Производительность

6 простых хитростей, чтобы уменьшить стресс электронной почты

6 простых хитростей, чтобы уменьшить стресс электронной почты

Работа с электронной почтой — лучшая часть моего дня. Никогда в жизни никто не говорил.

Электронная почта вызывает стресс, даже если вы не преследуете нулевой почтовый ящик. Вам нужны все советы, которые вы можете получить, чтобы оставаться на вершине, если, конечно, вы не планируете покончить с электронной почтой в целом Сегодня мы предлагаем вам шесть советов, которые помогут вам уменьшить стресс, связанный с электронной почтой.

1. Расписание электронных писем навалом

Этот совет имеет другую причину, чем вы думаете. Такие приложения, как Boomerang и SndLatr, позволяют планировать электронную почту на потом. Вот очевидное преимущество этого. Вы можете заранее составить несколько электронных писем в удобное для вас время и автоматически отправлять их в любое удобное для вас время.

бумеранг посыл позже

Скрытое преимущество заключается в том, что с помощью планировщика вы получаете контроль над отметкой времени, которую видит получатель электронной почты . Давайте посмотрим, как это может быть полезно, но сначала спросите себя:

  • Люди смотрят на отметки времени в ваших письмах и предполагают, что вы онлайн?
  • Исходя из этого, они предполагают, что вы доступны для звонков / чатов (когда нет)?
  • Люди комментируют или ставят под сомнение ваши рабочие привычки, потому что отметка времени указывает на полночный час?

Если вы ответили « да» на любой или все эти вопросы, вы, вероятно, будете страдать от перебоев в работе электронной почты и мгновенных сообщений в неудобное время. Возможно, вы даже почувствуете необходимость заняться ненужными дискуссиями о вашем рабочем процессе.

Вот умный способ решить эту проблему. Расписание электронной почты на время, которое вы обычно посвящаете задачам низкого внимания, таких как обслуживание ПК. Таким образом, ваши текущие рабочие часы оставайтесь в секрете, и вы сможете научить людей, когда вы будете в чате .

2. Оставьте поле адреса электронной почты пустым

Мы все были там — случайно нажали « Отправить» по незаконченной электронной почте или разослали рассылку по электронной почте, а потом пожалели об этом.

Не все почтовые приложения имеют функцию отмены отправки. как Gmail, и даже эта функция имеет верхний предел 30 секунд. Кроме того, вы не можете заставить своих получателей электронной почты «не читать» электронные письма только потому, что вы сделали ошибку, отправив их.

Вот простой трюк, чтобы избежать подобных почтовых беспорядков и последующего кусания гвоздя. Не добавляйте адрес электронной почты, когда вы начинаете писать письмо. Сохраните это для последнего. Это послужит напоминанием о необходимости перепроверить все, что вы написали. Даже если вы нажмете « Отправить» , вам не придется об этом беспокоиться, потому что это электронное письмо никуда не денется, пока вы не введете адрес получателя.

3. Блокировать или фильтровать нежелательные письма

Это не займет много, чтобы удалить странное раздражающее или бесполезное письмо. Но когда вы получаете постоянный поток таких писем изо дня в день, они занимают большую часть вашего времени и внимания.

Давайте просто скажем, что если он находится в вашем почтовом ящике, он у вас на уме . И вы не хотите, чтобы ваш разум занимал вещи, которые вам не нужны или не нужны, в первую очередь электронные письма.

слишком много, по электронной почте

Наличие системы для фильтрации нежелательных сообщений электронной почты. и блокируйте адреса электронной почты, которые отправляют такие письма. Вам нужно будет узнать, как это сделать, основываясь на почтовой службе или почтовом клиенте рабочем столе. вы используете.

В Gmail функции фильтра и блокировки отправителей скрыты в раскрывающемся меню « Дополнительно» в сообщении электронной почты:

Gmail-фильтр и блок-

Поступающие электронные письма с заблокированных адресов сразу попадают в папку со спамом. Вы также можете создавать фильтры Gmail (и разблокировать отправителей) через Настройки> Фильтры и заблокированные адреса. Пока вы в этом, посмотрите, что вы еще можете сделать, чтобы помешать электронной почте загромождать ваш почтовый ящик. предотвратить электронной почты от попадания в ваш почтовый ящик. предотвратить электронной почты от попадания в ваш почтовый ящик. в первую очередь.

4. Закрепите электронные письма на начальном экране в Windows

Я время от времени ссылаюсь на пару писем, связанных с написанием руководящих принципов. Если у вас также есть несколько любимых электронных писем, к которым вам нужно часто обращаться, вы можете оставить их помеченными. Но лучший способ сделать их доступными для быстрого доступа — это прикрепить их к экрану «Пуск» если вы на Windows 10.

Откройте приложение «Почта» и щелкните правой кнопкой мыши любое электронное письмо, которое вы хотите добавить на начальный экран. В контекстном меню нажмите « Pin», чтобы начать. Вы даже можете закрепить отдельную учетную запись электронной почты на начальном экране:

пин-почта-счет-начало

Чтобы закрепить электронные письма в меню «Пуск» в Windows 7 или 8, сначала сохраните их на своем компьютере. Теперь перейдите к сохраненному местоположению и перетащите письмо на кнопку «Пуск». Выполнено? Откройте меню «Пуск», и вы найдете это письмо в виде закрепленного элемента.

Вы также можете прикрепить письмо к контекстному меню значка Outlook на панели задач, перетащив сохраненное письмо на значок панели задач.

5. Мастер поиска по электронной почте

Если у вас хорошо организованный почтовый ящик, вы, вероятно, найдете нужные письма быстрее, чем большинство людей. Но то, что действительно экономит ваше время и головную боль, становится умным при поиске электронных писем. Воспользуйтесь функциями электронной почты, такими как ярлыки и операторы поиска, чтобы сузить область поиска.

В Gmail есть несколько параметров расширенного поиска, которые можно вызвать, нажав на маленькую стрелочку, которая появляется рядом с кнопкой поиска:

расширенные настройки поиска

Вот пример, чтобы показать вам преимущества использования операторов поиска для поиска нужных сообщений. Допустим, вы ищете кучу фотографий в формате PNG, отправленных в виде почтовых вложений в Gmail другом по имени Грег.

Вы можете найти Грега, чтобы просмотреть отправленные им письма, а затем отсканировать результаты, чтобы найти нужное письмо. Но более быстрый и эффективный способ найти эти фотографии — использовать запрос, подобный greg: attachment filename: .png .

6. Поднимите трубку

Иногда быстрый вызов может сэкономить вам много писем туда и обратно. Ключ в том, чтобы определить, какие темы лучше обрабатывать по телефону, чем по электронной почте. Тем не менее, вам придется твердо придерживаться темы разговора . В противном случае пятиминутный чат, который вы имели в виду, может превратиться в габфест.

Подготовьте супер короткий список вопросов, которые вы хотите обсудить, прежде чем сделать звонок. Если кажется, что вам нужно обсудить больше, чем вы можете вписать в короткий звонок, сохраните его для электронной почты или запланированной встречи.

Попрощайтесь с Inbox Zero, если…

Я достиг нуля входящих сообщений, и я счастлив, что сделал это, потому что это улучшило мой рабочий процесс. Но это не та цель, которую вы должны чувствовать обязательной для достижения, независимо от того, кто рекомендует ее в качестве таковой.

Если пустая папка не подходит для вас, не стесняйтесь или пропустите ее. Вы можете чувствовать, как будто с ваших плеч сняли большой вес.

Даже если вы решите отказаться от бешеной ежедневной болтовни, приложите некоторые усилия, чтобы организовать свои электронные письма . В противном случае вы просто добавите больше стресса своему дню, позволяя входящему почтовому ящику стать неуправляемым.

Мы начали стремиться к пустому входному почтовому ящику и к наиболее эффективным стратегиям быстрой обработки этого потопа. Время ответа двадцать минут стало желательным стандартом.

Но я хочу предложить альтернативу: не всем нужно легко связаться по электронной почте.

Некоторые люди, такие как те, кто работает с клиентами весь день или управляют большими командами, которые жаждут частого руководства, должны быть профессионалами в этом умении. Но другие люди, такие как программисты, писатели, рекламные гуру и профессора, должны иметь право высасывать электронную почту точно так же, как они могут сосать другие навыки, которые не имеют отношения к их основному ценностному предложению.

~ Кэл Ньюпорт, это нормально, быть плохим по электронной почте

Пришло время для новых почтовых привычек

Популярные советы по электронной почте, которые говорят вам отменить подписку на рекламные письма, использовать готовые ответы повышения эффективности электронной почты повышения , и делайте перерывы с электронной почтой и практично и полезно. Но именно крошечные изменения, подобные перечисленным выше, приносят вам электронную почту дзен.

Какой простой трюк уменьшил нагрузку на электронную почту, изменив способ работы с почтовым ящиком? Расскажите об этом в комментариях!

Похожие посты
Производительность

Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?

Производительность

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

ИнтернетПроизводительность

5 инструментов для извлечения изображений из файлов PDF

AndroidПроизводительность

Adobe Reader X добавляет защищенный режим для пользователей Windows, Android получает новые функции [Новости]