Microsoft Outlook — это многофункциональный почтовый клиент, но вы когда-нибудь хотели иметь функцию, которой у него нет? Существует множество сторонних инструментов, как бесплатных, так и платных, которые добавляют функциональность в Outlook или улучшают существующие.
Сегодня мы рассмотрим пять инструментов для настольного приложения о Windows, которая добавляет некоторые полезные функции или обеспечивает быстрый доступ к настройкам и функциям Outlook.
1. OutlookTools
OutlookTools — это бесплатный инструментарий для Outlook в Windows, который обеспечивает быстрый и простой доступ к настройкам Outlook и папкам данных. Вы также можете получить доступ к некоторым инструментам Windows в OutlookTools, таким как редактор реестра и программа просмотра событий.
Окно OutlookTools содержит меню слева, где вы можете получить доступ к различным доступным инструментам.
На экране General отображается информация об установке Outlook и некоторые кнопки быстрого доступа, обеспечивающие доступ к инструментам Outlook и Windows.
Если у вас возникли проблемы с PST или файлом данных Outlook в формате OST , используйте кнопку Run ScanPst для сканирования файла. Запуск ScanOst устарел, потому что он не поддерживается Outlook. Но инструмент Run ScanPst будет работать и для файлов OST.
Вы также можете запустить Outlook в безопасном режиме прямо с экрана « Общие» , что удобно, если у вас проблемы с Outlook.
Экран « Пути к папкам» обеспечивает быстрый доступ к папкам, которые Outlook использует для хранения данных и настроек. Большинство из них только для справки, но вы можете открывать папки прямо из экрана « Пути к папкам».
При открытии вложений используется временная папка, указанная в нижней части окна. Вы можете очистить эту папку, используя кнопку Очистить папку .
HowTo-Outlook , компания, которая производит OutlookTools, также создает отдельный инструмент для управления папкой временных вложений, о которой мы расскажем далее.
На экране «Параметры запуска» перечислены все доступные параметры командной строки, которые можно использовать для запуска Outlook определенным образом. Наведите указатель мыши на каждый переключатель, чтобы узнать, что он делает. Например, вы можете удалить все имена и адреса электронной почты из списка автозаполнения при запуске Outlook.
Выбрав переключатель, вы можете нажать « Запустить Outlook», чтобы открыть Outlook с помощью этого переключателя. Если вы предпочитаете использовать переключатель непосредственно в командной строке, нажмите « Копировать команду» . Затем откройте окно командной строки , вставьте команду в командной строке и нажмите Enter .
Outlook поддерживает несколько списков самых последних использовавшихся (MRU). На экране Clear MRU выберите свой почтовый профиль вверху. Затем нажмите кнопку, чтобы очистить этот список MRU в выбранном почтовом профиле.
Outlook включает функцию безопасности, которая блокирует вложения, которые могут повредить ваш компьютер вирусами или другими угрозами. Некоторые типы файлов, такие как EXE-файлы, отправляемые в виде вложений, автоматически блокируются. Заблокированное вложение остается в сообщении электронной почты, но вы не можете получить к нему доступ.
На экране « Заблокированные вложения» перечислены типы файлов, заблокированные Outlook. Вы можете узнать, что у каждого расширения есть в статье службы поддержки Microsoft о заблокированных вложениях.
Чтобы разблокировать тип файла, установите флажок для нужного типа в списке.
Будьте осторожны, что вы разблокируете. Outlook блокирует эти типы файлов, потому что они могут представлять опасность для вашего компьютера. При разблокировании типов файлов убедитесь, что вы доверяете отправителю при получении вложений этих типов.
Экран руководства поддержки содержит ссылки на различные статьи поддержки Outlook на веб-сайте HowTo-Outlook. Экран Дополнительные инструменты содержит ссылки на бесплатные и платные надстройки и инструменты Outlook.
OutlookTools — это бесплатный инструмент, но вы можете пожертвовать, чтобы помочь разработчику поддерживать его в актуальном состоянии.
OutlookTempCleaner
Когда вы отправляете вложение или открываете вложение в сообщении электронной почты, Windows сохраняет временные файлы. Все эти файлы хранятся во временной папке, занимая место. Ваши файлы также доступны всем, кто получает доступ к вашему компьютеру и временной папке.
Windows хранит эти временные файлы в подкаталоге каталога временных файлов Интернета на вашем ПК. Есть много способов удалить временные интернет-файлы, но HowTo-Outlook создает бесплатный небольшой инструмент под названием OutlookTempCleaner, предназначенный только для удаления файлов временных вложений, хранящихся в Outlook.
OutlookTempCleaner делает то же самое, что Outlook использует следующую временную папку для открытия функции вложений в разделе « Путь к папке» в OutlookTools, за исключением того, что он также позволяет вам видеть размер временной папки Outlook для вложений. Нажмите кнопку Размер папки .
Появится диалоговое окно с информацией о том, сколько места будет освобождено при очистке временной папки для файлов вложений.
2. Email Insights
Email Insights — это облегченный поисковый клиент для Outlook. и Gmail. Он обеспечивает быструю функцию автозаполнения и нечеткий поиск по имени, а также автоматически исправляет орфографию. Email Insight позволяет вам выполнять поиск быстрее и представляет результаты поиска, основанные на релевантности и упорядоченности по времени, упрощая поиск нужной электронной почты.
При запуске Email Insights отображается экран выбора учетной записи . Нажмите Outlook .
Затем в следующем диалоговом окне выберите учетную запись, которую вы хотите найти.
Введите условие поиска в поле поиска. По мере ввода предложения отображаются под окном поиска. Если вы видите свой поисковый термин в списке, выберите его с помощью мыши или используйте клавиши со стрелками на клавиатуре, чтобы выбрать нужный термин.
Нажмите Enter или щелкните значок поиска, чтобы выполнить поиск.
Вы также можете открыть дополнительные вкладки, чтобы выполнить несколько поисков в одном окне. Каждая вкладка помечена поисковым термином для этой вкладки.
3. Outlook-Google Calendar Sync
Вы используете календари Google и Outlook? Если это так, вы ищете способ синхронизации двух календарей? Вы можете добавить свой Календарь Google в Outlook , но у нас есть решение, которое позволяет синхронизировать календарь Google с календарем Outlook, поэтому вам не нужно поддерживать отдельные календари.
Outlook Google Calendar Sync — это бесплатный инструмент, который обеспечивает одно- и двустороннюю синхронизацию между вашими календарями Google и Outlook. Вы можете синхронизировать из Google в Outlook, Outlook в Google или синхронизировать оба направления, объединяя два календаря. Атрибуты события, такие как тема, описание, местоположение, участники, события напоминания, доступность и конфиденциальность, синхронизируются. Только новые атрибуты или атрибуты, которые были изменены, обновляются.
Когда вы открываете Outlook Google Calendar Sync, вы должны выбрать почтовый ящик Outlook и календарь Google, который вы хотите синхронизировать. На вкладке Outlook выберите Почтовый ящик по умолчанию или Альтернативный почтовый ящик, а затем выберите почтовый ящик, который вы хотите использовать. Если у вас есть более одного календаря для выбранного почтового ящика, выберите календарь, который вы хотите синхронизировать, в раскрывающемся списке Выбрать календарь .
Затем перейдите на вкладку Google , нажмите « Получить календари» и выберите учетную запись электронной почты, содержащую календарь, который вы хотите синхронизировать, в раскрывающемся списке « Выбрать календарь» .
Вам будет предложено войти в свою учетную запись Gmail в браузере по умолчанию. Нажмите « Разрешить» в своем браузере, когда появится запрос на разрешение Outlook Google Calendar Sync для доступа к календарю.
Затем вам будет представлен код, который позволит Outlook Google Calendar Sync получить доступ к вашему календарю Google. Выберите код, скопируйте его, вставьте его в поле « Код авторизации» в диалоговом окне « Авторизовать Google Access » и нажмите « ОК» .
Перейдите на вкладку « Параметры синхронизации » и выберите направление в разделе « Как ». Выберите, хотите ли вы скопировать записи Google в Outlook или записи Outlook в Google. Или вы можете синхронизировать записи в обоих направлениях, если вы ввели элементы в оба календаря отдельно.
Выберите диапазон дат в разделе Когда и атрибуты для включения в разделе « Что» . Вы также можете изменить способ работы приложения на вкладке « Поведение приложения ».
После того, как вы выбрали свои настройки, нажмите Сохранить .
Чтобы синхронизировать свои календари, откройте вкладку «Синхронизация» и нажмите « Начать синхронизацию» . Ход выполнения и результат отображаются на вкладке Синхронизация .
В следующий раз, когда вы захотите синхронизировать те же календари, откройте Outlook Google Calendar Sync и нажмите Start Sync . Ваши настройки остаются прежними, если вы их сохранили.
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer — это бесплатный инструмент, который сканирует поврежденный файл Outlook PST и позволяет просматривать все элементы (электронные письма, контакты, журналы, календари, задачи) в файле и сохранять отдельные элементы или все элементы в разных форматах.
При запуске Stellar PST Viewer выберите файл PST с помощью кнопки « Выбрать файл Outlook» . Вы также можете использовать Поиск файла Outlook для поиска файла PST. По умолчанию PST-файлы находятся в папке C: \ Users \% username% \ Documents \ Outlook Files \ .
Все ваши электронные письма, контакты, журналы, календари, задачи перечислены в древовидной структуре в левой части главного окна. Вы можете выбрать элемент, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать формат для сохранения элемента.
5. Грамматика для офиса
Грамматика позволяет вам общаться более эффективно , делая ваши электронные письма, документы, сообщения в социальных сетях более понятными, эффективными и свободными от ошибок.
Грамматически помечает возможные проблемы в вашем тексте и предлагает исправления для орфографии, грамматики, многословности, стиля, пунктуации. Грамматически объясняет причину каждого предлагаемого исправления, позволяя вам решить, хотите ли вы и каким образом вы хотите исправить каждую проблему.
Загрузите надстройку Office с сайта Grammarly. Сначала вам нужно будет войти в свой аккаунт. Затем установите надстройку в Outlook и Word, если вы решите.
Когда вы вводите новое электронное письмо или ответ на него, Grammarly проверяет ваше сообщение на наличие различных проблем. Предложения по исправлениям отображаются на панели справа от окна сообщения.
Повысьте производительность в Outlook
Это лишь некоторые из инструментов, доступных для Outlook, которые помогут вам повысить производительность. Вы также можете посмотреть на лучшие инструменты для защиты от спама для Outlook . Мы также предлагаем несколько советов, которые помогут вам лучше использовать Outlook
Настольное приложение Outlook является частью Office 365, которое не является бесплатным. Если вы предпочитаете использовать бесплатный почтовый клиент, мы изучили лучшие бесплатные альтернативы в Outlook.
Какие инструменты вы используете с Outlook? У вас есть другие полезные советы по использованию Outlook?