Интернет

Заставьте Минуты Работать: Как Делать Эффективные Заметки во время Встречи

Заставьте Минуты Работать: Как Делать Эффективные Заметки во время Встречи

Это навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи.

Это знакомая история в несовершенном мире. Вы работаете над проектом критической важности на работе. Это межведомственное дело со всей болезненной межведомственной политикой, которая с этим связана. Поскольку срок выполнения проекта приближается к завершению, вы назначаете встречу со своими коллегами. После настройки повестки дня собрания. и через два часа утомительного обсуждения вы получите согласованный график и план действий.

И тогда согласованный график не выполняется, а согласованный план действий не выполняется. Вы сердито звоните своим коллегам: «Что, черт возьми, там происходит? Это не то, что мы договорились ». Они непреклонны, они делают то, что обещали. Они убеждены, что вы тот, кто не прав. И, к сожалению, нет ничего, чтобы оспаривать их версию событий. Вы не заняли ни минуты.

К сожалению, это один из самых важных навыков, необходимых для современного рабочего места. Они позволяют вам создать установленную запись событий, согласованных всеми сторонами, что избавит вас от головной боли в дальнейшем. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании.

Не занимай минуты

Звучит нелогично, правда? Это статья о том, как занять эффективные минуты, и я говорю, что вы не должны их брать? Что это за безумие?

Встреча-полиция

Чертовски трудно делать две вещи одновременно. Если вы пытаетесь отследить разговор, потратив на это минуты, вы, скорее всего, сделаете плохую работу хотя бы по одной из этих вещей. И помните, как я сказал, что минуты должны быть точным представлением событий? Они действительно то, что вы не должны испортить.

Когда вы идете на собрание, вам следует пригласить кого-то, кто не будет участником беседы, и попросить его или ее занять минуты. Таким образом, вы можете сосредоточиться на разговоре, и вы можете быть уверены, что заметки на собрании будет хорошего качества. Если вы принимаете участие в онлайн-совещании (возможно, с помощью WebEx или Google Hangouts), почему бы вам не запустить Audacity и записать разговор для дальнейшего использования?

Помните 5 W

Вспомните один из ваших уроков английского в начальной школе. Вы, вероятно, написали историю в какой-то момент, и вас учили «5 W». Чтобы освежить вашу память, это «кто», «что», «когда», «почему» и «где».

Когда вы думаете об этом, вот что такое минуты. Они создают повествование о том, что произошло или что-то произойдет. И так же, как и при составлении отчета или статьи, вам нужно добавить детали.

Итак, где у вас может быть что-то вроде этого.

Обновите WordPress до 3.7

Вы могли бы иметь что-то вроде.

Бен Смит обновит WordPress до 3.7 на следующей неделе для исправлений безопасности.

Гораздо более значимым, да?

… Но не заходи слишком далеко.

Никого не волнует, что Бен Смит только на следующей неделе обновляет WordPress 3.7, потому что на этой неделе он в отпуске на Барбадосе со своей женой и двумя детьми, но его питомец Чихуахуа Джи-Фи остается в местных питомниках, пока их нет. Почему вы положили это в свои заметки?

Да, важно принять к сведению все важные детали. Быть явным очень важно. Тем не менее, не заходите слишком далеко, когда вы записываете данные, которые никому не нужны.

Согласен на протокол

Итак, у вас есть трехчасовая встреча. Когда он закончится, торчать в конференц-зале, вероятно, будет довольно мало в списке вещей, которые вы хотели бы сделать. Вы устали. Вы хотите пить. Люди покидают офис и возвращаются домой, чтобы согреться в постели и у Америки есть талант.

Задняя камера

Вы выходите? Нет! Если вы написали от руки свои минуты, вы идете и кропотливо набираете их. Как только вы получите их в формате, который является весьма полезным, отправьте их каждому участнику по электронной почте. Вы просите их подтвердить, что они прочитали протокол и что они довольны содержанием.

Это проясняет роль, которую должен выполнять каждый человек, а также свои обязанности, и, если у кого-то есть несогласие с официальным отчетом о событиях, они могут это исправить. Совместная встреча получается лучше из-за этого.

Выучить стенографию

В зависимости от того, кого вы спрашиваете, стенография — это или действительно отличный способ записать вещи быстро, или это форма шифрования, которая устойчива даже к любопытным глазам АНБ. Как бы вы к этому не относились, в вашем арсенале для заметок есть полезный навык.

Хотя на это довольно устрашающе смотрится, стенографию не так уж трудно проглотить. Он заменяет обычные конструкции письма символами и сокращениями, позволяя вам писать сотни слов в минуту. Об этом говорит председатель Национального совета по подготовке журналистов Ким Флетчер.

Если у вас есть стенограмма, вы можете найти цитату очень быстро. Вы входите с магнитофоном или цифровым рекордером, и если вы провели там час с вашим рекордером, у вас есть час кассеты, что займет довольно много времени.

Существует множество систем для написания стенографий, причем алфавитные системы ( AlphaHand и т. Д.) Являются одними из самых быстрых, в то время как Gregg Pre-Anniversary , Gregg Anniversary , и New Era Pitman — самый быстрый из всех. Поиграйте с несколькими и найдите тот, который вам нравится! Я обнаружил, что этот сайт невероятно полезен для устранения различий между каждой из множества методологий.

Структурируйте свои заметки

Когда вы делаете заметки, вы рисуете рабочий процесс, или вы используете полный Buzzfeed и помещаете его в список? Эффективность ваших записей полностью зависит от того, как вы структурируете информацию, которую вы записываете.

Вы записываете шаги или делаете заметки о действиях людей в будущем? Пули могут быть полезны здесь. Делаете ли вы подробные записи о событии, которое ранее произошло? Возможно, вы захотите использовать стиль, который является более абзацем по своей природе.

Чувствуя себя артистичным? Другая техника, которая может оказаться полезной, — это делать визуальные заметки. Здесь вы добавляете контекст к тексту, добавляя цвет, графику и картинки. Добавляя иллюстрации, вы можете добавить дополнительную информацию, не делая ваши заметки слишком «тяжелыми».

Наконец, вы будете рады узнать, что есть некоторые инструменты, которые делают структурирование ваших записей пустяком. У Microsoft есть куча шаблонов Microsoft Word, позволяющих проводить минуты на собрании. Они не выглядели бы неуместно на душном, «рубашко-галстукном» рабочем месте, но все же имели некоторые всплески цвета. Я также привык использовать SimpleNote за мои минуты, благодаря его чистой эстетике и встроенным резервным копиям в облаке.

Вывод

Занять минуты очень просто, и это стратегический навык для проведения эффективных собраний. встречам встречам все мы должны освоить. Есть ли у вас какие-либо полезные советы для записи заметок на собраниях? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Кредит Фотографии: Марк Дженсен Джон Бенсон dpstyles

Похожие посты
Интернет

Google Store Лучшие предложения

Интернет

Руководство по специальному режиму в сети

Интернет

10 советов по безопасности беспроводной домашней сети

Интернет

САН против НАН