Вы только вводите рабочую силу или новую работу в существующей компании в качестве менеджера проекта? Мы многому учимся в колледже и с программами на эту должность.
Тем не менее, многие аспекты того, как быть руководителем проекта, изучаются по пути и на опыте. Если вы впервые берете на себя роль менеджера проекта, вот только пять советов по управлению проектом, которые помогут вам начать работу.
1. Используйте правильные инструменты
Выбор правильных инструментов управления проектами чрезвычайно важно. Эти приложения станут вашими лучшими друзьями на протяжении жизни ваших проектов. Если вы все еще находитесь в воздухе, чтобы выбрать, вот функции, которые вы должны искать, и предложения, которые вы можете изучить.
Простота в использовании
Использование инструмента, который интуитивно понятен по своему дизайну и функциям, более важно, чем вы думаете. Вы должны использовать приложение, которое вам легко понять прямо из ворот.
Кроссплатформенная доступность
Отслеживать задачи и статусы проектов просто благодаря инструментам, которые можно использовать как на компьютере, так и на мобильном устройстве.
Полезные функции
Некоторые приложения являются надежными и полнофункциональными. Они позволяют создавать диаграммы Ганта, календари для групп, списки задач, базовые показатели, автоматизацию и многое другое. Для профессиональных менеджеров проектов удобны всеохватывающие инструменты. Это включает в себя такие приложения, как Microsoft Project , Smartsheet и Zoho Projects .
Другие приложения могут не содержать все навороты в качестве аналогичных инструментов, но могут быть проще в освоении и включать именно те функции, которые вам нужны. В этой ситуации проверьте приложения, такие как Trello , Wrike и Asana, для задач, совместной работы и простого отслеживания.
Суть в том, что вы должны определить, какие функции вам нужны и нужны больше всего, а затем проверить различные инструменты, чтобы выяснить, какой из них лучше для вас.
2. Используйте шаблоны
Вы должны не только подготовить себя к проекту , но и «оформить документы», связанные с его управлением. От планирования встречи до отчетов о состоянии и обновлений по электронной почте — готовьтесь к своему проекту, собирая удобные, экономящие время шаблоны.
Шаблоны бывают всех форм и размеров и чаще всего для приложений Microsoft Office, таких как Word, Excel, PowerPoint и OneNote. предоставил вам множество шаблонных статей для всех ваших потребностей проекта.
- Шаблоны
- Шаблоны управления проектами Excel
- Шаблоны управления проектами PowerPoint
- Шаблоны управления проектами OneNote
- Шаблоны собраний
- Шаблоны
3. Будьте готовы к изменениям
Было бы замечательно, если бы каждый проект шел точно так, как планировалось от начала до конца. К сожалению, это часто не так. Борьба с неприятностями проекта, такими как сползание области видимости, является частью работы. Однако, вероятно, появятся другие вещи, которые находятся вне вашего контроля.
- У вас может быть член команды, который не может выполнить свои задачи из-за болезни или чрезвычайной ситуации. Это может потребовать от вас быстрого продвижения, чтобы привлечь нового члена команды для выполнения заданий или даже взять их на себя, в некоторых случаях.
- У вас может быть кратковременная системная проблема, которая не позволяет всей команде выполнить задачи. Это может потребовать от вас работы в течение дополнительных часов, чтобы наверстать упущенное и не сбиться с пути.
- У вас может быть руководитель, который требует, чтобы вы вносили изменения, запрошенные клиентом, в середине проекта. Это приведет к оценке воздействия и корректировке задач и сроков.
Поэтому будьте готовы справляться с изменениями , проявляя гибкость и адаптивность при возникновении проблем.
4. Знай свою команду
В зависимости от вашей компании и отрасли, у вас может быть постоянная команда или группа, которая собирается с каждым новым проектом. В любом случае, знакомство с вашей командой является важной частью управления ими для успешного проекта. Но это может быть сложно, если вы присоединяетесь к новой компании или другому отделу.
Слушай и занимайся
Когда вы встречаетесь с вашей проектной командой , обратите внимание на язык тела, отношение и интерес со стороны ваших посетителей. Слушайте, что они говорят, задавайте вопросы и поощряйте взаимодействие. Будьте профессиональны, но не бойтесь бросить в ваше чувство юмора немного, чтобы сломать лед.
Делать записи
Отслеживание задач и сроков членов вашей команды является частью работы менеджера проекта. Но записи о членах вашей команды также могут помочь вам узнать их лучше.
- Билл всегда вовремя предоставляет вам обновления своего статуса?
- У Кэрол есть проблемы с разговором, когда ей нужна помощь?
- Марк плох в соблюдении своих сроков?
Попробуйте записывать заметки во время встреч, после бесед один на один или во время чтения электронных писем от членов команды. Это определенно поможет с текущими, а также будущими проектами с ними.
5. Продолжайте общаться
Как руководитель проекта, вы ожидаете общения со своей командой . Вы хотите, чтобы вам предоставляли обновления статуса и сообщали вопросы или проблемы. В то же время вы должны планировать передавать конкретные элементы своей команде в качестве менеджера проекта.
Регулярно проводить встречи
Чтобы ваша команда была в курсе и на одной странице, запланируйте регулярные встречи проекта. Лучший способ сделать это — найти день и время, которые лучше всего подходят для команды, и создать повторяющееся еженедельное собрание. Это позволяет вашей команде узнать рутину и подготовиться соответствующим образом.
После обсуждения
После каждой встречи вы должны отправить сообщение своей команде. Ваше электронное письмо должно включать протоколы собрания и элементы действий, полученные в результате обсуждения. Это когда эти потрясающие шаблоны могут пригодиться.
Предоставлять обновления статуса
Как руководитель проекта, вы, скорее всего, будете сообщать о прогрессе своему непосредственному руководителю и, возможно, по цепочке руководящей команде. Когда изменения требуются от руководителей, поступают запросы от клиента, или ваша команда просто получает похвалу за свою работу, обязательно поделитесь ею с ними.
У вас есть советы по управлению проектами, чтобы добавить?
Часто управление проектами — это больше управление людьми. чем об управлении документами. Вы бы согласились?
Чему вы научились в своей роли по управлению проектами? Существуют ли межличностные, профессиональные или личные навыки, которые, по вашему мнению, наиболее полезны в этой должности? Пожалуйста, поделитесь своими предложениями и советами с другими новичками в этой роли, комментируя ниже.