Используете ли вы Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail или что-то еще, электронная почта — это электронная почта, и рано или поздно ваш почтовый ящик будет заполнен. Но одна простая система сортировки гарантирует, что вы никогда не почувствуете, что она вышла из-под контроля и всегда в курсе ваших сообщений.
Вы когда-нибудь пытались применить трюки со списком дел к своей электронной почте? Я сделал. Чаще всего они не работают. Что мы не понимаем в разнице между электронной почтой и списками дел, так это то, что задачи требуют от вас только действий, а электронная почта — это общение с людьми.
Но изменение одной популярной системы повышения производительности является ответом на укрощение постоянного потока писем. Матрица президента США Дуайта Эйзенхауэра для сортировки задач удивительно эффективна и для сортировки электронных писем, если вы правильно ее настроите.
Модифицированная матрица Эйзенхауэра для электронных писем
Матрица Эйзенхауэра — это то, как он разбил свой список дел на четыре сектора, что помогло ему понять, какую задачу он должен делать дальше. Базовая матрица выглядит следующим образом, и мы собираемся сохранить это в неизменном виде:
Вы классифицируете каждое письмо в один из этих четырех квадрантов. Квадранты будут диктовать, что вы будете делать с этим письмом и когда вы будете действовать по нему. Забудьте о «нулевом входном почтовом ящике», мы просто сконцентрируемся на достижении цели.
Лучше всего объединить матрицу с папками в Outlook или использовать ярлыки Gmail, чтобы приручить свою папку «Входящие». Таким образом, каждый квадрант будет иметь собственное имя метки / папки и, возможно, свой собственный цвет.
Что бы вы ни делали, не меняйте названия этих квадрантов. Таким образом, ваши папки или ярлыки будут иметь только эти четыре категории:
- Важно и срочно
- Важно (не срочно)
- Срочно (не важно)
- Не важно и не срочно
Что такое «срочно»?
Легко определить, что «важно» — это субъективный вызов, который мы можем легко принять в зависимости от наших приоритетов. Но «срочно» создает представление о временных расчетах, и это отталкивает людей.
Расслабься, не паникуй. «Срочно» здесь будет означать то, что вы хотите, чтобы это значило. Если у вас напряженный день без единого свободного времени, тогда «Срочно» приобретает новое значение. Если у вас есть день, наполненный собраниями, тогда «Срочно» приобретает другое значение. Пусть это будет гибким; на самом деле, важно, чтобы он был гибким.
Некоторым экспертам по производительности на самом деле нравится устанавливать временную границу в «срочной» колонке матрицы Эйзенхауэра, но это просто нежизнеспособно, учитывая, что основанные на времени потребности жизни и работы постоянно меняются.
Не существует волшебной формулы или установленного ограничения по времени для определения «Срочно». Вы узнаете это, когда увидите. Это не сложное слово для понимания, поэтому не задумывайтесь над этим.
Сохраняйте это простым, не имейте «правил квадранта»
У вас будет искушение связать действие с вашим квадрантом. Например, Брайан Ли из Tutum использует эту систему и назначил для каждого квадранта конкретное действие, например, «Решить, когда это сделать» для «Важно, но не срочно» и «Передать это» для «Срочно, но не важно».
Сопротивляйся этому. Есть две проблемы с этим.
Во-первых, эти «правила действий» в конечном итоге влияют на то, как вы помечаете электронную почту. Если вы знаете, что должны действовать по электронной почте прямо сейчас, но у вас нет времени на это, вы обнаружите, что ваш мозг обманывает вас, чтобы неправильно его классифицировать.
Во-вторых, квадрант не всегда выполняет одно и то же действие. Делегирование задачи не всегда будет возможным вариантом. «Не срочно и не важно» не означает, что вы должны удалить его, вам может понадобиться это письмо позже.
Вместо этого доверяйте матрице Эйзенхауэра и доверяйте своей собственной способности добиться цели. Слишком сложная, сверхспецифичная система производительности — это система, которую вы в конечном итоге сбросите с помощью правила производительности Названия этих секторов фактически дают вам хорошее представление о том, что такое электронное письмо, и вы сможете принять правильное решение соответственно.
Одно золотое правило: без маркировки
Идея состоит в том, чтобы безжалостно сортировать ваши письма. , и включает в себя один акт самодисциплины — вы не можете перейти к следующему письму, не пометив тот, который вы читаете.
Это очень важно. Каждый раз, когда вы открываете письмо, вам обязательно нужно его отсортировать. Не позволяйте себе проверять следующую почту, если вы не классифицировали ее в квадранте.
Как мы уже говорили ранее, плохая сортировка — это причина, по которой ваше приложение не работает. Вам нужно сделать правильный шаг сортировки, и тогда все остальное станет на свои места.
Как атаковать ваши письма
В этом вся прелесть: как только ваш почтовый ящик отсортирован, вам на самом деле не нужно много советов о том, когда и как вам следует адресовать свою электронную почту. Что касается срочных и важных вещей, вы в конечном итоге будете обращаться к ним в тот момент, когда у вас будет свободное время.
Во всем остальном, как сказал Энди Митчелл из ActiveInbox, справиться списками дел ,
Выберите точки с низким энергопотреблением в течение дня (например, сонные полчаса после обеда) и перейдите в свой почтовый ящик, чтобы пролистать его.
Если это уже расставлено по приоритетам, можно легко добиться цели, не упустив обязательный элемент.
В конце каждого дня, действуйте на все ваши отсортированные письма, даже если вы используете приложение для смартфона. Поверьте мне, если это уже расставлено по приоритетам, вы пройдете через это вдвое меньше времени, чем в противном случае.
Это легко или сложно?
Лично я считаю метод сортировки писем по методу Эйзенхауэра самым простым, который я использовал. Это фактически сделало мой почтовый ящик намного более управляемым для меня, и я ничего не пропустил из-за этого.
Как вы думаете, эту систему легко внедрить или вам будет трудно? Скажи нам почему!
Авторы изображений: Hey Paul Studios / Flickr