Outlook является одним из самых популярных почтовых клиентов, но вы можете использовать его не в полной мере. Он наполнен полезными приемами, которые могут помочь вашей производительности. и сделайте использование этого бризом.
Мы собрали некоторые из самых неизвестных советов и хитростей, которые помогут вам стать мастером Outlook. Будь то отзыв электронной почты, автоматическое заполнение часто вводимых фраз или напоминание о необходимости вложения файлов, мы предоставим вам всю необходимую информацию.
Определенно есть, чем поделиться, поэтому, если у вас есть собственный совет по Outlook, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.
1. Добавить другой часовой пояс календаря
Это может быть полезно для отображения нескольких часовых поясов в вашем календаре, если вы часто путешествуете или организуете встречи с кем-то за границей. Для этого перейдите на вкладку « Файл » и выберите « Параметры» в левой панели навигации. В новом окне нажмите « Календарь» и перейдите к разделу « Часовые пояса ».
Вы увидите часовой пояс по умолчанию, но вы можете изменить его, используя выпадающий список. Дайте ему ярлык, чтобы вы могли его различить. Затем отметьте Показать второй часовой пояс и сделайте то же самое там. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.
Теперь перейдите к вашему календарю . На ленте в категории « Упорядочить » выберите « День», « Рабочая неделя» или « Расписание» . Это виды, которые будут отображать два часовых пояса слева или сверху.
2. Просмотр всей почты в виде простого текста
Если у вас есть проблемы с получением писем в формате HTML, вы можете заставить Outlook открывать все электронные письма в виде обычного текста по умолчанию. Это предотвратит запуск любого вредоносного HTML-кода, хотя учтите, что он не защитит вас от всех угроз электронной почты. электронной почты, которыми электронной почты, которыми
Сначала нажмите « Файл», а затем выберите « Параметры» . В новом окне выберите Центр управления безопасностью в левой части навигации. Затем нажмите « Настройки центра управления безопасностью» . Теперь снова слева выберите Защита электронной почты .
Под заголовком « Чтение в виде обычного текста» установите флажок « Читать всю стандартную почту в виде обычного текста» . Вы также можете установить флажок Читать все письма с цифровой подписью в виде обычного текста . Электронное письмо с цифровой подписью означает, что отправитель утвердил содержимое, и оно не было подделано.
Чтобы сохранить изменения, нажмите ОК . Если вы когда-нибудь захотите прочитать конкретное письмо в оригинальном формате, откройте это письмо, щелкните информационную панель и выберите « Показать как HTML» или « Показать как форматированный текст» .
3. Принудительно отправлять сообщения общего почтового ящика автоматически
Прежде чем электронное письмо будет отправлено, оно должно быть обработано через вашу папку Outlook. Это проверяет, что сервер может выдвинуть это без ошибки. Если вы используете общий почтовый ящик, вы можете обнаружить, что все электронные письма находятся в папке «Исходящие», пока вы не нажмете вручную «Отправить / получить».
Чтобы преодолеть это, требуется редактирование реестра. Внимательно следуйте этим инструкциям, и все будет в порядке, но неправильная настройка реестра может привести к серьезным проблемам. что мы не несем ответственности.
Сначала закройте Outlook. Затем выполните поиск системы для regedit и выберите результат. Используя левую навигацию, перейдите к следующей папке:
HKEY_CURRENT_USER \ Программное обеспечение \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferences
Замените x.0 для вашей текущей версии Outlook. 16.0 для Outlook 2016, 15.0 для Outlook 2013, 14.0 для Outlook 2010 и т. Д.
Дважды щелкните значение DelegateSentItemsStyle и измените значение данных на 0 . Затем нажмите ОК . Откройте Outlook, и вы увидите, что вся исходящая почта из общих почтовых ящиков отправляется автоматически.
4. Задержка отправки электронной почты
Если вы не хотите отправлять электронное письмо немедленно, вы можете указать, когда вы хотите, чтобы оно было отправлено. В окне создания электронного письма выберите « Параметры» на ленте и нажмите « Отложить доставку» .
Откроется новое окно, в котором вы можете использовать поля Не доставлять до, чтобы выбрать дату и время отправки вашего электронного письма. Обратите внимание, что если вы не используете сервер Exchange, Outlook должен быть открыт для работы этого запроса.
Вы также можете создать правило, которое будет задерживать отправку всех ваших сообщений или тех, которые вы указали. Для этого перейдите в « Файл» и выберите « Управление правилами и оповещениями» . В разделе « Правила электронной почты» нажмите « Новое правило» и следуйте указаниям мастера. Вы можете установить условия, например, задерживать только электронные письма, отправленные определенному контакту. Просто установите действие, чтобы отложить доставку на несколько минут, и все будет готово.
5. Напомним электронную почту
Если вы находитесь на сервере Exchange, вы можете вспомнить уже отправленное электронное письмо. Тем не менее, вероятность успеха зависит от множества факторов, которые мы рассмотрели в нашем руководстве по отзыву электронной почты. отозвать электронную отозвать электронную
Сначала перейдите к отправленным элементам и выберите адрес электронной почты, который вы хотите отозвать. В группе « Переместить » на ленте нажмите « Действия» и выберите « Восстановить это сообщение…» .
В новом окне выберите « Удалить непрочитанные копии этого сообщения», чтобы удалить электронную почту из папки «Входящие» получателя. Либо выберите Удалить непрочитанные копии и замените новым сообщением, чтобы отправить альтернативное электронное письмо вместо оригинала.
Установите флажок Скажите, если отзыв удастся или не удастся для каждого получателя, если вы хотите получать результаты каждой попытки отзыва. Когда все будет готово, нажмите OK, чтобы отправить запрос на отзыв.
6. Предложите вещи, которые обычно набираются
Если вы часто печатаете одно и то же, Outlook может автоматически предложить вам это, когда вы начнете писать. При составлении электронного письма напечатайте свою фразу и затем выделите ее. Теперь выберите Вставить с ленты. В категории « Текст » нажмите « Быстрые детали», а затем « Сохранить выделение в галерее быстрых деталей» .
Фраза будет автоматически предложена, когда вы начнете набирать ее, и вы можете нажать Enter, чтобы заполнить ее. Кроме того, вы можете использовать выпадающий список Quick Parts, чтобы выбрать его. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши часть в этом меню и выбрать « Упорядочить и удалить…», если вам когда-либо понадобится изменить или удалить ее.
7. Стать мастером ярлыков
Outlook может быть сложным зверем, но это потому, что он такой мощный. Но вместо того, чтобы возиться с меню, вы можете использовать ярлыки для ускорения процессов и повышения производительности.
Например, вы можете нажать CTRL + N, чтобы создать новое сообщение, и CTRL + Enter, чтобы отправить его. Точно так же CTRL + R начнет ответ, в то время как CTRL + F перешлет его.
Вы можете нажать Insert, чтобы пометить сообщение, F7, чтобы проверить правописание того, что вы пишете, и F9, чтобы запустить процесс отправки / получения.
На самом деле, существует так много комбинаций клавиш, что мы создали руководство по сочетаниям клавиш в сочетаний клавиш сочетаний клавиш , подробно описав, как легко перемещаться и создавать.
8. Вставить для создания
Минимизация шагов, необходимых для достижения чего-либо, всегда выгодна. Вы можете создать новый элемент, который автоматически будет содержать все, что находится в вашем буфере обмена. Для этого перейдите в раздел, для которого вы хотите создать новый элемент — например, Почта для электронной почты, Календарь для события и т. Д.
Тогда все, что вам нужно сделать, это нажать Ctrl + V. Элемент будет создан и уже содержит то, что было в вашем буфере обмена. Это простой трюк, но вы будете использовать его вечно.
9. Настроить пометить как параметры чтения
Если вы обнаружите, что ваши электронные письма помечены как прочитанные, когда вы на самом деле не просмотрели их должным образом, легко преодолеть это разочарование. Сохранение электронного письма, помеченного как непрочитанное, позволяет быстро увидеть, что вам нужно для действия.
Сначала нажмите « Файл», а затем « Параметры» . На левой навигационной панели выберите Почта . Под заголовком панелей Outlook выберите Панель чтения… и откроется новое окно.
Здесь вы можете указать, сколько секунд ждать, пока элемент помечается как прочитанный, и считать ли его прочитанным при изменении выбора. Отметьте и настройте параметры, затем нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
10. Напоминаем, чтобы прикрепить файлы
Если вы часто обнаруживаете, что отправляете электронные письма и забыли прикрепить файл, это совет для вас. Outlook сканирует ваши сообщения на наличие определенных слов и фраз, таких как «см. Прикрепленный» или «вложенный», а затем проверяет, действительно ли вы что-то прикрепили. Если вы этого не сделали, он предупредит вас, прежде чем отправить сообщение.
Чтобы включить это, сначала перейдите в « Файл», а затем « Параметры» . Выберите « Почта» в левой части навигации, затем перейдите к разделу « Отправка сообщений ». Теперь установите флажок Предупредить меня, когда я отправляю сообщение, в котором может отсутствовать вложение . Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.
Поделитесь своими советами
Использовать программу может быть легко годами и не в полной мере оценить все ее тонкости, поэтому, надеюсь, вы подобрали несколько советов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни для повышения производительности.
Эти советы были сосредоточены на настольной версии Outlook, поэтому, если вы используете веб-версию и не уверены, какая из них лучше для вас, ознакомьтесь с нашим сравнением веб- и настольных компьютеров
Будете ли вы использовать любой из этих советов? Есть ли у вас собственные трюки Outlook, чтобы поделиться?