Это навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи.
Это знакомая история в несовершенном мире. Вы работаете над проектом критической важности на работе. Это межведомственное дело со всей болезненной межведомственной политикой, которая с этим связана. Поскольку срок выполнения проекта приближается к завершению, вы назначаете встречу со своими коллегами. После настройки повестки дня собрания. и через два часа утомительного обсуждения вы получите согласованный график и план действий.
И тогда согласованный график не выполняется, а согласованный план действий не выполняется. Вы сердито звоните своим коллегам: «Что, черт возьми, там происходит? Это не то, что мы договорились ». Они непреклонны, они делают то, что обещали. Они убеждены, что вы тот, кто не прав. И, к сожалению, нет ничего, чтобы оспаривать их версию событий. Вы не заняли ни минуты.
К сожалению, это один из самых важных навыков, необходимых для современного рабочего места. Они позволяют вам создать установленную запись событий, согласованных всеми сторонами, что избавит вас от головной боли в дальнейшем. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании.
Не занимай минуты
Звучит нелогично, правда? Это статья о том, как занять эффективные минуты, и я говорю, что вы не должны их брать? Что это за безумие?
Чертовски трудно делать две вещи одновременно. Если вы пытаетесь отследить разговор, потратив на это минуты, вы, скорее всего, сделаете плохую работу хотя бы по одной из этих вещей. И помните, как я сказал, что минуты должны быть точным представлением событий? Они действительно то, что вы не должны испортить.
Когда вы идете на собрание, вам следует пригласить кого-то, кто не будет участником беседы, и попросить его или ее занять минуты. Таким образом, вы можете сосредоточиться на разговоре, и вы можете быть уверены, что заметки на собрании будет хорошего качества. Если вы принимаете участие в онлайн-совещании (возможно, с помощью WebEx или Google Hangouts), почему бы вам не запустить Audacity и записать разговор для дальнейшего использования?
Помните 5 W
Вспомните один из ваших уроков английского в начальной школе. Вы, вероятно, написали историю в какой-то момент, и вас учили «5 W». Чтобы освежить вашу память, это «кто», «что», «когда», «почему» и «где».
Когда вы думаете об этом, вот что такое минуты. Они создают повествование о том, что произошло или что-то произойдет. И так же, как и при составлении отчета или статьи, вам нужно добавить детали.
Итак, где у вас может быть что-то вроде этого.
Обновите WordPress до 3.7
Вы могли бы иметь что-то вроде.
Бен Смит обновит WordPress до 3.7 на следующей неделе для исправлений безопасности.
Гораздо более значимым, да?
… Но не заходи слишком далеко.
Никого не волнует, что Бен Смит только на следующей неделе обновляет WordPress 3.7, потому что на этой неделе он в отпуске на Барбадосе со своей женой и двумя детьми, но его питомец Чихуахуа Джи-Фи остается в местных питомниках, пока их нет. Почему вы положили это в свои заметки?
Да, важно принять к сведению все важные детали. Быть явным очень важно. Тем не менее, не заходите слишком далеко, когда вы записываете данные, которые никому не нужны.
Согласен на протокол
Итак, у вас есть трехчасовая встреча. Когда он закончится, торчать в конференц-зале, вероятно, будет довольно мало в списке вещей, которые вы хотели бы сделать. Вы устали. Вы хотите пить. Люди покидают офис и возвращаются домой, чтобы согреться в постели и у Америки есть талант.
Вы выходите? Нет! Если вы написали от руки свои минуты, вы идете и кропотливо набираете их. Как только вы получите их в формате, который является весьма полезным, отправьте их каждому участнику по электронной почте. Вы просите их подтвердить, что они прочитали протокол и что они довольны содержанием.
Это проясняет роль, которую должен выполнять каждый человек, а также свои обязанности, и, если у кого-то есть несогласие с официальным отчетом о событиях, они могут это исправить. Совместная встреча получается лучше из-за этого.
Выучить стенографию
В зависимости от того, кого вы спрашиваете, стенография — это или действительно отличный способ записать вещи быстро, или это форма шифрования, которая устойчива даже к любопытным глазам АНБ. Как бы вы к этому не относились, в вашем арсенале для заметок есть полезный навык.
Хотя на это довольно устрашающе смотрится, стенографию не так уж трудно проглотить. Он заменяет обычные конструкции письма символами и сокращениями, позволяя вам писать сотни слов в минуту. Об этом говорит председатель Национального совета по подготовке журналистов Ким Флетчер.
Если у вас есть стенограмма, вы можете найти цитату очень быстро. Вы входите с магнитофоном или цифровым рекордером, и если вы провели там час с вашим рекордером, у вас есть час кассеты, что займет довольно много времени.
Существует множество систем для написания стенографий, причем алфавитные системы ( AlphaHand и т. Д.) Являются одними из самых быстрых, в то время как Gregg Pre-Anniversary , Gregg Anniversary , и New Era Pitman — самый быстрый из всех. Поиграйте с несколькими и найдите тот, который вам нравится! Я обнаружил, что этот сайт невероятно полезен для устранения различий между каждой из множества методологий.
Структурируйте свои заметки
Когда вы делаете заметки, вы рисуете рабочий процесс, или вы используете полный Buzzfeed и помещаете его в список? Эффективность ваших записей полностью зависит от того, как вы структурируете информацию, которую вы записываете.
Вы записываете шаги или делаете заметки о действиях людей в будущем? Пули могут быть полезны здесь. Делаете ли вы подробные записи о событии, которое ранее произошло? Возможно, вы захотите использовать стиль, который является более абзацем по своей природе.
Чувствуя себя артистичным? Другая техника, которая может оказаться полезной, — это делать визуальные заметки. Здесь вы добавляете контекст к тексту, добавляя цвет, графику и картинки. Добавляя иллюстрации, вы можете добавить дополнительную информацию, не делая ваши заметки слишком «тяжелыми».
Наконец, вы будете рады узнать, что есть некоторые инструменты, которые делают структурирование ваших записей пустяком. У Microsoft есть куча шаблонов Microsoft Word, позволяющих проводить минуты на собрании. Они не выглядели бы неуместно на душном, «рубашко-галстукном» рабочем месте, но все же имели некоторые всплески цвета. Я также привык использовать SimpleNote за мои минуты, благодаря его чистой эстетике и встроенным резервным копиям в облаке.
Вывод
Занять минуты очень просто, и это стратегический навык для проведения эффективных собраний. встречам встречам все мы должны освоить. Есть ли у вас какие-либо полезные советы для записи заметок на собраниях? Позвольте мне знать в комментариях ниже!
Кредит Фотографии: Марк Дженсен Джон Бенсон dpstyles