Работа с электронными таблицами может быть трудоемкой задачей. Даже если вы очень хорошо знакомы с Excel, важно убедиться, что ваши методы максимально эффективны, чтобы не тратить время впустую.
Microsoft упаковала в Excel различные способы ускорения работы Однако вы не можете воспользоваться этими функциями, если не знаете о них.
Эти десять приемов могут сэкономить вам лишь несколько секунд каждый раз, когда вы их используете. Это может показаться не таким уж большим, но если вы сможете интегрировать их в свой рабочий процесс, вы наверняка получите выгоду со временем.
1. Редактировать ячейки с помощью F2
Вот кое-что действительно простое, что сэкономит ваше время. Самый очевидный способ отредактировать ячейку в вашей электронной таблице — дважды щелкнуть по ней. Если вы выполняете ввод большого объема данных , переключение с мыши на клавиатуру снова и снова не очень эффективно.
Нажатие F2 позволит вам редактировать текущую подсвеченную ячейку. Это означает, что вы можете перемещаться по документу и редактировать ячейки, не отрывая рук от клавиатуры. Вам может потребоваться некоторое время, чтобы инстинктивно дотянуться до клавиши F2, но как только она станет второй натурой, она обязательно ускорит ввод данных.
2. Разделить окна вместо окон заморозки
Стоп-кадры — это удобный способ одновременно просматривать несколько различных частей таблицы. Однако, если вам нужно сделать это только временно, есть более быстрый способ.
Перейдите на вкладку « Вид », найдите раздел « Окно » и нажмите « Разделить» . Это разделит ваше окно на четыре отдельных раздела, которые вы можете настроить, перетаскивая границы между ними. Это намного более гибко, чем «заморозка», если вам нужен краткий обзор такого рода.
3. Используйте F4 для повторения процессов
Если вы повторяете одну и ту же задачу несколько раз, клавиша F4 часто может автоматизировать процесс. Например, я мог бы хотеть удалить несколько строк из этой электронной таблицы.
Я могу использовать Shift + Пробел, чтобы выделить всю строку сразу.
Затем я могу использовать Ctrl + -, чтобы удалить эту строку.
Теперь я могу просто нажать F4, чтобы повторять команду удаления снова и снова.
Эта техника работает со всеми видами различных процессов. Например, вы можете выделить определенную ячейку, а затем применить тот же стиль к другим областям документа, просто нажав клавишу F4. ваше ваше
4. Вставьте время и дату
Нередко бывает необходимо вставить текущую дату или время в электронную таблицу Excel. Имея это в виду, Microsoft сделала это очень легко.
Ctrl +; вставит текущую дату в активную ячейку. Ctrl + Shift +; вставит текущее системное время.
5. Используйте Alt Key, чтобы соответствовать ячейкам
Создать диаграмму очень просто. в Excel, но правильно представить его в электронной таблице может быть немного сложнее. Выравнивание вашей диаграммы с окружающими ее ячейками выглядит аккуратно и профессионально, но не нужно тратить время, ориентируя ее на глаз.
Создайте свой график, затем удерживайте Alt, когда вы настраиваете его размер. Он будет привязан к ячейкам рядом с ним автоматически.
Эта функциональность является стандартной для всего пакета Office, поэтому, если вы хотите, чтобы определенный элемент привязывался к его окружению, попробуйте удерживать нажатой клавишу Alt .
6. Точно продублируйте формулу
Когда вы перетаскиваете угол ячейки, содержащей формулу, Excel соответствующим образом смещает ссылки на ячейки. Это очень полезно в большинстве случаев, но иногда было бы выгоднее вставить точно такую же формулу.
Перейдите к ячейке непосредственно под формулой, которую вы хотите дублировать, и нажмите Ctrl + ‘ . Это заполнит ячейку точной копией формулы, без изменений в ссылках на ячейки.
7. Настройте параметры таблицы по умолчанию
У многих пользователей Excel есть установленная процедура, когда они создают новый документ, изменяют шрифт, настраивают количество листов и так далее. Однако вы можете настроить несколько параметров, чтобы настроить значения по умолчанию для новой книги. и избавьте себя от необходимости делать это каждый раз.
Перейдите в Файл > Параметры . В разделе Общие найдите параметры под названием « При создании новых книг» .
Как вы можете видеть выше, вы изменяете шрифт по умолчанию и его размер, вид по умолчанию и сколько листов будет содержать новая книга. Это основные черты любого документа Excel, поэтому настройка ваших параметров обязательно сэкономит ваше время и усилия в долгосрочной перспективе.
8. Используйте панель быстрого доступа
Большинство пользователей Excel, вероятно, используют панель быстрого доступа. Но знаете ли вы, как настроить его?
Excel предоставляет пользователям доступ к функциям сохранения, отмены и повторного выполнения в стандартной комплектации в верхнем левом углу экрана. Вы можете добавить целый ряд других команд, щелкнув правой кнопкой мыши на Ленте и выбрав Настроить панель быстрого доступа .
Вы можете добавить все, от простого способа вставки диаграмм до ярлыков, которые помогут вам мгновенно использовать чернила Windows. Стоит разобраться в различных вариантах, чтобы найти преимущества вашего типичного рабочего процесса. Адаптируйте Excel для своего использования , и вы будете тратить меньше времени на навигацию по Ленте.
9. Объясните свои функции
Вы создаете сложные электронные таблицы Excel, а затем объясняете, как они работают вашим коллегам? Вы можете пропустить эту обязанность, если аннотируете свои формулы.
Добавьте следующее в конец формулы, чтобы дать себе возможность объяснить свою работу:
+N("your comment goes here") Это делает ненавязчивым способ добавить некоторое дополнительное понимание того, что происходит за кулисами.
Не злоупотребляйте этой функцией, потому что вы можете быстро ввести слишком много письменной информации в ваш документ. Однако, если вы ожидаете, что другие пользователи будут нуждаться в объяснении, оставив небольшую заметку, вы сможете сэкономить время позже.
10. Изучите эти ярлыки форматирования
Форматирование ячеек так, чтобы их содержимое отображалось правильно, — это хороший способ улучшить вашу электронную таблицу. Однако для этого может потребоваться много времени, чтобы использовать раскрывающееся меню в разделе «Количество» на ленте. Вместо этого попробуйте зафиксировать эти ярлыки в памяти:
- Ctrl + Shift + 1 — форматирование числа до двух десятичных знаков.
- Ctrl + Shift + 4 — Форматировать как валюту.
- Ctrl + Shift + 5 — форматировать в процентах.
- Ctrl + Shift + 6 — форматировать как индексный номер.
Эти ярлыки могут показаться трудными для запоминания, но они соответствуют специальным символам на стандартной клавиатуре, за исключением форматирования чисел, которое является де-факто по умолчанию.
Чтобы отформатировать как валюту , просто найдите символ доллара , процент , найдите знак процента , а индексный номер (также известный как научное обозначение) — символ мощности.
Экономьте время на важные вещи
По своей сути Excel является инструментом повышения производительности. Его основная цель — избавиться от работы с электронными таблицами. Создание рабочей книги может потребовать определенной работы, но помните, что существует множество способов ускорить различные этапы процесса.
Расширение ваших знаний об Excel не всегда связано с изучением новых функций или углублением в сложные функции, такие как VBA Использование ярлыка для памяти или поиск способа выполнения повторяющихся задач могут быть столь же полезными для вашего использования.
У вас есть совет о том, как пользователи могут сэкономить время и усилия в Excel? Или вы ищете дополнительную информацию об одном из методов в этой статье? В любом случае, почему бы не присоединиться к беседе в разделе комментариев ниже?
Изображение предоставлено: Volha Nalhachova через Shutterstock.com