлять старые письма, просто сохраняйте готовые ответы. Это классическое использование.
Интеллектуальный автоответчик. В Gmail и любом другом клиенте, который предлагает сложные фильтры, вы можете использовать стандартные ответы для настройки интеллектуальных автоответчиков . Что делает их умными? Когда вы настраиваете отправку электронного письма с автоматическим ответом, оно отправляется всем, кто связывается с вами, независимо от того, кто это. Это не всегда идеально. Вы хотите, чтобы ваши клиенты получали один ответ, ваша семья — другой, а остальные вообще не отвечали? Просто настройте различные готовые ответы и привяжите их к своим почтовым фильтрам.
Несколько подписей: многие почтовые клиенты не позволяют использовать несколько подписей для того же адреса электронной почты. С помощью стандартных ответов вы можете настроить несколько разных подписей и сохранить их как постоянные ответы. Теперь, когда вы начинаете писать электронную почту, вы можете добавить соответствующую подпись одним щелчком мыши.
Творческое использование: нет предела тому, что вы можете делать с готовыми ответами, все зависит от того, насколько креативным вы хотите быть. У вас есть список покупок? Настройте его на автоматическую отправку, когда ваш муж отправит вам электронное письмо с просьбой об этом. Вам нужно объяснять одно и то же снова и снова кому-то? Не тратьте время, можете основные объяснения и подправьте его по мере необходимости. Веселитесь с этим!
Настройка стандартных ответов в Gmail
Хотя вы можете использовать ссылки выше, чтобы узнать, как настроить постоянные ответы у различных провайдеров и клиентов, ниже вы точно найдете, как это сделать в Gmail. Почему Gmail? Для начала, это то, что я использую, и если статистике нужно доверять, то теперь это самый популярный почтовый сервис в мире, после передачи Hotmail в начале этого года.
Удивительно, но готовые ответы по-прежнему не являются встроенной функцией Gmail, и вам необходимо включить ее на вкладке «Лаборатории», прежде чем начать ее использовать. Чтобы настроить постоянный ответ Gmail, начните с его создания в новом окне электронной почты. Когда вы закончите, щелкните треугольник с правой стороны окна создания, выберите « Консервированные ответы », а затем нажмите « Новый готовый ответ… ».
Если вы все еще используете старую композицию Gmail, и я уверен, что многие из вас это делают, процесс немного отличается. После написания письма найдите ссылку « Консервированные ответы » под строкой темы. Здесь вы найдете опцию « Новый консервированный ответ… ».
Поздравляем! Теперь у вас есть новый готовый ответ. Когда вы продолжите добавлять их, вы увидите, что список увеличивается и увеличивается. Убедитесь, что вы не запутались, хотя. Список отображается под тремя заголовками: « Вставить», «Сохранить» и « Удалить» . Первый и третий говорят сами за себя, но если вы выберете один из своих ответов в меню « Сохранить» , вы перезапишете его тем, что у вас есть в черновике электронной почты.
Чтобы интегрировать постоянный ответ с фильтром, создайте новый фильтр. в настройках, и при выборе действий фильтра установите флажок «Отправить готовый ответ » и выберите, какой ответ вы хотите отправить.
Вывод
Консервированные ответы действительно являются одним из лучших изобретений со времен консервов. Если вы больше ничего не делаете сегодня, сделайте себе одолжение и создайте один консервированный ответ. Я обещаю вам, вы не пожалеете об этом.
Как вы используете консервированные ответы? У вас есть творческое использование, чтобы поделиться? Были ли вы вдохновлены попробовать эту функцию после прочтения этой статьи? Расскажите нам все в комментариях.
Кредит изображения: изображение консервированных слов через Shutterstock