Если вам когда-либо приходилось совместно создавать письменные работы, вы будете знать, на скольких уровнях это может быть сложно. Ожидание вашего партнера по написанию или исправление противоречивых версий документа должно быть меньше всего ваших забот. В конце концов, Интернет делает совместное написание ветерок.
После написания тезисов на 100 страниц в команде из трех человек, используя Google Drive, я понял, что это правда. Тем не менее, я совсем недавно не смог подтолкнуть Google Диск за заполнение документа объемом менее 10 страниц в команде из пяти человек. Мы закончили тем, что отправляли документы Word назад и вперед, что почти сводило меня с ума. Помогите своей команде избежать следующих проблем, воспользовавшись инструментом для совместной работы в режиме реального времени с самого начала.
В ожидании друг друга
Что происходит, когда вы не используете инструмент, поддерживающий совместную запись в реальном времени?
Вы заканчиваете тем, что ждали друг друга. Только один человек сможет написать или отредактировать документ, прежде чем следующий человек сможет продолжить. Когда вы гоняетесь за крайним сроком, это будет стоить вам драгоценного времени.
Для эффективной совместной работы членам команды необходим неограниченный доступ к документу, над которым вы все работаете. Это позволит каждому писать или редактировать на досуге. Вы обнаружите, что нет ничего более мощного, чем тратить время на совместную запись в реальном времени для одного документа, особенно если вы находитесь не в одной комнате.
В паре с плохой связью и удаленной работой, ожидания друг друга стоили моей команде недели. К счастью, нам не пришлось уложиться в сжатые сроки. Но это не худшая проблема, которую вы можете ожидать, работая в удаленной команде.
Мешает форматирование версий друг друга
Скорее всего, не все из вас используют одну и ту же операционную систему, один и тот же текстовый процессор или одну и ту же версию программного обеспечения. Это может испортить вещи и потратить часы вашей работы.
Вы можете избежать проблем с форматированием, предоставляя всем одинаковый инструмент. Самый простой способ сделать это для всех — работать с одним и тем же документом на одной платформе, не зависящей от ОС, например, онлайн-текстовом редакторе.
В нашей команде я был виноват в этом, потому что я не использую Microsoft Office. Зачем мне платить за Word, если он мне обычно нужен для открытия документов и если есть много отличных бесплатных альтернатив Office ? К сожалению, я выбрал альтернативу — LibreOffice — которая не очень хорошо работает с Word.
Создание противоречивых документов и потеря отслеженных изменений
Когда люди не могут ждать друг друга, потому что крайний срок приближается, вы получите разные версии документа. В конце концов, кто-то должен сесть и объединить разные версии в один документ. Это не только трата времени, но и источник ошибок.
Более того, когда вы повторно синхронизируете конфликтующие версии в одном документе, вы также в конечном итоге теряете хотя бы некоторые из отслеживаемых изменений. и комментарии. Это может прервать коллективный ход мыслей и привести к недоразумениям. Как вы можете избежать этого?
По моему опыту, ничего подобного не происходит, когда вы используете инструмент для совместной работы. В нашей команде люди были нетерпеливы, и последний раунд обратной связи и редактирования был сделан одновременно. Это означало, что один человек должен был объединить все документы, что почти привело к смущающей ошибке.
Преимущества совместного написания помимо проблем
Совместные инструменты записи могут быть более безопасными, чем передача файлов через Интернет.
Из-за проблем безопасности (NSA и др.), Многие учреждения ограничивают использование таких инструментов, как Dropbox. Хотя Dropbox не идеален с первого взгляда, он избегает одной особенно плохой практики: отправка документов туда и обратно по электронной почте.
Как правило, электронная почта не очень безопасна. для обмена документами. Мало того, что электронная почта легко перехватывается, вы также можете забыть включить кого-либо или случайно выбрать неправильного получателя. Введите платформы для совместной работы, которые могут решить все эти проблемы.
Если вы не хотите пользоваться услугами крупных корпораций, таких как Google Drive или SkyDrive (скоро будет OneDrive), выберите один из множества альтернативных онлайн-текстовых редакторов. Серьезно относитесь к безопасности? Используйте такой инструмент, как EtherPad, для настройки собственной, самостоятельной, частной и облачной платформы для совместной работы. ,
Наконец, как уже упоминалось ранее, это настоящая ажиотажная работа над документом с одновременным наблюдением творческого вклада других. Именно тогда вы входите в область истинного совместного творчества, и здесь рождается командный дух.
Как вы сотрудничаете с документами и какие уловки или инструменты помогли вам сохранить разум?
Кредиты Изображения: Человек, Ждущий через Shutterstock