Попрощаться так сложно, не так ли? Это неудобно, а иногда и неловко. Ну, может не быть никаких инструкций для таких ситуаций, но, по крайней мере, мы можем предложить некоторые инструкции о том, как вы можете попрощаться по электронной почте, не чувствуя себя неловко.
Подпись электронной почты, которую — для всех целей и целей, ваше «до свидания». Дело не в том, обнимаешь ли ты кого-то или даешь им рукопожатие. Дело не в том, дадите ли вы им свое имя или передадите им свою визитную карточку со всей своей контактной информацией. Это то, как вы производите впечатление. Или не.
В этой статье я поделюсь пятью самыми важными уроками, которые я выучил за пару десятилетий, с которыми я общался с людьми в Интернете. Интересно, что дилеммы, связанные с подписями электронной почты, существуют с тех пор, как эти ранние сообщения электронной почты отправлялись через BitNet и FidoNet или даже через почтовую систему CTSS MIT в 1960-х, но я отступаю.
Электронная почта была с нами очень давно. Итак, как вы понимаете это правильно? Как вы подписываетесь, не выглядя как сноб, но также предлагая достаточно информации, чтобы люди знали, кто вы и что вы? Давайте начнем. К тому времени, как мы закончим, у вас будет довольно хорошее представление о том, что вы хотите сделать с собственной подписью электронной почты.
Что должна делать подпись электронной почты
В эти дни, в процессе отправки писем по электронной почте, у меня есть 3 разных «уровня» подписи электронной почты. Зачем? Ну, есть три уровня взаимоотношений — от краткой записки до друга, вплоть до официального делового электронного письма компании. Три варианта — это действительно все, что вам нужно, и их назначение должно быть следующим:
1. Быстрая улыбка — эта подписная версия отправляется по электронной почте друзьям или коллегам, которым вы постоянно пишете, несколько раз в день.
2. Улыбнись и Рукопожатие — эта версия подписи направлена на более длинные электронные письма коллегам по работе, где ваша электронная почта должна быть чуть более формальной.
3. Твердое рукопожатие и визитная карточка — это для тех случаев, когда вам нужно написать официальное письмо, связанное с бизнесом, и указать свой заголовок и всю контактную информацию.
Существуют неписанные правила для каждого из этих типов подписей электронной почты. Сломай их, и это не будет концом света. Однако если вы хотите произвести особенно хорошее впечатление, вам нужно будет принять во внимание некоторые из этих советов для каждого типа отправляемого вами электронного письма.
Быстрая Улыбка Подпись
Вам не всегда нужна подпись электронной почты. По крайней мере, вам не всегда нужен формальный. Это так же, как когда вы проходите мимо коллеги в коридоре. Вы видите их несколько раз в день. Вы посещаете одни и те же встречи. Вы действительно должны приветствовать их в коридоре рукопожатием? Нет; в большинстве случаев это быстрый «Привет, Фред» и улыбка, если вообще что-нибудь. Когда вы быстро отправляете электронное письмо коллеге с просьбой о совете или совете, вам может даже не понадобиться подпись. Если вы чувствуете необходимость подписаться, вы можете использовать мой подход, просто ваше имя с предваряющим тире. 
Не нужно цветочных цитат или сложных заголовков. Человек знает, кто ты, кто ты, и все, кроме твоего имени, было бы неловко. Рассматривайте это как обычный разговор кулера с водой, который вы обычно заканчиваете чем-то вроде «хорошо, поймайте вас позже!» И быстрой волной. Больше ничего не нужно.
Улыбка и рукопожатие
Другой тип подписи является своего рода гибридом между формальным и неформальным. Это сложный вопрос, чтобы получить право. Это могут быть коллеги, которым вы хотите отправить по электронной почте полуформальные бизнес-запросы, но вы не хотите, чтобы они думали, что вы натолкнетесь на глупость. Им нужно оценить важность электронной почты, но вы не хотите, чтобы они задавались вопросом, действительно ли вы все еще друзья. Это где очень тонкая подпись вступает в игру. Они обычно уменьшаются в размере и почти незаметны в нижней части самой электронной почты. Один из лучших подходов для этого — подпись, которую я называю «однострочник».
В этой версии вся информация разделена символом «|». Это может быть просто адрес или адрес электронной почты, номера телефонов, номера сотовых телефонов или что-то еще. Это должно быть кратко, включать только немного необходимой информации, и все. Я даже видел, как некоторые люди делают эту подпись более тусклым шрифтом, чем остальная часть письма — возможно, серым. Другой подход, который я заметил, — это очень короткий двухслойный материал. В основном, это имя и одна форма контакта, которая может быть одним номером телефона или адресом электронной почты. 
Очевидно, это для получателей, которые уже знают, кто вы, в какой компании вы работаете, и вы просто отправляете им одно из многих писем по переписке. Он обеспечивает «ощущение» дружественного электронного письма, но если человеку необходимо связаться с вами и, возможно, не сохранить ваш номер в своем Rolodex (люди по-прежнему используют его…?), То у вас есть контактная информация в нижней части электронного письма, прямо в пределах досягаемости.
Формальное рукопожатие
Конечно, бывают случаи, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за пределами компании, или, может быть, вы пишете кому-то внутри компании о чем-то официальном, что требует, чтобы разговор был формальным. Это похоже на ношение формальной одежды, когда вы посещаете церемонию награждения ваших коллег. Прежде чем я расскажу о том, что вы должны делать в этих случаях, стоит рассказать о том, что не следует делать в первую очередь. Да, вы должны предоставить контактную информацию, такую как название вашей компании, веб-сайт и адрес электронной почты, но вам не нужно переусердствовать. Нужно ли указывать четыре разных телефонных номера, включая факс? 
Нет, предоставьте достаточно контактной информации, чтобы можно было связаться с вами несколькими способами — по электронной почте, телефону или, возможно, даже через веб-сайт — но не увлекайтесь. Предоставление списка телефонных номеров создает впечатление, что вы настолько мобильны, что никогда не находитесь в офисе, и с ними слишком сложно связаться.
Другая распространенная ошибка — самореклама. Такие люди будут перегружать свои подписи электронной почты своими учетными записями в социальных сетях до такой степени, что длина подписи будет превышать 10 строк и заполнена в основном самомаркетингом.
Еще один способ произвести ужасное впечатление — это использовать в своем электронном адресе всевозможные яркие цвета и шрифты. Сложно сделать что-то подобное, потому что цвета должны совпадать, а шрифты должны выглядеть правильно. К сожалению, многие люди не имеют ни малейшего понятия, как правильно подобрать цвета, и их подпись в электронной почте в конечном итоге выглядит как нечто из фабрики Вилли Вонка. 
Такая подпись клоуна непрофессиональна, и любой, кому вы ее отправите, подумает, что вы понятия не имеете, что делаете, независимо от того, в какой области вы находитесь. Поэтому избегайте экстравагантных цветов. Будь проще.
Что вы можете сделать правильно
Так как же выглядит хорошая официальная подпись электронной почты, если вы хотите произвести хорошее впечатление? Пойдите с основной необходимой информацией, сохраните форматирование и стиль простыми, и не переусердствуйте с информацией.
Вот один пример. Эта строка включает в себя 4 строки — имя, компания, номер телефона и адрес электронной почты. Вот и все.
Этот человек использовал только простой текст, и его длина до четырех строк делает его стильным и профессиональным.
Со своим собственным адресом я немного продвинулся в сохранении подписи скромным, выделив курсивом и изменив цвет на темно-серый. Если он будет светлее, чем текст письма, получатель скажет, что вы считаете свою собственную информацию вторичной по отношению к самому сообщению. Это тонкий намек на смирение.
Кроме того, названия должны использоваться только тогда, когда они имеют отношение к разговору под рукой. В большинстве сообщений, связанных с моим собственным сайтом, люди должны знать, что я владелец сайта, поэтому заголовок важен. Только информация включена для быстрого контакта — адрес электронной почты и номер телефона, вот и все.
Другой пример — подпись, которую я использую для внутренней и внешней корреспонденции от .
Здесь я фактически колебался между использованием названия или нет. Это обычно имеет значение только для внешних сообщений электронной почты и незначительно для некоторых внутренних сообщений. Я начал использовать две версии — одну для внешней и одну для внутренней — но устал от ручного переключения между двумя, что я решил придерживаться выше. С риском для себя как важного, он остается блеклым и второстепенным. Он также использует символ «|», упомянутый выше, небольшой всплеск цвета, чтобы выделить имя веб-сайта, и я решил быть смелым и добавить пятую строку для цитаты.
Создание идеальной электронной подписи том, кто вы есть, что вы делаете и как с вами связаться, вы можете сделать несколько проб и ошибок, но как только вы все поймете правильно, вы будете чувствовать себя хорошо, зная, что вы делаете все возможное, чтобы продвигаться вперед в каждой отправляемой вами электронной почте. вне.
Каковы ваши советы по улучшению электронной подписи ? Что вам нравится или не нравится в других подписях, которые вы видели? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже!
Кредит Фотографии: Деловая Пара через Shutterstock