Командная работа является одним из наиболее важных аспектов современного рабочего места. Тем не менее, широкое распространение Интернета означает, что члены команды могут быть практически в любой точке мира. Таким образом, чтобы командная работа была эффективной, для компаний важно применять современные методы работы и технологии, которые помогают коллегам, где бы они ни находились, делиться своей работой простым и эффективным способом. Вот тут-то и появляется хороший инструмент для онлайн-сотрудничества. Если вы планируете принять — или предлагаете принять — инструменты для онлайн-сотрудничества, приведенный ниже список преимуществ онлайн-сотрудничества может помочь вам и вашей организации принять решение об этой полезной технологии.
Отслеживать проекты легко
Онлайн- инструменты для совместной работы имеют множество возможностей для отслеживания проектов, которые позволяют членам команды с первого дня увидеть эволюцию проекта. От отслеживания того, кто внес последние изменения в документ, до того, как документ был до изменений, до пометки коллеги для просмотра документа, управление проектом никогда не было проще. Онлайн-инструменты для совместной работы устраняют необходимость использовать электронную почту в качестве основного средства общения с членами команды, поэтому необходимость поиска во входящих сообщениях потерянного документа, например, полностью устранена.
Члены команды могут быть где угодно
Пока у них есть подключение к Интернету, члены команды могут работать удаленно из любой точки мира. Это означает, что для команды возможно быть полностью рассредоточенным, все еще работая организованно. Сотрудники в разных штатах или даже странах могут легко работать вместе над одним проектом, помогая организациям собрать лучшую команду для проекта, независимо от местоположения сотрудников. Это также означает, что, хотя сотрудники находятся в командировке вне офиса, им не нужно отсоединяться от проекта, и они могут внести свой вклад в него, как если бы они были на своих рабочих местах.
Простота отчетности
Почти все рабочие проекты имеют какую-то отчетность, связанную с ними, и время отчетов обычно напряженное. Иногда легко забыть о некоторых действиях, выполненных для определенного проекта, особенно когда вы работаете с большой командой. Однако, используя хороший онлайн-инструмент для совместной работы, легко быстро создавать подробные отчеты, которые включают все действия, связанные с определенным проектом, что дает членам команды больше времени для работы над действиями, приносящими результаты.
Действия выполняются быстро
Благодаря хорошему онлайн-инструменту совместной работы больше нет необходимости организовывать встречу или телефонный звонок для просмотра документов. Документы могут быть загружены в инструмент, и рецензенты могут автоматически уведомляться по электронной почте о том, что документы были загружены. Затем рецензенты могут аннотировать документ, вносить необходимые изменения и уведомлять всех членов группы о том, что документ был рассмотрен и готов. Это значительно упрощает поддержание стабильного и организованного рабочего процесса в проекте, при котором члены команды могут незамедлительно вносить свой вклад в случае необходимости.
Все документы хранятся в одном месте
Это облегчает доступ всех членов команды ко всем необходимым документам независимо от их местоположения. Кроме того, сотрудникам не нужно сохранять документы на USB-накопителе или другом носителе, если они планируют работать с ними удаленно, и любые обновления документа видны немедленно. Нет необходимости отправлять по электронной почте разные версии документа, и члены команды всегда знают, где найти последнюю версию документа.