Intellinote — это инструмент для управления проектами, совместной работы и организации. для предприятий, владельцев, менеджеров и профессионалов. Он может быть использован для повышения производительности, повышения вовлеченности сотрудников или клиентов и снижения эксплуатационных расходов при этом.
Платформа вращается вокруг системы отдельных рабочих пространств, которые предлагают вертикальный уровень доступности для сотрудников, членов команды и даже клиентов, которым нужен доступ, не отвлекаясь на тех, кто этого не делает.
Несмотря на то, что Intellinote довольно прост в настройке, эффективное использование любой платформы зависит от точного понимания того, как ее использовать наилучшим образом. Мы придумали несколько реальных сценариев использования, в которых бизнес-команды и сотрудники, которые регулярно сотрудничают, могут воспользоваться предлагаемыми услугами.
Захватить все (только о)
Как платформа для совместной работы, Intellinote стремится заменить несколько платформ и фрагментированных инструментов одним решением. Для этого используются настраиваемые рабочие пространства - готовые к развертыванию концентраторы для Notes, обсуждения и управления задачами. Каждое рабочее пространство можно использовать для создания этих элементов, и количество рабочих областей, которые вы можете создать, не ограничено.
Примечания, задачи и обсуждения - это универсальные средства для всего, что имеет отношение к вашей организации. Если вы хотите поделиться и совместно работать над исследованиями, проводить мозговые штурмы между различными отделами или назначать различные задачи и роли разным членам вашей команды, Intellinote может сделать это.
Примеры из реальной жизни не сложно представить: вместо того, чтобы отправлять электронное письмо каждый раз, когда вы меняете политику, просто обновляйте соответствующую заметку и назначайте ей членов своей команды. Создайте рабочее пространство только для сеансов групповой идеи и каждый раз публикуйте результаты в новой заметке. Вы используете доску, чтобы подбрасывать идеи по комнате? Сделайте снимок и приложите его к соответствующей дискуссии для безопасного хранения. Список практически бесконечен.
Когда вы посещаете рабочее пространство, вы всегда готовы добавить контент, используя область «Добавить быструю заметку», просто начните вводить текст и нажмите «Ввод», чтобы уловить ваши мысли. Для задач или документов Google Диска, нажмите на кнопку Добавить новый.
Многие организации используют электронную почту для обсуждения, все еще полагаясь на внешние средства управления проектами и организационные инструменты, что часто приводит к чрезмерной зависимости от электронной почты для принятия решений. Хотя в большинстве организаций всегда найдется место для электронной почты, многие дискуссии развиваются вместе с другими соответствующими примечаниями и приложениями.
Место для всего, что связано с работой
И поэтому основная цель Intellinote - быть организованным хранилищем того, что наиболее важно для вашей организации, проекта или бизнеса. Чтобы максимально эффективно использовать платформу, вы должны использовать ее для хранения абсолютно всего - а рабочие пространства являются ключом к тому, чтобы все было аккуратно и организованно.
Личное рабочее пространство даже предлагает членам вашей команды место для создания собственных заметок и задач, которые не загромождают рабочие пространства других участников и являются конфиденциальными для этого пользователя. Такой материал имеет тенденцию попадать в личные учетные записи Evernote или в приложения для создания заметок на iPad, а не в место, относящееся к проекту или самой компании. С Intellinote каждая заметка может быть быстро перемещена из рабочей области в рабочую область или отредактирована другими участниками.
Чтобы изменить принадлежность рабочей области элемента или возможность редактирования элемента другими участниками, сначала выберите его, а затем нажмите кнопку «Информация», которая отображается в виде небольшого « i ». Затем вы можете изменить, кто может вносить изменения, установив флажок « Разрешить членам рабочей области редактировать» , или щелкните поле « Рабочая область», чтобы переназначить элемент в другом месте.
Вложения также играют большую роль в системе Intellinote, причем каждая заметка предоставляет пользователям возможность загружать файлы со своих компьютеров или из учетных записей Google Drive. Используя мобильные приложения (доступные как для iOS, так и для Android ), можно даже добавлять изображения - или любой файл на мобильном устройстве - прямо со смартфона или планшета в заметку.
Когда все находится под одной крышей, удивительно, как легко сократить объем отправляемого вами электронного письма, когда вы можете просто изменить заметку или комментарий к встроенной задаче - в конце концов, каждая заметка, задача или обсуждение имеют свои собственный раздел комментариев.
Быть привязанным - это хорошо
Intellinote надеется поглотить все ваши свободные файлы, предоставляя очень удобную среду для файлов, связанных с работой. Примечания, обсуждения и задачи могут содержать несколько файлов, прикрепленных к ним, а также комментарии, сделанные к этим элементам. То, что когда-то было бы взаимным обменом электронными сообщениями о задаче, превращается в предметную дискуссию в продуктивной среде.
Это позволяет вам делать интересные вещи, такие как обсуждение пересмотренных версий продуктов с клиентами непосредственно в самом Intellinote, в рабочей области, созданной специально для этого клиента. Наряду с этим, многие другие макеты, которые вы, возможно, уже обесценили, записи обсуждений, протоколы заседаний и записи конференц-звонков - все это относится именно к этому клиенту.
Intellinote объявляется как хранилище для всего, что связано с работой, потому что именно так оно работает лучше всего.
Организуйте и делитесь всем с контекстом
Gmail был революцией в электронной почте, которая была необходима Интернету в 2004 году, но, объединив эффективный поиск и организацию с, казалось бы, безграничным пространством для сообщений электронной почты, Google создал нечто, от чего многие из нас теперь зависят в решении задач, связанных с работой. Как ни важно, электронная почта не является идеальной платформой для совместной работы, организации или управления проектами. Несмотря на необходимость электронной почты на многие годы, вы, вероятно, сможете перенести большинство ваших обсуждений на более подходящую и продуктивную платформу.
Если вы привыкли использовать Gmail или учетную запись электронной почты Служб Google, ваша способность самоорганизоваться ограничена количеством фильтров, которые вы используете, и условиями поиска, которые вы используете. Даже если вы особенно организованы и опытны в поиске того, что ищете, входящие сообщения электронной почты широко рассматриваются как крайне неорганизованное пространство.
Частое отвлечение электронной почты обходится компаниям по всему миру в сотни миллионов долларов в год - или, что еще важнее, часам вашего продуктивного рабочего дня - так что есть что сказать о том, как избежать как можно большего количества входящих сообщений. Использование электронной почты для обмена идеями, мозгового штурма и даже общения с клиентами или поставщиками должно прекратиться, если вы хотите использовать свое время более эффективно.
Организация ваших заметок, задач и обсуждений
Intellinote идеально подходит для организации ваших идей, задач и совместных идей - это рабочие пространства и теги .
Рабочие пространства являются контекстно-зависимыми центрами и могут быть адаптированы к любым потребностям, которые у вас есть в данный момент. Это довольно мощный организационный инструмент, особенно учитывая, что каждая заметка, задача или обсуждение привязаны к одному рабочему пространству в частности. По своей природе рабочие пространства облегчают организацию, связывая ваш контент с соответствующим контекстом.
Этими элементами можно обмениваться по вертикали с кем-либо в вашей организации или, добавляя пользователей в рабочее пространство, вы можете убедиться, что они видят весь соответствующий материал, который там размещен. Это также приводит к менее загруженному рабочему пространству для участников, которым не нужен доступ абсолютно ко всему. А поскольку вы можете создать столько рабочих пространств, сколько вам нужно, контексты могут сильно различаться.
Создайте рабочие пространства для целых отделов, отдельных проектов, клиентов или поставщиков и любой произвольной группировки, которая вам понадобится. Используйте временные рабочие пространства для ежегодных аудитов, которые можно архивировать до тех пор, пока они вам не понадобятся, но всегда доступны из одного места.
На каждой странице настроек рабочего пространства вы найдете опцию для Workspace Group. Это предлагает более высокий уровень организации, который вы можете использовать для группировки неактивных проектов, выполненных контрактов или архивных рабочих пространств, которые вам могут больше не понадобиться. Вы можете создать столько групп, сколько вам нужно, просто введите новое имя в поле.
Рабочие пространства уже довольно организованы, но с помощью тегов можно фильтровать контент еще эффективнее. Теги существуют в рабочих пространствах, включая Личное рабочее пространство, и позволяют группировать различные задачи, обсуждения или заметки вместе. Теги предназначены для организации на личном уровне, а рабочие области помогают упорядочить все в гораздо более широком масштабе.
Только следуйте тому, что вам нужно
Intellinote предоставляет полный обзор рабочих пространств, участником которых вы являетесь, с обзорами по электронной почте и обзорами действий для отслеживания последних изменений. Тем не менее, могут быть элементы, которые вы хотите отслеживать в приоритетном порядке, и в этой ситуации вам следует следовать примечанию.
Чтобы подписаться на элемент, нажмите (или коснитесь) значок подписки в стиле RSS. Заметки, за которыми вы следили, отображаются в разделе « Следующие» в единой рабочей области.
По умолчанию отслеживаемые элементы фильтруются по заметкам, задачам и обсуждениям. Это могут быть самые важные элементы, над которыми вы в настоящее время работаете, для рабочих мест, которые вы часто посещаете, или же они могут стать другим способом следовать примечанию, задаче или обсуждению без необходимости полностью подписываться на рабочее пространство.
Сделайте встречи снова полезными
Технологии позволили нам проводить больше собраний, чем когда-либо, поэтому, почему мы чувствуем, что наше время не используется с пользой? Встречи являются основой эффективной групповой работы, но слишком часто они становятся разочаровывающими временными пробелами, которые занимают большие куски вашего рабочего дня. Это еще хуже, если учесть, что эти события часто включают в себя раунды неэффективного пинг-понга по электронной почте до и после - вы будете прощены за то, что больше никогда не захотите посещать другие встречи.
Ключом к проведению гладких встреч является планирование, и это включает в себя рассмотрение того, что вы можете сделать до, во время и после завершения собрания. Большая часть страданий, связанных с собраниями, связана с плохой обработкой повесток дня, минут - и большую часть времени эти материалы хранятся в почтовых ящиках, а не легко доступны, когда они вам нужны.
Возможно даже, что ваши собрания неэффективны и вносят элемент задержки в вашу работу - например, создание списков вещей, которые нужно сделать, а не просто делать их.
Делая встречи менее жалкими
Непосредственность платформы Intellinote делает ее идеально подходящей для того, чтобы встряхнуть способ проведения совещаний. Как организатор собрания вы можете создать Обсуждение в соответствующем рабочем пространстве с изложением повестки дня собрания, которое будет автоматически отображаться для всех сотрудников соответствующего отдела.
Такая повестка дня должна определять цели, такие как вопросы, требующие обсуждения, и принимать предложения от вашей команды, используя способность Intellinote комментировать все. Если у вас есть предложения, документы, изображения, макеты или другие файлы для распространения, вы можете сделать это, просто прикрепив их к своей заметке.
Нажмите небольшую кнопку «Информация» в заметке, чтобы изменить ее видимость и разрешить другим членам вашей команды редактировать ее.
Intellinote может использоваться во время вашей встречи для создания и назначения задач непосредственно членам вашей команды. Вместо того, чтобы создавать список дел, которые необходимо выполнить после окончания собрания, вы можете сразу же начать организовывать свою команду - создавать новые рабочие пространства на лету для вашего нового проекта, запускать темы обсуждений для не относящихся к теме элементов, которые возникают при публикации новых разговоров. в соответствующие отделы или воспользуйтесь организационным мастерством платформы, чтобы быстро обратиться к повесткам дня, целям и протоколам прошедших встреч.
Минуты - это необходимое зло, которое не могут заменить даже аудио- или видеозаписи. Хотя ввод ваших минут непосредственно в Intellinote не сделает процесс более приятным, возможность мгновенно поделиться плодами вашего совместного труда с соответствующей группой людей бесценна. Даже если вы не председательствуете на совещании, в Personal Workspace Intellinote вы найдете целенаправленное, ориентированное на работу место для ваших собственных заметок.
И после того, как вы проведете свою встречу, Intellinote позволяет с легкостью отслеживать любые задачи, которые вы назначили (или были назначены), поднятые вопросы, обсуждения вне темы, которые были перенесены в другое место, а также установить время и дату вашего следующего сбора команды. ,
Удаленные команды? Держите их в курсе
Intellinote позволяет оставаться на связи, будь то случайные командировки или поддержание связи с сотрудниками, которые регулярно находятся вне офиса в течение установленного периода времени. Он также может работать с командами, состоящими исключительно из постоянных удаленных сотрудников, разбросанных по всему миру, с которыми вы никогда не встречались лицом к лицу.
Дистанционная работа может быть одинокой работой, но если вы являетесь частью команды, это может быть еще хуже; есть реальная опасность чувствовать себя отчужденным и не в курсе, так как прогресс продолжается в ваше отсутствие. Хотя электронная почта является одним из способов оставаться на связи с коллегами, она, вероятно, не заставит вас чувствовать, что вы держите руку на пульсе. Это также невероятно неэффективная и отвлекающая среда.
Менеджеры и другие работники, работающие в офисе, также должны поддерживать связь с сотрудниками, работающими на расстоянии. Интернет снял много ограничений и даже границ, но в то же время создал препятствия, которые необходимо преодолеть - например, организовать команду, сотрудничать в проектах, обсудить идеи, назначить задачи и множество других вещей, с которыми Intellinote может помочь вам.
Важность чувства связи
Помимо того, что Intellinote является платформой, ориентированной на работу и предназначенной для совместной работы, она доступна из любого веб-браузера и на большинстве мобильных устройств. Оставаться на связи может означать использование любого доступного веб-браузера или запуск приложения на вашем iPhone, iPad или Android-устройстве.
Unified Workspace предоставляет вниманию сотрудников релевантные элементы из других рабочих областей, что позволяет легко «догонять» или быть в курсе событий во время путешествий. Задачи подразделяются на те, которые вы должны выполнить, и те, которые вы установили, и каждое рабочее пространство имеет свой собственный главный экран, который предоставляет полезный обзор последних изменений, дополнений, комментариев и других действий.
В то время как вы, как правило, будете засыпаны электронной почтой для каждого маленького запроса, задачи или запроса, находясь вне офиса, Intellinote предоставляет контекстно-зависимые концентраторы для задач, связанных с работой. Это не только ограничивает поток электронной почты, оно фокусирует сотрудников и содержит обсуждения. Unified Workspace объединяет эти обсуждения в одну область, поэтому вы можете посвятить время общению с вашей командой, не прибегая к электронной почте.
Удаленные работники также найдут возможность следить за отдельными заметками, заданиями или обсуждениями за определенным благом, находясь вне офиса. Эта функция позволяет пользователям держать под рукой определенные материалы, не утонув во всем остальном, сосредотачивая внимание там, где это необходимо, устраняя отвлекающие факторы.
Даже если трудное путешествие ставит вас в другой часовой пояс по сравнению с остальными вашими коллегами, Intellinote никогда не спит - асинхронный метод работы, вызванный нашими требованиями 21-го века, который требует решения 21-го века, такого как Intellinote, чтобы полностью раскрыть свой потенциал.
Вход в систему
Существует универсальное приложение для iOS для iPhone и iPad , а также недавно выпущенное приложение для Android, которое также использует преимущества больших экранов. Оба эти приложения очень похожи на само веб-приложение, и вы можете делать практически все из мобильного приложения, как в браузере, за исключением создания новых документов на Google Диске.
И последнее преимущество, которым пользуются пользователи Intellinote, - это полностью браузерный подход. Если нажать толчок, вы можете захватить любой ноутбук, ПК или Mac и войти через домашнюю страницу Intellinote, без программного обеспечения.
Упрощенное управление поставщиками
Как мы уже обсуждали до тошноты , электронная почта часто рассматривается как костяк многих организаций, компаний и объединений продуктивных умов. Продавцы - также известные как поставщики, субподрядчики, друзья или просто люди, которым нужно следить за тем, что уже должно было быть сделано - также склонны общаться с помощью этого метода.
Отслеживать эти обсуждения, соглашения, сроки и любые вспомогательные материалы, используя исключительно электронную почту, сложно. Даже если вы уже используете инструменты для совместной работы, такие как Google Drive, для электронных таблиц или обмена документами, ваши обсуждения, вероятно, проходят где-то в другом месте, и вы, вероятно, используете другой инструмент для выполнения сроков и задач.
Решение проблем с поставщиками
Есть более простой способ. Создав рабочую область для тех, кому нужно регулярно выслеживать, вы можете содержать весь этот материал и использовать один инструмент для управления всем этим. Третьим лицам не нужно много времени, чтобы приспособиться к новому способу ведения дел, а преимущества с организационной точки зрения огромны.
Если вы регулярно заказываете продукт или запрашиваете услугу, назначение задачи этому поставщику с вашими точными требованиями облегчает обеим сторонам отслеживать невыполненные договоренности. Вместо того, чтобы обращаться к электронной почте, обсуждайте заказы прямо там, в Intellinote, используя комментарии, и есть постоянная запись любых соглашений, в которых это имеет наибольшее значение. Вы даже можете позволить своим поставщикам создавать и назначать вам задачи, чтобы им не приходилось прибегать к фрагментарной коммуникации и последующим действиям.
Когда дело доходит до преследования этих предыдущих соглашений или задач , посещение соответствующей рабочей области или просмотр Задач, которые я назначил в Единой рабочей области, облегчает обеим сторонам.
Предприятия часто имеют существующие соглашения, касающиеся обязанностей, предположений, ставок оплаты или условий. Заметки могут быть использованы для хранения этих документов в соответствующей среде, прежде чем они будут помечены. Обсуждения, относящиеся к Задачам или файлам, прикрепленным к Заметкам, наконец, организованы логическим способом, под одной платформой, а не с тремя или четырьмя.
Используйте шаблоны слишком
Шаблоны - это еще одна часть Intellinote, которая позволяет быстро освоиться с новыми рабочими пространствами. Вместо того, чтобы каждый раз настраивать новое рабочее пространство для каждого нового поставщика, найдите время для настройки рабочего пространства одного размера, которое вы можете превратить в шаблон. Заметки, описывающие ваши ожидания, контактную информацию и обсуждения, предназначенные для раскрутки мяча, можно снова и снова развертывать с помощью этого метода.
Вы можете превратить любое рабочее пространство в шаблон, зайдя в него, щелкнув « Настройки», а затем поставив флажок « Разрешить», используя это рабочее пространство в качестве шаблона. Затем вы можете нажать кнопку « Клонировать рабочую область» , которая появляется ниже, для быстрого копирования, и рабочая область также появится в списке шаблонов.
После того как вы создали рабочее пространство для конкретного бизнес-процесса (например, планирования мероприятия), вы можете превратить его в шаблон, чтобы ваши сотрудники и члены команды могли легко следить за ним каждый раз без необходимости изобретать колесо.
Держите своих клиентов близко
Intellinote не является полноценным инструментом взаимодействия с клиентами, но он может выполнять несколько функций, обычно связанных с практикой. В зависимости от ваших потребностей и потребностей ваших клиентов, это может сэкономить ваши деньги на оплату отдельного решения CRM, а универсальный подход гарантирует, что все будет там, где вы ожидаете, что они будут доступны из одного места.
Так же, как управление поставщиками важно для продуктов или услуг, потребляющих бизнес, поддержание хороших отношений с вашими клиентами очень важно, и ключом к этому часто является четкое общение. Важно быть своевременным со своими ответами, поэтому очень важно иметь возможность организовать себя.
Дискуссии - отличный способ общения. Они не только поддерживают вложения и форматирование, как старые добрые письма, но и привязаны к соответствующим рабочим областям, а не разбросаны по почтовым ящикам. Есть даже область под названием « Мои обсуждения» в Unified Workspace, которая позволяет вам легко следить за текущими разговорами.
Использование Intellinote таким образом предоставляет вашему клиенту «домашнюю базу» для всего, что вы им предоставляете, что, мы надеемся, предоставит им инструменты, необходимые для того, чтобы он все еще чувствовал близость проекта. В то же время вы получаете полный контроль над средой и взаимодействием вашего клиента, что позволяет вам быстро привлечь внимание к ним, создав заметки, предоставив общий доступ к файлам, назначив свои задачи или просто запустив новый поток обсуждения.
Расширение возможностей ваших клиентов
Создание рабочих пространств для каждого из ваших клиентов не составит труда, если вы потратите время на настройку нового шаблона, после чего это займет всего несколько щелчков мыши. Для ваших клиентов процесс такой же простой; регистрация учетной записи Intellinote не займет много времени.
Если вы действительно хотите использовать все возможности Intellinote, побуждайте своих клиентов назначать задания. Получить их, чтобы установить сроки выполнения, написать полное описание, добавить любые вспомогательные файлы в качестве вложений и использовать комментарии для обсуждения элемента. После того, как задача была назначена, обе стороны могут идти в ногу с прогрессом.
Разделы « Задачи, назначенные мне» и « Задачи, которые я назначил» в Unified Workspace позволяют отдельным пользователям не отставать от задач независимо от рабочего пространства, что полезно при работе с несколькими клиентами, в напряженные времена года или в догонялках на ходу.
Естественно, эта система работает в обоих направлениях, и если вам нужна дополнительная информация, оплата или что-то еще от клиента или клиента, просто создайте новое задание и назначьте его соответствующему лицу. Все там, где это должно быть - в рабочей области клиента (или проекта).
Держите конкурентов ближе
Невозможно, чтобы каждый бизнес всегда знал, что такое конкуренция, но, безусловно, можно составить представление о том, чего они уже достигли. Развитие вашей бизнес-стратегии в ответ на то, что делают ваши конкуренты, гарантирует, что вы будете оставаться свежими и инновационными, что бы вы ни делали. Intellinote готов для этой задачи.
Отслеживание присутствия на соревнованиях - один из способов не отставать. Каждое упоминание, которое вы видите в блогах, в рекламных материалах или в социальных сетях, может быть записано в заметку, которую вы храните в этой конкретной компании, группе или отдельном человеке. Совместное использование этой заметки или добавление членов вашей команды в рабочую область делает это групповым усилием. Вы даже можете настроить оповещения Google и пересылать электронные письма о конкурентах напрямую в Intellinote.
Чтобы переслать письмо на вашу учетную запись Intellinote. просто отправьте электронное письмо по адресу mailto@intellinote.net со своего зарегистрированного адреса Intellinote, и ваша заметка будет сохранена в разделе « Мои заметки » вашей личной рабочей области . Включите #tag или @ ”Workspace” в строку темы для организационных целей. И, если вы добавите «+ задача» в строку темы, ваша заметка станет задачей в Intellinote.
С помощью этой информации, поступающей в Intellinote, вы можете начать помечать заметки, чтобы упорядочить их по компаниям, преобразовать их в задачи и назначить их членам вашей группы для продолжения работы и начать обсуждения, чтобы сформулировать ответы. Способность конвертировать предметы между Notes и Tasks, назначать их различным членам команды и сотрудничать в исследованиях рынка таким образом помогает вам составить полную картину конкуренции.
Конкуренция это хорошо
Каждый бизнес должен реагировать на конкуренцию. Это не только поощряет инновации, но и гарантирует, что обращение к клиентам остается ключевым направлением вашей бизнес-стратегии. Если вы проиграете конкуренту, вы можете отслеживать и управлять своим ответом в примечании и без особых усилий выполнять последующие действия, используя задачи, назначенные членам команды.
Обсуждения, используемые для формулирования ответов на конкурирующие кампании, могут быть полезны в качестве ссылок в следующий раз, когда вы будете вынуждены адаптироваться. Новым членам команды можно мгновенно получить доступ к огромному количеству знаний о тех людях, с которыми они будут конкурировать, и, как компания, вы активно следите за конкуренцией и создаете все более детальную картину.
Представь, что ты делал это в течение многих лет. У вас будет не только список стратегий вашего конкурента за определенный период, но и живая картина того, как вы реагируете на такие угрозы как бизнес. Доступ к этому материалу позволяет легко критиковать вашу более широкую стратегию, призывать к удачным прошлым решениям или еще лучше, избегать повторения одних и тех же ошибок дважды.
Эффективно делегировать
Маловероятно, что каждый член вашей организации сможет идти в ногу со всеми возможностями конкуренции, но вы, вероятно, захотите поддерживать высокий уровень вовлеченности. Приглашая всех принять участие в работе, каждый может легко записывать кампании, упоминания или рекламные акции.
Это может быть чрезвычайно полезно для вашей организации, но вы можете пойти дальше. Передавая конкретные компании или области, представляющие интерес для отдельных лиц, они могут использовать инструмент «Отслеживать», чтобы быть в курсе этих приоритетных вопросов, при этом внося свой вклад в общую картину. Элементы отображаются в единой рабочей области в разделе « Следующие», а также включаются в дайджесты электронной почты.
Смысл Google Drive
Google Drive (ранее Docs) предлагает целый набор инструментов для совместной работы в режиме реального времени для обработки текстов, ведения записей, обработки данных, презентаций и многого другого. Использование доступного и проверенного решения для повышения производительности понятно с точки зрения группы или бизнеса, но это также означает, что Google Drive - это дополнительная платформа, с которой вам придется иметь дело.
Преимущества одного из величайших достижений Google часто перевешивают негативы, но разочарования все еще присутствуют: система организации, которая опирается на папки, комментарии, которые появляются в строке и которые трудно отслеживать, и подавляющее чувство фрагментации, пока вы добавьте еще один продукт в свой набор бизнес-инструментов.
Связывание этих документов с соответствующими членами команды и отделом часто включает в себя совместное использование URL-адресов, «вам необходимо разрешение для доступа к этому элементу», ошибки и разговоры, которые происходят внутри документа, за которыми трудно следить, а за которыми еще труднее следить. Intellinote - это контекстный клей, используемый для того, чтобы ваши документы на Google Диске были привязаны к соответствующим контекстам.
Решение проблемы с Google Диском
Проще говоря, Intellinote предоставляет контекстный интерфейс для вашего контента на Google Диске, организуя ваши документы для совместной работы наряду с существующими заметками, заданиями и обсуждениями. Вам даже не нужно больше посещать Google Диск, поскольку ваши документы появятся в соответствующих рабочих пространствах, что означает, что вам также не придется иметь дело с грязной системой папок Google.
Google Drive также создает проблемы для пользователей, связанных с несколькими учетными записями: если вы не используете браузер с несколькими профилями, вам придется переключать учетные записи каждый раз, когда вы хотите получить доступ к документу. Однако, если вы подключите Intellinote к своей «рабочей» учетной записи, вы сможете получить к ней доступ к документам своей компании без необходимости постоянно выходить из своего личного Google Диска.
Перемещайте обсуждения за пределы документов и в рабочее пространство, делая их мгновенно доступными для поиска и всегда доступными из одного места. Создавайте новые версии идей, загружая и прикрепляя файлы, преодолевая проблемы с разрешениями или проблемы с дублирующимися файлами.
Содержимое, окружающее ваши документы на Google Диске, помогает обеспечить контекст, в том числе Задачи и Примечания, к сопроводительным документам или соответствующей информации, расположенным рядом с вашими таблицами и презентациями Google. Дискуссии основаны на комментариях, что позволяет членам организации обмениваться мыслями в соответствующей рабочей области.
Наконец, если вы имеете дело с клиентами, которые используют другие типы файлов, такие как .DOCX и .PDF, Intellinote позволяет хранить эти ресурсы в форме вложений в заметках или комментариях вместе с вашими собственными документами Google. Intellinote разработан, чтобы хранить все вместе в одном месте.
Принимайтесь за работу!
Хотя ни один продукт не может быть хорошим во всем, Intellinote разработан так, чтобы быть простым. Это означает, что он гибкий и может быть адаптирован для использования в любых ситуациях. Создав прямую систему заметок, задач и обсуждений, закрепленных за многоцелевым рабочим пространством, можно организовать все; от целых отделов до отдельных событий.
Уловка Intellinote - это организация, которая в этом контексте означает больше, чем просто перемещение нескольких документов в нужное место. Попробуйте перенести все обсуждения, связанные с работой, из папки «Входящие» прямо в соответствующие отделы. Делитесь файлами с начальством, прикрепляя их непосредственно к назначенной вам задаче. Вместо того, чтобы отправить электронное письмо об этом макете или предложении, вы поймете, что комментировать непосредственно сам элемент - более продуктивный способ работы.
Как только вы поняли это, альтернативы не кажутся такими желанными. Потеря времени, внимания и денег, полагаясь на поле поиска Gmail, не совсем бизнес-план.
Можешь попробовать
Независимо от того, начинаете ли вы с небольшого стартапа и хотите построить свой бизнес, не прибегая к ловушке, полагаясь на электронную почту во всем, или вы просто выясняете, как ваша система может извлечь выгоду из такой системы; Вы можете попробовать Intellinote бесплатно (навсегда), чтобы увидеть, соответствует ли он вашим требованиям.
Команды до пяти могут создавать до десяти рабочих пространств с 2 гигабайтами памяти на пользователя для загрузки файлов. Эти начальные учетные записи являются бесплатными навсегда и поставляются с полной поддержкой Google Drive, мобильного доступа и интеграции электронной почты. Для особо небольших стартапов Intellinote практически бесплатен. Профессиональная цена устанавливает Intellinote на уровне 10 долл. США на пользователя в месяц, облачное хранилище объемом 5 ГБ доступно каждому участнику и возможность создавать неограниченное количество рабочих пространств.
Независимо от ваших потребностей - будь то бизнес или иное - Intellinote дает возможность корпоративным, техническим и творческим людям, которым необходимо мощное решение для совместной работы, чтобы выполнить свою работу.
Зарегистрируйтесь сегодня на Intellinote.net
Изображение предоставлено: PlaceIt