Интернет

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для восстановления своего почтового ящика

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для восстановления своего почтового ящика

Все знают, что в наши дни довольно трудно выжить или управлять своими делами без электронной почты. На самом деле, большинству людей приходится управлять двумя или тремя электронными письмами, поэтому без хорошего управления электронной почтой эта занятая папка может выйти из-под контроля довольно быстро.

Я знаю, вы спрашиваете себя, нужна ли нам еще одна статья об управлении электронной почтой? Я имею в виду, что только в 2012 году у нас их было много, например, статья Тины об управлении интенсивными проектами электронной почты в Gmail. интенсивными проектами электронной почты и ее электронную почту об импорте и управлении несколькими учетными записями импортировать и управлять несколькими учетными записями импортировать и управлять несколькими учетными записями Яара рассказал о новой функции «Создать» в Gmail « , Аарон рассказал о том, как сделать так, чтобы ваша электронная почта выделялась свое почтовое в чужом ящике с электронной почтой, и совсем недавно Yaara покрывал готовые ответы консервированными ответами консервированными ответами . Разве мы еще не закончили?

Что ж, правда в том, что одна из самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются люди, заключается в том, что, несмотря на все их усилия, несмотря на все самые крутые плагины и творческие папки, которые они создают для хранения электронных писем, папка «Входящие» неизбежно снова загромождается.

Причина этого заключается в том, что независимо от того, сколько вы пытаетесь организовать свою входящую почту, если вы держите систему на ручной основе — если вы зависите от себя, не забывайте уделять время тому, чтобы входить и время от времени управлять своей папкой, это будет никогда не случится.

Вместо этого лучше полностью автоматизировать организацию своего почтового ящика с использованием лучших инструментов внутри и снаружи Gmail. В этой статье я собираюсь показать вам пять вещей, которые вы можете сделать прямо сейчас, чтобы автоматизировать свою почту Gmail, чтобы вам никогда не приходилось беспокоиться о попытках копаться в беспорядке, чтобы найти эти важные электронные письма.

5 советов по управлению входящими Gmail

Вы не должны продолжать терять контроль над этим. Все эти усилия по организации вашей папки «Входящие» в красивые и аккуратные папки не должны быть потрачены впустую за месяц, когда все это изменится, а ваша новая система папок просто не имеет смысла.

Самое замечательное в Gmail заключается в том, что есть несколько замечательных инструментов автоматизации, которые вы можете использовать, чтобы позволить Gmail сама выполнять всю тяжелую работу за вас.

Используйте фильтры и ярлыки для автоматизации организации

Это то, что многие авторы здесь в MUO часто проповедуют. На самом деле, Крэйг покрыл фильтры Gmail фильтров довольно хорошо еще в 2011 году, но помимо фильтрации и сортировки только один раз, очень важно применять фильтры каждый раз, когда вы получаете новое письмо в вашем почтовом ящике, который не был автоматически снабжен одним из существующих ярлыков.

Давайте вернемся немного назад. Допустим, ваш почтовый ящик немного похож на мой. Запутанный беспорядок нежелательной почты, несколько старых ярлыков, которые я создал много лет назад, и разбросанные по всему миру куча важных писем. Обратите внимание, что мой почтовый ящик вырос до более чем 10000 электронных писем? Сумасшедший, не так ли?

советы по управлению Gmail

Итак, давайте приступим к работе, сообщая Gmail, что делать с теми электронными письмами, которые приходят в папку «Входящие» каждый день. Выполнив следующие действия, о которых я расскажу, вы заметите, что количество сообщений в папке «Входящие» начинает сбрасывать несколько сотен писем за раз.

Во-первых, когда вы видите в своем почтовом ящике письмо, на котором нет метки, выясните, что вы хотите с ним сделать. Это письма от клиента, на которые вы должны ответить своевременно? Это оповещение Google с интересными историями, которые вы захотите прочитать, когда у вас будет время? Для каждого сообщения создайте имя метки, которое применяется.

Gmail Советы и хитрости

Создав новый ярлык, откройте это электронное письмо и в раскрывающемся списке справа выберите « Фильтровать подобные сообщения ». Это автоматически создаст требуемое правило, которое будет идентифицировать это входящее электронное письмо при следующем прибытии нового — обычно с использованием электронного письма отправителя.

Gmail Советы и хитрости

Вы можете установить любые дополнительные правила, которые имеют смысл в вашем случае. Помимо электронной почты отправителя, вы можете убедиться, что к этому ярлыку будут применены только определенные электронные письма от этого отправителя — например, те, которые имеют определенные строки темы или с электронными письмами, содержащими определенные слова.

Gmail Советы и хитрости

Для каждого фильтра вы должны указать своей учетной записи Gmail, как автоматически организовать или управлять этой входящей электронной почтой. В этом случае я знаю, что этот адрес электронной почты принадлежит конкретному клиенту, и что эти электронные письма очень важны, поэтому я хочу, чтобы Gmail автоматически использовал ярлык, на котором я мог бы ежедневно отвечать на эти электронные письма — независимо от того, сколько беспорядка на самом деле в моем почтовом ящике.

организовать Gmail

Это потому, что вы можете просто нажать на ярлык в левой части своей учетной записи Gmail, и вы увидите только эти электронные письма. Нет больше важных писем, потерянных в куче нежелательной почты и оповещений с низким приоритетом.

Более того, помимо применения ярлыка, скажите Gmail всегда помечать их как важные (чтобы рядом с ними отображался желтый флажок), и не забудьте отметить « Также применить фильтр », чтобы сотни писем, заполняющих ваш почтовый ящик, были организованы. сразу одним кликом.

организовать Gmail

Если вы долгое время получали нежелательную почту и забыли отписаться от них, возможно, в вашем почтовом ящике сотни или даже тысячи писем, которые совершенно бесполезны. Когда вы столкнетесь с ними, примените фильтр и вместо создания нового фильтра просто нажмите кнопку поиска.

организовать Gmail

Это перечислит все электронные письма в вашем почтовом ящике от этого отправителя. Теперь вы можете выбрать все из них и удалить их все оптом. Наблюдайте, как ваш выпуклый почтовый ящик быстро сжимается быстрее и быстрее к нулю

Храните информационные письма в вашем почтовом ящике

Одна вещь, которая очень часто встречается в моей папке «Входящие», — это постоянные входящие оповещения или обновления статуса от нескольких систем, на которые я подписан, например, Google Alerts для определенных условий поиска или еженедельных отчетов о данных от Google Analytics или Google Adsense. Вам действительно не нужно открывать и читать их все время, но вы действительно хотите сохранить эту информацию.

Чтобы они не загромождали вашу папку «Входящие», создайте фильтр и выберите « Пропустить папку« Входящие »» и убедитесь, что вы применили метку, чтобы вы могли быстро найти эти электронные письма в будущем, когда у вас будет время посвятить их.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail14

К настоящему моменту у вас уже должна быть папка «Входящие» на удивительно управляемое количество писем — возможно, даже ноль!

Тем не менее, мы еще не закончили автоматизацию этой папки. Реальность такова, что есть еще много вещей, которые вы можете сделать, чтобы автоматически сортировать и хранить важную информацию без необходимости делать это самостоятельно.

Вложения файлов автоматически

Сначала Аарон рассказал о Attachments.me. вложения прошлом году, и, по моему мнению, это самый умный способ держать под контролем размер вашего почтового ящика.

Если вы получаете регулярные отчеты или данные от людей, которые работают на вас, вероятно, они всегда используют одну и ту же тему при отправке вам этих отчетов (возможно, потому, что они также автоматизировали свою систему). Вы можете подключить сервис Attachments.me к своей учетной записи Gmail, чтобы он мог автоматически загружать эти вложения в вашу любимую учетную запись облачного хранилища — например, Dropbox, Box, Google Drive или SkyDrive.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail15

После того как вы зарегистрировались в службе, она будет отображаться справа от вашей учетной записи Gmail в любое время, когда вы откроете электронное письмо с вложением. Вы можете просто нажать « Отправить в облачное хранилище», чтобы отправить это вложение в ваш любимый ящик онлайн-хранилища, не тратя время на его загрузку на ПК.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail16

Это экономит время, но если вы хотите сэкономить еще больше времени, автоматизируйте процесс! Вы увидите значок скрепки в верхней части экрана Gmail. Нажмите на нее и выберите « Автоматические правила подачи ».

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail17

Теперь вы можете создать нечто похожее на фильтр Gmail, который вы применяли до этого момента. Например, я получаю еженедельные отчеты Adsense от клиента, поэтому я создал папку для Adsense_Files в своей учетной записи DropBox, и здесь я установил правило для поиска сообщений электронной почты от Adsense с темой строки от этого клиента.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail18

Теперь, когда Attachement.me увидит входящее письмо, соответствующее этим правилам, он автоматически загрузит файл в вашу учетную запись облачного хранилища. Это означает, что вам не нужно ничего делать — вы можете быть уверены, что когда вы перейдете в эту папку в своей учетной записи онлайн-хранилища, у вас всегда будут последние файлы.

Это в основном превращает вашу учетную запись Gmail в автоматизированного помощника, который получает информацию и сортирует всю информацию для вас. Это как личный секретарь, за исключением того, что вам не нужно платить пособия.

Файл входящих писем как задачи

Одна из самых крутых вещей, которые Google мог бы сделать, это добавить возможность добавлять фильтр в Gmail, который автоматически создает задачу Google. К сожалению, эта функция еще не доступна, но вы, по крайней мере, можете настроить свою учетную запись Gmail на определенные входящие электронные письма в качестве задач, которые необходимо вручную добавить в свой список.

Например, я получаю голосовые сообщения и электронные письма от контактной формы от читателей на TopSecretWriters, на которые мне нужно время от времени отвечать. У меня не всегда есть время ответить, когда я их получаю, но я хочу ответить позже.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail8

Для этого я просто создаю фильтр для этих электронных писем, как показано в начале этой статьи, а затем создаю для него новую метку и помещаю эту метку под созданной мной меткой-меткой « TASKS_TO_ADD ».

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail10

Благодаря такому подходу ваша учетная запись Gmail автоматически подает те виды входящих электронных писем, которые, как вы знаете, будут иметь связанные с ними задачи, под этим ярлыком на панели навигации.

Восстановите контроль над входящими сообщениями с помощью этих 5 советов по управлению Gmail usegmail19

Ежедневно или когда угодно, вы можете заходить в эти папки, проверять электронные письма, и если вы считаете, что электронное письмо требует дополнительных действий с вашей стороны, просто нажмите на раскрывающееся меню « Дополнительно » в верхней части окна. gmail и нажмите « Добавить в задачи ».

Восстановите контроль над входящими сообщениями с помощью этих 5 советов по управлению Gmail usegmail20

Это автоматически отправляет это письмо как «задание» в вашем аккаунте Google Tasks.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail21

Опять же, если вы автоматически архивируете электронную почту и удаляете ее из папки «Входящие», такого рода электронные письма не должны загромождать вашу папку «Входящие», но вы знаете, что не пропустите их из-за ежедневного ритуала управления «делами» элементы в вашей учетной записи электронной почты.

Получите 5 советов по управлению почтовым ящиком для управления почтовым ящиком usegmail11

Используйте консервированные ответы, чтобы выполнить грубую работу

Последний совет о том, как использовать автоматизацию Gmail для сокращения рабочей нагрузки, заключается в автоматических стандартных ответах.

В моем случае я хочу, чтобы Gmail отправлял постоянный ответ каждый раз, когда я получал письмо от своей контактной формы «Совершенно секретные писатели». Просто создайте фильтр для этих писем и выберите « Отправить готовый ответ ».

советы по управлению Gmail

Конечно, вам уже нужно было создать готовый ответ для использования, но вы можете научиться делать это в статье, которую Яара недавно написал на тему « .

После того, как вы настроите всю эту автоматизацию в своей учетной записи Gmail, вам больше не придется беспокоиться об активном управлении папкой «Входящие» вручную. Нет лучшего способа восстановить контроль над папкой «Входящие», чем автоматизировать все те задачи, которые могут занимать так много времени каждый день.

Знаете ли вы какие-либо другие интересные приемы автоматизации Gmail, чтобы контролировать почтовый ящик Gmail? Поделитесь своими собственными советами и рекомендациями в разделе комментариев ниже.

Изображение предоставлено: Robot Worker через Shutterstock

Похожие посты
Интернет

Google Store Лучшие предложения

Интернет

Руководство по специальному режиму в сети

Интернет

10 советов по безопасности беспроводной домашней сети

Интернет

САН против НАН