Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое, по вашему мнению, было важно, чтобы на него ответили много дней спустя, или, что еще хуже, о нем забыли? Конечно, иногда это не под вашим контролем, но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы повысить вероятность того, что ваша электронная почта будет открыта, прочитана и получена ответ.
Самое замечательное в этих «хитростях» в том, что они на самом деле не слишком сложны — это просто привычки, которые просто имеют смысл. Я не могу обещать, что они всегда будут работать, но я могу сказать, что они будут иметь значение и что в целом вы увидите улучшение в общении с вашими контактами электронной почты.
Выделите ваше имя
Я на самом деле не слышал об этом методе до недавнего времени, и я, конечно, не могу претендовать на кредит за эту идею. Я прочитал статью Джоша Грилло «Секреты грязного маркетинга», в которой рассказывалось, как это делать. Обычно вы копируете стрелки (или любой другой объект) и вставляете их по обе стороны от вашего имени. Затем, когда вы отправите электронное письмо, оно будет выглядеть примерно так:
Для меня это несколько противоречиво, и это может быть для других тоже. С одной стороны, это, безусловно, работает, и это не слишком агрессивно. С другой стороны, если есть люди, с которыми вы регулярно общаетесь и которые всегда отвечают на ваши электронные письма, это может быть для них неприятностью.
Это все о теме
Когда дело доходит до перевода вашего письма из «непрочитанного» в «прочитанное» состояние, я уделяю больше внимания теме. Есть несколько разных способов его создания, и многие, если не большинство, вы можете комбинировать.
1. Будьте конкретны и кратки
Неясная тема — хуже. Такие предметы, как «Привет!» Или еще хуже… «(нет предмета)» — это тот, который я действительно не знаю, почему он все еще существует. Я помню, когда я впервые использовал электронную почту, это было довольно распространенным явлением, но, поскольку электронная почта развивалась, мы тоже — добавили тему, иначе она, вероятно, будет удалена ( или отфильтрована). ) до того, как их открыли.
2. Используйте предложение
Это может быть неестественно, но помещать предложение в строку темы на самом деле неплохая практика. Наш ум работает в предложениях. Мы общаемся в предложениях. Почему бы не начать свою электронную почту с одного? Вместо простой темы, в которой написано «Вопрос», напишите «У меня быстрый вопрос о [пустом]». Это делает его более личным и, вероятно, сделает вашу электронную почту более привлекательной для открытия. Отмечу, что выбранное вами предложение должно обобщать содержание вашей электронной почты . И, очевидно, вы не хотите расплывчатое предложение, иначе это контрпродуктивно.
3. Задайте вопрос
Выше мы говорили об использовании предложения — это в основном его расширение. Таким образом, вместо того, чтобы сказать «у меня есть быстрый вопрос о [пустом месте» », вы можете сформулировать его в точном вопросе, который вас интересует. Так что, если вопрос заключается в том, как сделать электронную почту выделенной, например, вы можете напечатать «Как мне сделать мои электронные письма лучше?»
Выгода от того, что задавать вопрос, состоит в том, что он немного более силен и привлекателен, чем предложение. Конечно, если ваше письмо не о вопросе, тогда вопрос не будет уместным. Это должно быть актуально, и это должно быть основным вопросом электронной почты.
4. Используйте пользовательские слова
Если вы пишете по электронной почте о предмете, который особенно интересен вашему контакту, поместите это слово в строку темы. Поэтому, если вы отправляете кому-то электронное письмо по поводу вопроса, касающегося оптимизации поисковых систем, и он особенно любит или имеет опыт в этой области (которым он должен быть, если вы пишете ему об этом по электронной почте), включите «SEO» в тему. Примером может быть: «Интересно, как улучшить SEO в моем блоге».
5. Используйте скобки и двоеточия для создания «под-предметов»
Я вполне мог бы просто придумать это слово «под-предметы», но для меня это имеет смысл. В основном я говорю о создании дополнительного объяснения в строке темы и использовании скобок или двоеточия, чтобы отделить его от основного предмета. Например, если бы мы остановились на одном и том же примере, вы могли бы сказать: «Вопрос: как мне сделать мои электронные письма лучше?» Или «[Вопрос]. Чтобы сделать электронные письма лучше».
Небольшой урок грамматики: по моему мнению, двоеточия и скобки похожи, но не служат той же цели. Двоеточие готовит читателя или объясняет ему, что они собираются прочитать. Скобки, с другой стороны, обозначают то, что мы читаем. Это то, как я их рассматриваю, и я могу быть не совсем точным, но мне кажется, это имеет смысл.
6. Кепки в порядке, но используйте экономно
Иногда возникает необходимость подчеркнуть или привлечь внимание к чему-либо, но поскольку в строке темы у вас есть ограниченные возможности форматирования. Обычно это означает, что вы должны использовать заглавные буквы. Это может быть хорошо, но также может быть и плохо. Мы все получили то электронное письмо, в котором тема и сообщение были написаны заглавными буквами — раздражает. Я хочу удалить это прямо сейчас, но обычно это кто-то пожилой, и я чувствую себя плохо. Но если вы кто-то еще, вас не извиняют, поэтому не удивляйтесь, если вы не получите быстрый ответ, не говоря уже об ответе вообще. Ниже приведены хорошие и плохие примеры:
- Плохо: «НУЖНА ПОМОЩЬ НЕМЕДЛЕННО»
- Хорошо: «[СРОЧНО] Моя учетная запись была взломана — пожалуйста, помогите»
Самым большим недостатком использования заглавных букв является то, что он может встретить спам, который на самом деле является конечной точкой создания вашей темы.
7. Не будь спамом
Я не думаю, что мне нужно давать вам определение того, как выглядит спам в электронной почте — мы все получаем его и все признаем. Так почему же некоторые люди привыкли к тому, что их электронные письма выглядят спамом? Это бьет меня, но вот несколько вещей, которые вы можете и не можете сделать, чтобы ваши электронные письма не выглядели такими… неразумно спамовыми.
- Ограничить использование шапок (уже упоминалось)
- Следите за часто отфильтрованных слов, таких как «бесплатно»
- Не будьте расплывчатыми — дайте повод для электронной почты
- Удалите «RE:» или «FWD:» из строки темы
- Почти никогда не используйте восклицательные знаки
- Делай все остальное, что я только что упомянул
Не забывайте о самом сообщении
Несмотря на то, что многое можно сделать, чтобы открыть электронную почту, изменив строку темы, само сообщение также важно и не должно игнорироваться. Есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить открытие электронной почты, ее просмотр, а затем отложить на будущее. Иногда я делаю это просто потому, что у меня нет времени, чтобы ответить на что-то, что, на первый взгляд, мне показалось более актуальным, чем оказалось. В других случаях, однако, это потому, что тело письма слишком длинное, плохо отформатировано или сбивает с толку и требует больше усилий, чтобы понять, что говорится. Итак, другими словами:
- Не делайте вашу электронную почту излишне длинной
- Разбейте его на соответствующие пункты
- Будьте внимательны и к делу
- Не делайте введение (или любое другое письмо) расплывчатым
Теперь я не говорю, чтобы никогда не отправлять длинные электронные письма. Иногда ты должен. Но иногда вы думаете, что то, что вы должны сказать, должно быть объяснено в большем количестве слов, чем необходимо. Таким образом, последний пункт — вычитка вашей электронной почты . Gmail имеет отличную функцию, которая позволяет вам «отослать» электронное письмо в течение определенного времени. Я использовал эту функцию много раз, даже после того, как что-то вычитал. Я нажму кнопку «Отправить», еще раз просмотрите мою электронную почту, поскольку она «отправляет», а затем поймаете что-то, что я хочу исправить. Я могу быстро отменить процесс отправки, внести изменения и снова нажать кнопку «Отправить». Это довольно мило.
Вывод
Это только начальные шаги правильного этикета по электронной почте, и есть еще много всего, чему можно научиться. Bloomberg BusinessWeek опубликовал отличное изображение, на котором указаны многие из тех же тем, о которых я рассказывал в этой статье, и наглядно показаны примеры (что всегда приятно).
Вы обнаружили какие-либо методы, которые доказали свою эффективность? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, чем я поделился? В любом случае, мы хотели бы услышать от вас в комментариях!