Все знают Клиппи. Но вы дружите с Пилкроу? Если да, то вы знаете о Microsoft Word больше, чем большинство людей. Вы знаете о «линиях вдовы»? Расширенный буфер обмена?
Существует множество менее известных функций, о которых вам следует знать, если вы хотите по- настоящему разбираться в Microsoft Word . Вот несколько важных функций Microsoft Word , которые немного «скрыты», но могут облегчить вашу работу.
1. Будьте отвлекающим
Писатели хотят мира. Визуальный беспорядок функций MS Word породил легион без отвлекающих редакторов и безмятежный мир. Но если вы любите Word, вы можете использовать быстрый ярлык, чтобы скрыть визуальный беспорядок ленты. Нажмите Ctrl + F1, чтобы переключить ленту из вида.
Настройте его, щелкнув параметр отображения ленты и выбрав « Автоматическое скрытие ленты» . Это маленькая стрелка рядом с кнопкой сворачивания сверху.
Без отвлекающих чтения является более специализированной функцией в Word, начиная с версии 2013 года. Впрочем, это было и в Word 2010. Режим чтения, разработанный для сенсорных планшетов, хорошо работает и на обычном ноутбуке. Доступ к нему так же быстро с ALT + WF (нажмите W & F одновременно).
При желании используйте кнопки по умолчанию:
- (В меню ленты) Вид> Режим чтения .
- (В строке состояния) Кнопка « Режим чтения» справа.
Дважды нажмите пальцем или дважды щелкните мышью, чтобы увеличить масштаб и заставить графику, такую как таблицы, диаграммы и изображения, заполнить экран.
2. Реорганизовать с помощью Outline View
Краткое изложение ваших основных идей и быстрое завершение первого проекта — верный совет для повышения производительности труда. При правильном использовании Outline View может повысить производительность при работе с большими документами на 50%.
Перейдите в View> нажмите кнопку Outline на ленте.
Outline View помогает вам точно настроить организацию сложных документов путем изменения порядка текстовых блоков и девяти уровней заголовков. Outline View вызывает специальную панель инструментов под названием Outlining с элементами управления для продвижения или понижения выбранного текста. Используйте элементы управления, чтобы скрыть или отобразить выделенный текст.
- Хотите добраться до определенного пункта в длинном документе? Переключитесь на Outline View и перейдите к определенному уровню заголовка.
- Хотите быстро набросать? Распланируйте основные разделы в Outline View, а затем переключитесь на другие макеты, чтобы написать тело.
- Хотите реорганизовать отчет, переместив огромные блоки текста? Перетащите заголовок, чтобы переместить не только этот заголовок, но и все подуровни под ним и основной текст. Используйте стрелки вверх-вниз для их работы.
- Хотите быстро отформатировать заголовки? Используйте заголовки 1, 2 и 3 вместо изменения размера и использования заглавных букв.
3. Используйте Word как инструмент быстрого мозгового штурма
Дважды щелкните в любом месте и начните печатать. Вам не нужно беспокоиться о позиционировании курсора, если вы этого не хотите. Это самое близкое MS Word к фристайлу. Click and Type существует с Word 2002. Эта функция работает только в представлении «Макет печати» или в представлении «Веб-макет».
Хотя это очень полезно для вставки текста и графики, вы также можете использовать его для импровизированного мозгового штурма в качестве инструмента для создания мыслей произвольной формы. помогут вам быстро провести мозговой штурм и продумать помогут вам провести
4. Преобразовать таблицы в графики за 3 шага
Выберите — аккуратно отформатированную таблицу с большим количеством данных ИЛИ хорошо составленную диаграмму, визуализирующую эти данные для вас?
Будучи визуальными существами, часто легко выбрать последнее. Word позволяет легко преобразовывать табличную информацию в диаграмму. Если у вас не слишком много табличных данных, создайте диаграмму в Word вместо чрезмерного уничтожения в Excel. Выберите таблицу с данными и выполните три шага …
1. Нажмите на вкладку Вставить на ленте.
2. Выберите инструмент « Объект» в группе « Текст » и откройте диалоговое окно « Объект» .
3. Из списка типов объектов выберите Microsoft Graph Chart . Нажмите ОК.
Word отображает табличные данные в виде аккуратной столбчатой диаграммы. Измените таблицу данных, которая появляется.
Вы также можете отформатировать этот график с другим типом диаграммы. Дважды щелкните свой график. Щелкните правой кнопкой мыши в пустом пространстве, которое находится внутри ограничительной рамки рисунка, и выберите « Тип диаграммы» .
Вы также можете использовать Microsoft Word для создания потрясающих потоковых диаграмм. с особенностью форм.
5. Напишите уравнения в Word
И вы думаете, что удивительны только формулы Excel Редактор формул всегда был важной особенностью MS Word. В последних версиях Word он просто известен как уравнение (доступно из « Вставка»> «Группа символов»> «Уравнение» ).
Выберите « Вставка»> «Уравнение»> «Вставить новое уравнение» .
Используйте панель инструментов Equation для разработки собственных расширенных уравнений для математики, физики или химии. Word дает вам много известных уравнений, которые можно вставить одним щелчком мыши.
6. Держите 24 предмета в буфере обмена
Буфер обмена Office может содержать 24 элемента, и он может взаимодействовать между всеми файлами Office. На вкладке « Главная » щелкните маленькую стрелку раскрывающегося списка рядом с «Буфер обмена», чтобы открыть панель слева. Для быстрого доступа дважды нажмите Ctrl + C, чтобы открыть панель буфера обмена.
Эта вместимость позволяет вам вырезать и копировать несколько элементов и перемещать их в любое место документа или между открытыми программами Office.
Используйте параметры буфера обмена для управления его функциями. Например, вы можете отключить « Показывать статус рядом с панелью задач при копировании», которая отображает количество элементов, которые вы скопировали в правом нижнем углу окна Word. Он включен по умолчанию.
7. Переводите языки на ходу
Microsoft Office использует Microsoft Translator для обработки всех переводов. Используйте функцию « Перевести» на вкладке « Обзор ». Перевести слово или предложение. Или переведите весь документ и отобразите его в отдельном документе Word.
Вкладка « Переводчик » появляется справа, и вы можете выбирать и менять языки. Используйте эту боковую панель, чтобы выделить каждое слово и полностью изучить его значение.
8. Украсить шрифты с помощью кернинга
Кернинг регулирует расстояние между двумя отдельными буквами для лучшего визуального взгляда. При разработке документа каждый шрифт требует своего собственного конкретного кернинга. Кернинг становится важным, когда вы создаете большие шрифты в Word, например обложку для электронной книги.
В Word по умолчанию отключен кернинг, и обычно вам не нужно беспокоиться об этом. Но скажем, вам нужно отправить домашнее задание на пять страниц. Экономьте усилия, увеличивая ширину между буквами вместо написания пуха!
Нажмите маленькую стрелку на шрифте (на вкладке « Главная »). В качестве альтернативы: нажмите Ctrl + D. Перейдите на вкладку « Дополнительно ». Установите флажок для кернинга для шрифтов . Поэкспериментируйте, введя небольшой размер точки в поле. Помните, что некоторые шрифты и размеры шрифтов плохо выглядят при кернинге.
Если вы действительно хотите стать лучше с кернингом и шрифтами, попробуйте игру типа Керн, о которой мы упоминали в предыдущей статье о шрифтовых играх.
9. Проверьте ваш документ
Сегодня важной особенностью MS Word является совместная работа, но вы также должны обратить внимание на безопасность. Инспектор документов в Word поможет вам проверить документ на наличие информации, которую вы хотите сохранить в секрете.
Всякий раз, когда вы создаете или даже редактируете документ, некоторая пользовательская информация автоматически добавляется в файл. Инспектор документов поможет вам стереть информацию такого рода перед публикацией документа.
Для доступа к Инспектору документов:
Перейдите в Файл> Информация> Проверить документ> Проверить наличие проблем> Проверить документ .
Проверьте скрытый контент, установив флажки. После проверки любые категории с конфиденциальными данными получают восклицательный знак. Кнопка Удалить все для каждой категории удаляет данные и завершает документ.
Служба поддержки Office предлагает вам пошаговые инструкции по использованию инспектора документов.
10. Воспользуйтесь преимуществами скрытого текста
О да. Эта функция действительно скрыта. Скрытый текст — это непечатный символьный атрибут, который имеет свою полезность. Скрытие текста может быть полезно во многих ситуациях:
- Создайте простой тест, скрывая ответы.
- Управляйте макетом для определенного задания печати, вставляя скрытый текст.
- Распечатать две версии документа. В одном скрыть части текста. Вам не нужно создавать две копии или удалять какую-либо часть документа.
- Временно скрыть конфиденциальную информацию, которую вы не хотите, чтобы другие видели.
С другой стороны, мы показали, как добавить водяной знак в Word для текста, который люди не могут удалить.
Скрыть или показать текст
- Выберите текст, который вы хотите скрыть или скрытый текст.
- Нажмите Главная> Диалоговое окно «Шрифт»> «Шрифт»> установите или снимите флажок « Скрытый» .
- Печать скрытого текста: перейдите на вкладку « Файл » > «Параметры»> «Показать»> установите флажок « Скрытый текст» > установите флажок « Печать скрытого текста» > нажмите « ОК» .
Непечатные символы — это «метки форматирования», которые позволяют пользователю устранять неполадки и настраивать макет документа.
Например, слова должны быть через один интервал; Ваши абзацы должны быть разделены правильными переносами строк; все вкладки должны быть выстроены в ряд; ячейки таблицы должны быть аккуратно отформатированы; нумерация страниц должна течь и т. д.
Пилки, маркеры табуляции, пробелы, разрывы строк, разрывы страниц, привязки объектов и скрытый текст — это лишь некоторые из непечатаемых элементов, которые удобны для управления макетом документа Word. Отобразите непечатаемые символы, нажав кнопку «Pilcrow» на вкладке « Главная ». Или нажмите Ctrl + * .
Примечание. В Word 2013 и более поздних версиях вы также можете развернуть или свернуть части документа для выборочного отображения информации.
Используйте эти секреты продуктивности в Word
Знаете ли вы о ежегодном чемпионате Microsoft Office ? Участники являются экспертами в использовании пакета, и вы можете поспорить, что они нашли более быстрые или более эффективные способы использования таких инструментов, как Word, для своей повседневной работы. Возможно, внутри тебя есть чемпион.
Чтобы углубиться, почему бы не проверить скрытую вкладку «Разработчик» на ленте Word который откроет больше способов использовать Word. А если вы создаете профессиональный документ, обязательно узнайте о титульных страницах