Используете ли вы Numbers на своем Mac для отслеживания, регистрации, манипулирования и анализа данных? Знаете ли вы это или нет, приложение предлагает несколько встроенных инструментов, которые помогут вам лучше обрабатывать ваши данные.
Вы можете убрать калькулятор и перестать тратить часы на ручную работу. Мы здесь, чтобы показать вам, как использовать формулы и функции в Numbers для упрощения работы с вашими данными.
Использование редактора формул
Прежде чем приступить к вставке формул и функций в Numbers, важно ознакомиться с Редактором формул.
Чтобы сделать это легко, щелкните ячейку, в которую вы хотите добавить формулу или функцию, и введите знак равенства . Это все, что нужно, чтобы открыть редактор. Вы также можете нажать Вставить > Новая формула на панели инструментов, что также откроет Браузер функций (о котором мы поговорим позже).
Вы можете перемещать редактор формул, перетаскивая левую сторону, и изменяя его размер, перетаскивая с одного из краев двухстороннюю стрелку.
Вы можете нажать на ячейку или перетащить диапазон ячеек, которые вы хотите в своей формуле, и они появятся в редакторе. Вы также можете использовать арифметические операторы для сложения, вычитания, умножения и деления. И, конечно же, вы можете вводить числа с десятичными знаками или без них.
Вы нажмете на зеленую галочку, когда закончите работу с редактором и захотите применить свою формулу. И если вы передумаете, нажмите X в красном, чтобы закрыть его без сохранения каких-либо изменений.
Быстрые и простые формулы
Для удобства Numbers предлагает некоторые базовые формулы, которые вам не нужно вводить вручную.
Выберите ячейку, в которой вы хотите использовать формулу. Нажмите кнопку « Вставить» на панели инструментов и выберите сумму, среднее, минимальное, максимальное, количество или продукт.
Числа сделают правильное предположение на основе данных в вашем листе, для которых будут использоваться ячейки, и выделите их для вас. И довольно часто Числа верны, но не всегда. Если выделенные ячейки верны, нажмите клавишу Return, чтобы применить формулу.
Если выделенные ячейки не те, которые вы хотите использовать, щелкните ячейку, содержащую формулу, и откроется редактор формул. Затем выберите правильные ячейки, чтобы они отображались в редакторе. Чтобы завершить формулу, нажмите галочку, чтобы применить ее.
Более полезные формулы и функции
Если основных формул или функций, которые мы упомянули до сих пор, просто недостаточно для того, что вы хотели бы сделать, у нас есть несколько других полезных способов работы с вашими данными.
Сравнить значения
Вы можете использовать операторы сравнения, чтобы увидеть, равны ли значения в ячейках, больше, меньше или не равны. Результаты формулы будут отображаться как True или False. Это полезно, если вы хотите сравнить продажи, доходы или расходы по месяцам или годам.
В нашем примере мы хотим увидеть, больше или равны ли наши продажи с января этого года предыдущему году.
- Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить формулу, и откройте редактор формул.
- Нажмите на первую ячейку для формулы.
- Введите оператор сравнения. Если больше или равно, введите <=.
- Нажмите на вторую ячейку для формулы.
- Нажмите на галочку или нажмите клавишу возврата .
В нашем примере вы можете видеть, что наши продажи за январь на самом деле больше или равны прошлому году с результатом «True» в ячейке формулы.
Разделить текст
Вы можете разделить строки текста, если у вас есть больше информации, чем вам нужно, или вы хотите извлечь определенные данные, используя правую и левую функции. Это полезно для извлечения кодов городов из телефонных номеров, штатов из городов или почтовых индексов из адресных строк.
Для этого примера у нас есть электронная таблица, в которой данные содержат как город, так и двухбуквенное сокращение штата для клиента, как в Чикаго, штат Иллинойс. Мы хотим вытащить государство для каждого человека в отдельное поле.
- Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить формулу, и откройте редактор формул.
- Откройте Браузер функций, нажав кнопку Формат в правом верхнем углу.
- Найдите «Right», выберите его в списке и нажмите « Insert Function» .
- В редакторе формул нажмите «исходная строка», а затем щелкните ячейку с данными.
- Справа в редакторе нажмите «длина строки» и введите число 2.
- Нажмите на галочку, чтобы применить формулу.
Эта формула вытаскивает два символа (шаг 5) с правой стороны строки (шаг 3). Применяя эту формулу к нашему столбцу, мы теперь можем видеть только аббревиатуру штата для каждого клиента.
Удалить лишние пробелы
Если данные в вашей электронной таблице взяты из базы данных, они не всегда могут быть отформатированы так, как вам нужно. Используя приведенный выше пример таблицы клиента, вы можете указать имя и фамилию клиента с слишком большим количеством пробелов между ними. Это может вызвать проблемы для автоматических электронных писем или даже почтовых слияний, использующих эти имена.
С помощью функции обрезки по числам мы можем автоматически удалить эти лишние пробелы одним махом.
- Выберите ячейку, в которой вы хотите формулу, и откройте редактор формул и браузер функций.
- Найдите «Trim», выберите его в списке и нажмите « Вставить функцию» .
- В редакторе формул нажмите «исходная строка», а затем щелкните ячейку с данными.
- Нажмите на галочку, чтобы применить формулу.
Теперь у нас есть хороший и чистый список имен наших клиентов без лишних пробелов, чтобы нанести ущерб нашему другому программному обеспечению.
Объединение данных
Может быть, ваша ситуация обратная вышеописанной. У вас могут быть данные в двух разных ячейках, которые вы хотите объединить в одну. Вы можете сделать это как с числами, так и с текстом, используя функцию Concatenate.
Предположим, что в полученных нами данных имена и фамилии клиентов разделены на две разные ячейки. Наше программное обеспечение электронной почты требует, чтобы эти имена были вместе.
- Выберите ячейку, в которой вы хотите формулу, и откройте редактор формул и браузер функций.
- Выполните поиск «Объединить», выберите его в списке и нажмите « Вставить функцию» .
- Нажмите «строка», затем щелкните ячейку с именем и вставьте запятую.
- Добавьте начальные и конечные кавычки с пробелом в центре (»«) и вставьте запятую.
- Нажмите на ячейку с фамилией.
- Нажмите на галочку, чтобы применить формулу.
Вот и мы! У нас есть столбец с именами и фамилиями наших клиентов вместо того, чтобы распределять их по разным ячейкам.
Преобразовать в обычный текст
Еще одна функция в Numbers, которая может оказаться очень полезной, особенно при получении данных из различных источников, — это функция Plaintext. Возможно, в вашей таблице есть текст и цифры, которые отформатированы в расширенный текст. Экземпляры могут включать ссылки, которые можно нажимать, и имена, выделенные жирным шрифтом, курсивом или подчеркнутыми.
Используя функцию простого текста, вы можете сократить ваши данные до простого простого текста.
- Выберите ячейку, в которой вы хотите формулу, и откройте редактор формул и браузер функций.
- Найдите «Открытый текст», выберите его в списке и нажмите « Вставить функцию» .
- Нажмите «Исходная строка», а затем щелкните ячейку с данными.
- Нажмите на галочку, чтобы применить формулу.
Затем вы должны увидеть свои данные без необычного форматированного текста, HTML или другого форматирования.
Скопируйте свои формулы и функции
С примерами, которые мы показали вам здесь, вы, скорее всего, захотите применить формулу или функцию к более чем одной ячейке. Таким образом, вы можете легко перетаскивать свою формулу в соседние ячейки в строках или столбцах, в зависимости от того, как выстроены ваши данные.
Выберите ячейку с формулой, которую вы хотите скопировать. Когда вы увидите желтую точку на границе ячейки, щелкните ее и перетащите в ячейки, в которые вы хотите скопировать и отпустить.
Эта формула или функция должна не только копироваться в эти ячейки, но и немедленно применяться к соответствующим данным.
Более простые способы анализа данных в цифрах
Управлять данными и анализировать их в электронных таблицах Numbers можно гораздо проще с помощью формул и функций. Для обработки чисел и текста попробуйте эти формулы и изучите некоторые из других встроенных функций, предлагаемых Numbers. Вы просто никогда не знаете, какая из них может быть огромной помощью, пока не протестируете это.
Для получения дополнительной помощи по Numbers посмотрите, как создавать интерактивные диаграммы. или используйте условное форматирование