Удивительное руководство по автоматизации для пользователей Mac

Являются ли интеллектуальные функции автоматизации Apple довольно новыми для вас? Ни в коем случае не чувствуйте себя ущемленными тем, что вы собираетесь выучить. Я объясню эти функции с помощью четкого пошагового процесса с снимками экрана почти на каждой странице. В этом руководстве представлены практические примеры, которые обычные пользователи Mac могут включить в свой рабочий процесс. Следуя пошаговым инструкциям по созданию смарт-папок, списков воспроизведения, альбомов, почтовых ящиков и рабочих процессов, вы быстро начнете создавать автоматизацию, соответствующую вашим конкретным потребностям.

Работая с главами этого руководства, не стесняйтесь присылать мне вопросы по электронной почте, которые вам не понятны.

Вам не нужно начинать с первой главы, чтобы начать использовать эту электронную книгу. Если вы большой пользователь iTunes, вы можете начать с этой главы. Если вы хотите лучше организовать свою библиотеку iPhoto, начните с главы 3. Вы увидите, что настройка автоматизации в каждом из приложений Mac, представленных в этом руководстве, очень похожа друг на друга.

Получайте удовольствие, работая с этим руководством, и продолжайте посещать .com, чтобы узнать о лучших и новейших компьютерных и интернет-технологиях.

Как создать смарт-папки

Mac Finder, вероятно, является одним из наиболее часто используемых приложений на вашем Mac. Это место, где вы храните, перемещаетесь и размещаете почти весь контент (например, документы, изображения и музыкальные файлы) на вашем жестком диске.

Чем больше элементов вы добавляете на свой компьютер, тем сложнее найти файлы, когда они вам нужны. Вот почему Apple разработала так называемые «умные папки», которые в основном состоят из набора файлов, основанных на наборе критериев поиска.

Когда вы устанавливаете Mac OS X на свой Mac, он включает набор смарт-папок, уже настроенных для вас.

Набор смарт-папок по умолчанию

Если вы никогда не нажимали на эти смарт-папки, откройте окно Finder и прокрутите до нижней части боковой панели. Затем вы должны увидеть набор фиолетовых папок, а также те, которые имеют значок часов. Это смарт-папки.

Нажмите на папку с именем «Сегодня». Он состоит из всех файлов, которые вы создали в текущий день. Эта папка полезна, если вы забыли, где вы сохранили файл, или если вы хотите быстро получить к нему доступ без необходимости открывать две или более папок, чтобы найти файл. То же самое касается смарт-папок «Вчера» и «Прошедшая неделя».

Скрытые файлы

Когда вы открываете эти папки в Finder, основываясь на критериях, установленных для них, результаты поиска, вероятно, также будут включать скрытые файлы, которые вы обычно не видите. Не удаляйте и не изменяйте эти файлы, если у вас нет для этого особой причины. Чтобы эти файлы не отображались, вам нужно изменить критерии поиска, чтобы исключить их. Подробнее об этом позже.

Как создать собственную смарт-папку

Самая большая проблема при создании смарт-папок — это выяснить, какие критерии вам нужны для того типа поиска, который вы хотите выполнить. Чем ближе вы станете знакомы с параметрами поиска для интеллектуальных папок, тем проще будет их создавать.

Итак, давайте создадим умную папку.

Выберите «Файл»> «Новая смарт-папка».

В окне Finder выберите «Файл»> «Новая смарт-папка».

Настройка правил смарт-папок

Нажмите на кнопку + в дальнем правом углу окна поиска. Обратите внимание, что поиск будет основан на всем содержимом вашего Mac. Позже я покажу вам, как проводить поиск в одной папке.

1. Первое всплывающее меню состоит из набора атрибутов для типов элементов, которые вы хотите найти. Эти атрибуты включают в себя имя файла, тип файла, дату создания и т. Д. Для этого урока мы будем использовать Имя, которое относится к имени файла.
2. Теперь нажмите на второе всплывающее меню, чтобы уточнить поиск, выбрав «заканчивается».
3. Мы будем искать файлы Microsoft Word, поэтому в текстовом поле введите «docx» — без кавычек. Если на вашем компьютере есть файлы Word, они должны автоматически появиться в этой смарт-папке. Если у вас нет файлов Word, вы можете ввести «rtf» для файлов TextEdit или «pages» для файлов Pages.

Критерии поиска для этой смарт-папки ищут и собирают документы Word в одну папку, хотя сами документы могут быть сохранены в разных папках на жестком диске.

На данный момент вы можете сохранить критерии для этой смарт-папки, но давайте добавим другие критерии для уточнения поиска.

Добавить еще один критерий

1. Нажмите кнопку +, чтобы добавить другой набор критериев.
2. Нажмите первое всплывающее меню и выберите «Дата создания».
3. Нажмите второе всплывающее меню и выберите «на этой неделе».

Теперь наша интеллектуальная папка будет фильтровать документы Word, созданные с начала недели.

Мы можем установить множество критериев для этой смарт-папки; все зависит от ваших потребностей. Не стесняйтесь настраивать поиск по своему усмотрению.

Теперь давайте сохраним смарт-папку.

Сохранение смарт-папки

Вы можете сохранять результаты поиска / смарт-папки в любом месте, но папка по умолчанию для них находится в разделе Домашняя страница> Библиотека> Сохраненные поиски

Не забудьте дать вашему поиску название. В нижней части диалогового окна «Сохранить» есть флажок «Добавить в боковую панель». Возможно, вы захотите оставить флажок, чтобы вы могли легко получить к нему доступ без необходимости открывать его с папкой библиотеки.

Редактировать / Удалить смарт-папку

Вы можете вручную перетащить смарт-папки в любом порядке. Вы также можете редактировать, переименовывать или удалять смарт-папки, щелкая правой кнопкой мыши или удерживая клавишу Control, щелкая папку и выбирая, что вы хотите сделать из контекстного меню.

Другие критерии поиска

Вы можете найти дополнительные критерии поиска, специфичные для различных приложений на вашем Mac, выбрав «Другое» в первом всплывающем меню.


Сканируйте эти атрибуты поиска, чтобы увидеть, применимы ли какие-либо из них к типу файлов и элементов, которые вы часто ищете на своем компьютере.

Папки для поиска образцов

Ниже приведены скриншоты образцов смарт-папок. Используйте эти идеи для создания смарт-папок для ваших уникальных потребностей.

Недавно использованные приложения

Я использую эту смарт-папку, чтобы найти приложения, которые я недавно использовал.

PDF-файлы, относящиеся к фотографии

Этот критерий поиска ищет файлы PDF, содержащие слово «фотография». У меня на жестком диске сотни файлов PDF, и эта интеллектуальная папка — это быстрый способ найти файлы PDF, относящиеся к определенной теме.

Последние файлы JPEG

Это правило поиска относится к недавно открытым файлам JPEG, таким как файлы, снятые вашей цифровой камерой.

Недавний поиск фотошопа

Это пример критерия поиска, который ищет файлы, созданные в Adobe Photoshop. Критерии могут быть установлены для любого приложения: просто найдите стандартное расширение файла этой программы (например, «.psd» для Photoshop или «.docx» для Word.)

Создание смарт-плейлистов в iTunes

Из-за популярности мобильных устройств Apple (включая iPhone, iPad и все различные модели iPod) его медиаплеер iTunes является одним из наиболее часто используемых приложений Apple.

iTunes — это не просто MP3-плеер; он также играет фильмы, подкасты и аудиокниги. Он даже может хранить PDF-файлы и электронные книги.

Когда ваша медиатека iTunes начинает наполняться тысячами медиафайлов, функция Smart Playlist от Apple — лучший способ управлять ими и получать к ним доступ. Как только вы научитесь создавать и использовать Smart Playlists, вам захочется создать несколько десятков из них, потому что они фактически выполняют работу по поиску и фильтрации медиафайлов и помещают их в плейлисты для вас.

Обычные, неавтоматизированные плейлисты полезны, но умные плейлисты могут быть похожи на персонального диджея. Они ищут во всех ваших музыкальных файлах треки, которые вы предпочитаете больше всего, или те, которые вы не проигрывали в течение последних трех месяцев. Вряд ли есть ограничение на тип критериев поиска, которые вы можете установить.

Примечание: снимки экрана для этой главы основаны на iTunes 9. В середине написания этого руководства Apple выпустила iTunes 10. Хотя в самом последнем обновлении появилось много новых функций, функции Smart Playlists такие же.

Создать новый смарт-плейлист

Подобно другим приложениям, использующим интеллектуальную автоматизацию, вы можете создавать смарт-плейлисты, выбрав в iTunes «Файл»> «Новый смарт-плейлист».

Критерии поиска для смарт-плейлистов

Вы заметите, что существуют десятки атрибутов, по которым можно строить критерии поиска. С помощью смарт-плейлистов iTunes вы можете выполнять логический поиск, чего нельзя делать с Finder Smart Folders. Булевы критерии означают, что вы можете включать операторы AND, OR и NOT, что позволяет выполнять сложный поиск.

Вот разбивка элементов в диалоговом окне «Умные списки воспроизведения».

1. Если флажок «Соответствовать следующему правилу» установлен, это означает, что все установленные вами правила должны применяться. Если этот флажок снят, это означает, что должны применяться одно или несколько правил в критериях поиска.
2. Этот первый набор атрибутов состоит из информации о мультимедийных файлах в медиатеке iTunes, включая названия песен, имя исполнителя, рейтинги, жанр и счетчик воспроизведения.
3. Второй набор атрибутов состоит из способов, которыми вы можете ограничить свой поиск. Поле ввода также используется для уточнения поиска. Аналогично, атрибуты ниже первого набора используются для дальнейшего определения ваших критериев поиска.

Если вы никогда не создавали смарт-плейлист, приведенная выше информация будет иметь смысл после выполнения следующих примеров. Давайте приготовимся повеселиться!

Любимый жанр Умный плейлист

1. В первом всплывающем меню выберите «Жанр». Во втором выберите «is». В третьем текстовом поле введите «R & B» или любой другой ваш любимый жанр.
2. Оставьте флажок «Обновление в реальном времени» установленным. Это означает, что новые песни, добавленные в вашу медиатеку iTunes, соответствующие этим критериям, автоматически появятся в этом интеллектуальном плейлисте.
3. Нажмите ОК

Умный плейлист всех ваших песен R & B

В боковой панели вашего iTunes вы увидите Smart Playlist из всех ваших песен R & B. Вы можете нажать на название Smart Playlist и изменить его, если хотите.

Теперь давайте вернемся и создадим аналогичный Smart Playlist, в котором критерий поиска более точен.

Недавно сыгранные R & B

Допустим, вы играли набор недавно купленных песен R & B и хотите снова их воспроизвести, не просматривая свою медиатеку iTunes. Возможно, вы даже захотите скопировать этот смарт-плейлист на ваш iPhone или iPod touch, чтобы вы могли воспроизводить его на ходу.

Создайте новый Smart Playlist или отредактируйте тот, который вы только что создали. Чтобы отредактировать существующий Smart Playlist, выберите список на боковой панели iTunes и выберите «Файл»> «Изменить Smart Playlist». Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши или удерживать нажатой клавишу «Control» на Smart Playlist и выбрать во всплывающем меню «Edit Smart Playlist».

1. Используйте критерии из первого умного плейлиста, который мы сделали выше, затем нажмите кнопку +.
2. Во втором наборе критериев выберите следующие атрибуты: «Последние сыгранные»> за последние> 2 недели.
3. Необязательно: установите флажок «Ограничить до 25 элементов» и выберите во всплывающем меню пункт «Самые последние воспроизведенные».
4. Необязательно: Установите флажок «Соответствовать только отмеченным элементам», если вы хотите, чтобы этот список Smart Playlist воспроизводил только те песни, которые вы отметили для автоматического воспроизведения.
5. Необязательно: установите флажок «Обновление в режиме реального времени», если хотите, чтобы список воспроизведения автоматически обновлялся.

Рейтинги и количество игр

Критерии для многих смарт-плейлистов, которые вы хотите создать, будут зависеть от ваших файлов iTunes, имеющих определенную информацию о треках и альбомах. Кроме того, чем больше вы оцениваете и воспроизводите треки, тем больше типов интеллектуальных списков воспроизведения вы можете создать.

Информация о треке

Когда вы покупаете и загружаете мультимедийные файлы из iTunes Store или других установленных сайтов, эти файлы обычно отслеживают имя, исполнителя (исполнителей), год, жанр и т. Д. Возможно, вам придется вручную добавить эту информацию для файлов, которые вы импортируете в свой файл. библиотека из других источников.

Для некоторых пользователей iTunes оценка песен может быть большой проблемой, но я советую вам хотя бы оценить ваши любимые песни. Когда играет любимый трек, дайте ему 5-звездочный рейтинг.

Если вы воспроизводите треки в iTunes в течение нескольких месяцев, вы можете создать смарт-плейлист, который будет искать все ваши часто воспроизводимые треки, которым вы могли бы присвоить 5 звезд.

Дело в том, что чем больше информации в ваших треках iTunes содержит больше типов «умных» списков воспроизведения, которые вы можете создать.

Образцы умных плейлистов

Варианты создания iTunes Smart Playlists могут быть как простыми, так и сложными. Вам понадобятся смарт-плейлисты, которые помогут вам упорядочить вашу медиатеку iTunes, а также смарт-плейлисты, которые помогут поддерживать ваши мобильные устройства Apple в курсе новой и любимой музыки.

Смарт-плейлисты также могут быть вашими личными диджеями: они могут, например, доставлять случайные треки из вашего списка избранных.

Ниже приведены некоторые примеры Smart Playlists, чтобы вы могли подумать о возможностях. Помните, что смарт-плейлисты могут создаваться для любых типов медиафайлов в медиатеке iTunes, включая файлы фильмов и электронных книг.

Песни старой школы

Этот смарт-плейлист будет содержать 25 случайных песен, созданных в 1970-х годах или в любое другое время. Этот поиск требует, чтобы медиа дорожки в вашей библиотеке включали соответствующие даты выпуска.

Примечание. Подобные списки Smart Playlist на самом деле не обновляются и не обновляются автоматически. Вы должны вручную удалить песни из списков воспроизведения, чтобы обновить их. Песни, удаленные из смарт-плейлистов, не удаляются из медиатеки iTunes; они просто удаляются из плейлиста и заменяются новыми треками.

Вот несколько способов сделать это:

Обновление смарт-плейлиста: метод 1

Чтобы удалить песни из Smart Playlist, нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать все песни, а затем нажмите клавишу Delete. Этот процесс удаляет только песни из смарт-плейлистов, а не из медиатеки iTunes. После их удаления появится новый набор песен.

Обновление смарт-плейлиста: метод 2

Еще один способ обновить Smart Playlist: добавить атрибут или правило, которое приводит к удалению и замене песен. Например, в этом расширенном смарт-плейлисте остаются только песни, которые не воспроизводились за последние 30 дней.

Обновление смарт-плейлиста: метод 3

Третий метод: добавьте атрибут количества игр. Это означает, что в список будут включены только песни с количеством воспроизведения менее 5. Как только песня будет воспроизведена более 5 раз, она будет заменена.

Неигранные фавориты

Этот смарт-плейлист включает в себя любимые песни, которые вы не играли в течение последних 14 дней.

Клип

Этот смарт-плейлист собирает и обновляет все музыкальные видео, которые вы импортируете в свою медиатеку iTunes. Вы можете создавать похожие Smart Playlists для всех ваших медиа-жанров.

Не играл в течение 3 месяцев

Всякий раз, когда я думаю, что мне нужно купить больше музыки, я проверяю этот Smart Playlist, чтобы увидеть, сколько джазовых песен я не играл за последнее время. Этот плейлист позволяет мне понять, что, возможно, мне пока не нужно покупать новые песни.

Недавно загруженные подкасты

Если вы любитель подкастов, этот Smart Playlist будет включать подкасты, загруженные за последнюю неделю.

Длинные или короткие песни

Если у вас есть настроение проигрывать очень длинные или очень короткие песни, попробуйте этот Smart Playlist.

Пропущенные треки

iTunes может отслеживать пропущенные вами песни, то есть треки, которые вы проигрывали не менее двух секунд, но не дольше двадцати секунд. Это полезный способ найти песни, которые вам больше не интересны. Вы можете оценить эти песни на несколько звезд или удалить их все вместе.

Романтические песни

В романтическом настроении? Этот интеллектуальный список воспроизведения выполняет поиск названий песен, содержащих слово «ты», которое часто включается в романтические песни. Если вы хотите быть более точным, вы можете обозначить альбомы и треки как «романтичные».

Альбомы Missing Artwork

Этот смарт-плейлист будет держать вас в курсе, в каких альбомах или плейлистах отсутствует обложка альбома.

Создание умных альбомов в iPhoto

Смарт-альбомы — лучший способ управлять своими фотографиями в библиотеке iPhoto и получать к ним доступ. Лично я предпочитаю Умные Альбомы по сравнению с функциями iPhoto «Лица и Места». С помощью «Умных альбомов» вы можете настроить правила для точного поиска и представления нужных фотографий. Добавляя ключевые слова, заголовки и рейтинги к импортированным изображениям, вы можете создавать мощные смарт-альбомы, которые помогут вам быстрее находить фотографии.

Если вы создали смарт-плейлисты и смарт-папки, то вы в значительной степени знаете, как создавать смарт-альбомы в iPhoto. Процесс такой же.

Давайте создадим пример умного альбома.

Новый Умный Альбом

Нажмите Файл> Новый смарт-альбом. В раскрывающейся палитре вы увидите знакомый набор условий. Мы начнем с простого Smart Album.

Вы, без сомнения, импортировали сотни, если не тысячи фотографий, в свою библиотеку iPhoto, но обычно вы хотите похвастаться только своими избранными. Этот умный альбом полезен именно для этого, особенно когда вы собираете слайд-шоу, фотокнигу, веб-галерею или что-то еще.

Для этого Smart Album выберите «My Rating» в первом всплывающем меню, «is» во втором и добавьте 5 звездочек. Вот и все. Если вы оценили свои фотографии, этот умный альбом соберет все ваши лучшие фотографии в один альбом.

Но подождите, мы можем еще больше сузить поиск по типу фотографий, которые мы хотим включить.

Любимые Праздничные Фотографии

Если вы применяете ключевые слова к своим фотографиям, вы можете создавать смарт-альбомы для каждого из основных ключевых слов, таких как «праздничные» фотографии, «дни рождения», отдельные члены семьи и «отпускные» снимки. После того как вы импортируете ключевые слова к изображениям, вам понадобится всего несколько минут, а когда вы это сделаете, вы сможете лучше использовать автоматизацию Smart Album в iPhoto.

Модель камеры

Если вы используете более одной камеры, есть атрибут Camera Model, который вы можете использовать для сбора всех фотографий, снятых каждой из ваших камер. Это действительно полезно для сбора всех ваших изображений с камеры iPhone.

Чтобы создать этот смарт-альбом, выберите «Camera Model» в первом всплывающем меню и «is» во втором. После этого iPhoto проверит вашу библиотеку iPhoto и определит модели цифровых камер для фотографий, которые вы импортировали в iPhoto. Выберите свою модель, чтобы создать свой умный альбом.

Образец iPhoto Smart Albums

Фотографии отпуска

День рождения Фотографии

Недавние Избранное

Условие «Дата» относится к дате, когда были сделаны фотографии, а не к тому дню, когда они были импортированы в вашу библиотеку iPhoto. Этот умный альбом полезен для получения любимых последних фотографий.

Фотографии без звезд

Как и в случае с треками iTunes, неплохо бы привыкнуть оценивать изображения после их импорта. Даже если вы не хотите тратить время на оценку их всех, по крайней мере присвойте лучшим изображениям 5-звездочный рейтинг, а вашим наименее избранным — 1. Или оставьте плохо снятые фотографии без оценок, чтобы впоследствии вы могли их удалить, если ваша библиотека iPhoto становится раздутым Подобный Умный Альбом можно сделать для фотографий без названия и без тегов (без ключевых слов).

RAW Фотографии

RAW-фотографии обычно представляют собой очень большие файлы, поэтому рекомендуется отслеживать их в смарт-альбоме.

Неотредактированные фотографии

Если вы заинтересованы в редактировании своих изображений, это полезный умный альбом для сбора неотредактированных фотографий. Конечно, вы можете добавить условия для фотографий, снятых в определенный день или из определенного альбома.

Фотографии объектива 50 мм

Если у вас есть специальный объектив, с которым вам нравится снимать, этот умный альбом отлично подходит для сбора фотографий, снятых с определенным фокусным расстоянием.

Как создать умные почтовые ящики

У большинства из нас есть отношения любви / ненависти с нашим почтовым ящиком. Нам нравится скорость и эффективность отправки и получения электронных писем, но мы ненавидим бесчисленные (часто спам) сообщения, которые мы получаем ежедневно. Создание умных почтовых ящиков и почтовых правил является одним из решений проблемы управления почтовыми сообщениями.

Умные почтовые ящики собирают сообщения электронной почты на основе условий, которые вы для них создали. Умные почтовые ящики являются полезным способом автоматического управления, фильтрации и доступа к вашим сообщениям. Вы можете использовать Smart Mailboxes, чтобы расставить приоритеты, какие сообщения вы будете читать первыми, а какие отправлять прямо в корзину.

Аналогично, в программе Apple Mail есть возможность настроить автоматические почтовые правила для входящих сообщений.

Давайте сначала узнаем, как настроить Smart Mailbox.

Новый умный почтовый ящик

В Mail выберите «Почтовый ящик»> «Новый Smart Mailbox». Обратите внимание, что есть также пункт меню «Новый почтовый ящик». Обычный почтовый ящик требует, чтобы вы добавляли в них сообщения вручную, тогда как Smart Mailboxes автоматически собирает сообщения в соответствии с заданными для них условиями.

Непрочитанная почта сегодня

Наш первый Smart Mailbox будет собирать непрочитанную почту за текущий день.

1. В первом всплывающем меню выберите «Дата получения», а во втором меню выберите «сегодня».
2. Нажмите кнопку добавления (+), чтобы добавить еще одно условие.
3. Во всплывающем меню выберите «Сообщение не прочитано»
4. Выберите «все», поэтому должны соблюдаться оба условия
5. Если вы хотите включить текущие сообщения, которые были отправлены в корзину, и сообщения в ваших отправленных почтовых ящиках, установите флажки.

Ваш новый Smart Mailbox появится на боковой панели под Smart Mailboxes. Как видите, все Smart Mailboxes используют фиолетовый значок папки с изображением шестеренки посередине. Обычные почтовые ящики используют синие значки папок.

Редактирование умных почтовых ящиков

Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши или удерживать нажатой клавишу Control смарт-почтовый ящик и изменить его условия, переименовать или удалить все вместе.

Умный почтовый ящик отправителя

Вы, несомненно, получаете электронные письма от отдельных членов семьи, друзей или компаний, к которым вы хотели бы быстро получить доступ в папке. Умный почтовый ящик может собирать эти сообщения для вас, и вы можете быстро создать умный почтовый ящик, выполнив всего несколько шагов, чем описано в руководстве с инструкциями выше. Вот как:

1. Выберите сообщения от кого-то или какой-либо компании, для которой вы хотите создать Smart Mailbox.
2. Щелкните правой кнопкой или удерживая клавишу «Control» на адресе электронной почты отправителя и выберите «Создать Smart Mailbox» в контекстном меню.

Появится Smart Mailbox с настроенным для вас условием «От». Возможно, вы захотите изменить второе всплывающее меню на «Равно», если вы думаете, что другой адрес электронной почты может содержать то же имя или часть имени для адреса, на котором вы основываете Smart Mailbox.

Дополнительные условия

Вы можете добавить другое условие для сообщений, отправленных указанному отправителю. Для этого нажмите кнопку «Добавить» (+) и выберите «Любой получатель» во всплывающем меню, а затем скопируйте и вставьте адрес отправителя в поле.

1. Установите флажок «Включить сообщения от отправленных»
2. Выберите «any» в качестве атрибута соответствия, чтобы оба типа сообщений были собраны.

Примечание. Если вы выберете «все» для этого Smart Mailbox, в поле ничего не появится. Редко является отправителем сообщения и получателем.

Образцы умных почтовых ящиков

Ниже приведены снимки экрана с примерами Smart Mailboxes. Используйте эти идеи для создания Smart Mailboxes для ваших уникальных потребностей.

Помеченные сообщения

Собирает все помеченные сообщения.

Сообщения с вложениями

Сообщения с вложениями могут занять значительное место на жестком диске. Этот Smart Mailbox полезен для отслеживания всех ваших сообщений с вложениями.

Старая Почта

Этот Smart Mailbox может помочь вам найти и удалить старую электронную почту.

Этот Smart Mailbox состоит только из писем, на которые вы ответили.

Настройка почтовых правил

Еще один способ автоматического поиска, фильтрации и управления электронными письмами — это использовать почтовые правила, которые применяются к сообщениям по мере их поступления в ваши почтовые ящики. Почта может автоматически, например, выделять, пересылать, помечать как прочитанные, отмечать или удалять входящие сообщения в зависимости от установленных вами условий.

Правила добавления

Вы создаете и добавляете правила, открывая Настройки почты и выбирая «Правила» в строке меню. Далее нажмите кнопку «Добавить правило». Мы начнем с правила, которое автоматически удаляет указанные нежелательные сообщения.

Условия настройки

Один из способов настройки почтовых правил — сначала определить почтовое сообщение в вашем почтовом ящике, к которому вы хотите применить почтовое правило. Например, однажды летом я продолжал получать электронные письма от члена семьи, который отправлял около трех или четырех электронных писем в день мне и другим членам семьи в его списке. В электронных письмах содержалась строка темы: «Re: РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ». Сначала обсуждение было интересным, но через некоторое время я больше не хотел читать сообщения. Однако я не хотел, чтобы меня исключили из семейного списка.

Поэтому я настроил почтовое правило для автоматического перемещения его сообщений в корзину.

Чтобы настроить это почтовое правило, я выбрал одно из сообщений «РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ» и открыл Правила в настройках Почты. После нажатия Add Rule я выбрал Subject в первом всплывающем меню. Во втором всплывающем меню я выбрал «равно», а не «содержит», чтобы убедиться, что правило применяется только к электронным письмам со строкой темы, «РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ».

Примечание. Когда вы выбираете сообщение и добавляете правило, Mail автоматически заполняет информацию из содержимого «От», «Кому» или «Тема» выбранного сообщения. Вы также можете редактировать эту информацию в зависимости от ваших потребностей.

Мусор Немедленно

После того, как вы настроили правило для одного или нескольких указанных сообщений, вам нужно установить правила, которые будут применяться к указанным сообщениям.

Как видите, вы можете переместить, скопировать, ответить, удалить, перенаправить, пометить, пометить и т. Д. Назначенные сообщения, которые я выбрал, чтобы сообщения «ПРОБЛЕМА РЕШЕНИЕ» были перемещены в корзину. Это означает, что я могу проверить свою корзину и получить сообщение до того, как оно будет окончательно удалено.

Применить правила

После того, как вы нажмете кнопку ОК, появится вопрос выше. Если вы выберете Применить, правила будут немедленно применены ко всем сообщениям, которые соответствуют установленным вами правилам. Если вы предпочитаете, чтобы действия применялись только к будущим входящим сообщениям, выберите «Не применять».

Думая о почтовых правилах

Настройка почтовых правил может быть немного сложнее, чем настройка Smart Mailboxes или Smart Playlists, но они могут быть очень мощными для фильтрации и управления входящими и существующими сообщениями. Чтобы выяснить тип правил, которые вы можете настроить, просмотрите варианты условий, которые вы можете установить для указанных писем.

1. Сначала подумайте и выберите критерии поиска. Эти параметры включают в себя сообщения от отправителя (ей), получателя (ей), строки темы или конкретного содержимого сообщений электронной почты. Критерии выбора также могут основываться на сообщениях электронной почты от контактов в вашей адресной книге или от предыдущих получателей ваших писем. Ключ к настройке правил — сначала подумать о том, к каким типам сообщений вы хотите применить правила.
2. Далее вам нужно выяснить, какие действия вы хотите применить к сообщениям, для которых вы устанавливаете правила.

В следующем разделе будут предложены некоторые другие основные правила, иллюстрирующие тип правил, которые вы можете установить.

Примечание об удалении и удалении сообщений

Когда вы выбираете автоматическое удаление сообщений, по умолчанию Mail фактически не удаляет эти сообщения до истечения определенного периода времени. Это защитная сеть, позволяющая извлекать сообщения до их удаления.

Но если вы хотите изменить условия удаления сообщений, вы можете сделать это, открыв Настройки почты, выбрав Учетные записи> Поведение почтового ящика. В разделе «Корзина» вы можете изменить способ обработки удаленных сообщений программой Mail.

Образец почтовых правил

Переадресация почты

Моя учетная запись MobileMe является единственной учетной записью электронной почты, которую я синхронизирую со своим iPhone, поэтому я использую это правило для отправки определенных сообщений в свою учетную запись Mobileme.

Удалить сообщения

Поскольку я знаю, что мне не понадобятся эти купонные сообщения через определенный промежуток времени, я установил правило Mail, чтобы они удалялись.

Недавние покупки

Это почтовое правило отправляет все электронные письма в обычный почтовый ящик («Почтовый ящик»> «Новый почтовый ящик») с именем «Недавние покупки». Большинство почтовых квитанций соответствуют одному или нескольким из перечисленных условий, так что это полезный способ фильтрации этих сообщений.

Чтобы создать почтовое правило этого типа, основывайте условия на различных полученных вами квитанциях.

Амазонские поступления

Подобно приведенному выше правилу Mail, вы можете настроить правило для конкретной компании.

Удалить рекламные письма

Есть определенные объявления по электронной почте, которые я хочу видеть, но не хочу сохранять; это почтовое правило удаляет их через 3 дня. Я создаю подобное правило для каждого отдельного объявления или продавца.

Электронная почта клиента

Это почтовое правило позволяет мне знать, когда я получаю электронные письма от моих клиентов.

Введение в Automator

Смарт-плейлисты, почтовые правила, смарт-папки и смарт-альбомы могут автоматизировать задачи только в соответствующих приложениях. Для еще более широкой системной автоматизации Apple представила, начиная с Mac OS X Tiger, программу под названием Automator. В отличие от аналогичной программы автоматизации AppleScript, Automator не требует знания языка программирования.

Automator может выполнять и выполнять задачи, которые вы выполняете вручную на вашем Mac, но для этого вам нужно немного подумать, как программисту, в котором вам нужно собрать рабочий процесс автоматизированных действий.

Например, вы регулярно запускаете четыре или пять веб-сайтов. Хотя для загрузки этих страниц не составит труда щелкнуть закладки, вы можете настроить так называемый рабочий процесс Automator, который будет открывать эти страницы для вас каждый день или в указанные дни, в указанное время. Поэтому, когда вы приходите к компьютеру утром с кофе в руках, указанные вами сайты уже открыты и готовы к работе.

Если вы довольно плохо знакомы с компьютерами или с Mac, Automator может показаться сложным. При первом использовании программа не настолько интуитивна, как iTunes или iPhoto. Но если вам нравится то, что вы можете сделать с помощью интеллектуальной автоматизации в других приложениях Mac, вы обнаружите, что Automator предоставляет вам еще больше возможностей для автоматизации компьютерных задач.

Давайте откроем Automator и посмотрим, что у него под капотом.

Пользовательский интерфейс Automator

Хотя Automator очень сильно отличается от большинства приложений Mac, которые вы используете на регулярной основе, его пользовательский интерфейс на самом деле довольно прост.

1. Он состоит из так называемых «действий», которые выполняют определенные задачи, такие как копирование элемента, извлечение диска, изменение размера фотографии, сохранение файла. Звучит знакомо, правда? Да, многие из действий, которые вы видите в Библиотеке действий Automator, не более, чем шаги и задачи, которые вы обычно выполняете вручную.
2. Действия классифицируются по приложениям, а также другим частям вашего Mac. У iTunes и iCal есть свои действия, а также Finder и iPhoto. Некоторые сторонние разработчики также создают действия для своих программ.
3. Третья важная часть Automator — область рабочих процессов. Вы перетаскиваете отдельные действия в эту область, чтобы создать рабочий процесс, который можно запускать как приложение, автоматизацию iCal, действие папки или действие служб. Вы также можете сохранить рабочие процессы как плагин Print или Image Capture.

После создания и сохранения действия, которое выполняется так, как вам нужно, Automator не нужно открывать для запуска рабочих процессов.

Хорошо, достаточно общего разговора. Давайте углубимся и создадим простой рабочий процесс, чтобы продемонстрировать, как работает Automator.

Шаблонные рабочие процессы

Automator находится в папке вашего приложения. После его запуска откроется окно с различными шаблонами, из которых вы можете выбрать свой рабочий процесс.

Начнем с общего шаблона «Рабочий процесс». Нажмите кнопку «Выбрать» и начнем.

Поиск действий

При первом запуске Automator вы можете не знать, где искать конкретные действия. Скажем, мы хотим создать рабочий процесс, который запускает три или четыре приложения, одно за другим.

Давайте выясним, какие действия в Automator связаны с приложениями. В поле поиска Automator введите слово «приложение».

В результатах мы видим действие под названием «Запустить приложение». Нажмите на это действие и перетащите его в область рабочего процесса.

Когда вы выбираете действие, описание того, что оно делает, отображается внизу библиотеки действий.

Теперь выберите и перетащите это действие в область рабочего процесса три раза. Для каждого отдельного действия выберите всплывающее меню и выберите приложение, которое вы хотите запустить одним щелчком мыши.

Этот рабочий процесс работает аналогично тому, как вы можете указать определенные приложения для автоматического запуска при входе на компьютер, за исключением того, что в этом случае три или четыре приложения могут запускаться автоматически в любое время.

Чтобы проверить этот рабочий процесс, вы можете нажать кнопку «Выполнить» на панели инструментов Automator. Примечание: некоторые рабочие процессы, которые вы собираете, не могут быть запущены, пока вы не сохраните их, как, например, действие iCal или Folder.

Сохранение действия

Есть несколько способов сохранить рабочие процессы.

1. Когда вы сохраняете его как рабочий процесс, это означает, что вы можете снова открыть его в Automator, чтобы выполнить больше работы с ним.
2. Если вы сохраните его как приложение, это означает, что вы можете запустить и запустить его, как любое другое приложение. И просто подумайте, вы сделали это, не используя немного языка программирования.

Итак, давайте сохраним это как приложение. Я сохраняю большинство своих рабочих процессов и приложений рабочих процессов в папке, чтобы найти их все в одном месте.

Как идентифицировать файлы Automator

Обратите внимание, что рабочие процессы, сохраненные как приложения, заканчиваются на «приложение», указывая, что оно функционирует как приложение. Если вы сохраните ваш рабочий процесс как рабочий процесс, имя файла будет заканчиваться на «рабочий процесс».

Когда вы нажимаете на приложение рабочего процесса, оно запускает указанные вами программы.

Почему и когда создавать автоматизацию

Вы можете спросить себя, стоит ли время для создания рабочих процессов автоматизации для небольших задач. Что ж, если вы тратите значительное количество времени на работу на своем компьютере, вы, несомненно, выполняете повторяющиеся задачи, которые могут быть выполнены автоматически для вас. Вы можете работать на своем компьютере так много, что даже сэкономив несколько лишних кликов в процессе, вы сэкономите немного времени.

В общем, вы хотите подумать об использовании Automator, когда обнаружите, что выполняете повторяющиеся задачи, которые, как вы хотите, могут выполняться автоматически для вас.

Например, мы только что создали рабочий процесс для запуска набора приложений. Аналогичный рабочий процесс может быть выполнен для запуска веб-сайтов, текстовых файлов или фотографий или набора папок. Если вы отправляете электронное письмо кому-либо или группе людей на регулярной основе, вы можете создать рабочий процесс Почты, который задает для вас электронное письмо, включая адрес (а) и тему, которую вы обычно используете при отправке электронного письма этому человеку.