Одним из наиболее важных навыков в кармане менеджера проекта является организация. Способность успешно управлять и отслеживать проекты , задачи и людей очень важна для достижения успеха в этой должности.
Руководителям проектов легче перенести инструменты и ноу-хау для организации своей личной жизни, чем для других. Имея это в виду, вот несколько советов и уловок из этой торговли, которые могут помочь почти любому управлять, отслеживать и организовывать части своей повседневной жизни.
Работа с проектами с использованием задач — один укус за раз
Задачи и задачи — огромная часть любого проекта. Будь то для внедрения нового программного обеспечения компании в качестве менеджера проекта или для озеленения двора в качестве владельца дома, каждый проект должен быть разбит на задачи. Имейте в виду аналогию о том, как съесть слона, то есть один укус за раз. Любой проект, большой или маленький, может и должен быть разбит на набор задач.
Создание задач также важно, когда есть зависимости. Для менеджера проекта задача установки нового программного обеспечения не может быть выполнена до покупки нового приложения. В том же смысле задача посадки новых кустов не может произойти, пока они не будут куплены.
Итак, если у вас есть проект, подобный приведенному выше примеру для озеленения, или что-то в меньшем масштабе, например, простая уборка дома, сначала перечислите задачи и помните об этих зависимостях. По мере выполнения и выполнения каждой задачи просто отметьте ее в списке. Ваш проект будет завершен очень организованно, чтобы ничто не было забыто.
Todoist , Wunderlist , Google Tasks , Remember the Milk и Trello являются одними из самых популярных инструментов для управления задачами, делами и личными проектами. Обзор
Напоминания о памяти — Вещи не ускользнут от вашего ума
У некоторых людей есть самая замечательная способность помнить все и вся. Тем не менее, это не является распространенным для большинства. И часто мы можем вспомнить задачи, которые офис должен выполнять утром, легче, чем вспомнить, что нам нужно позвонить в энергетическую компанию днем. Менеджеры проектов могут использовать напоминания для получения обновлений статуса, подтверждения сроков или создания отчетов о состоянии.
Вне рабочего места использование напоминаний защищает нас от забвения делать вещи, ходить по местам, совершать телефонные звонки или делать все, что вы можете себе представить, что необходимо сделать. Даже если вы вспомните, что оплачивали свой автомобиль первого числа каждого месяца, если на своем мобильном устройстве установлено повторяющееся напоминание или даже записываете его в календаре на каждый месяц, это почти гарантирует, что оно никогда не сойдет с ума. Потому что, если придет день, когда это произойдет?
Вы можете выбрать один из множества инструментов для напоминаний. Из приложений на вашем мобильном телефоне и планшет, для настольных приложений и расширений браузера, для простых заметок и настенных календарей. В наши дни мобильные приложения, вероятно, являются наиболее популярным методом, поскольку они могут синхронизироваться между несколькими платформами, отображать уведомление в нужный момент, и они не могут быть потеряны или случайно выброшены. Вы также можете включить напоминания в свои списки задач или использовать простые забавные приложения, такие как MemoCool Plus .
Организация команды — Ваша домашняя команда
Большая часть работы менеджера проекта заключается в том, чтобы объединить усилия. Разные части проекта и его задачи обычно выполняются разными людьми. Возможность получать обновления от членов команды, время от времени давать им стимулы и делать все это с уважением, важна для успеха проекта. Если вы живете не один, вполне вероятно, что у вас есть собственная команда членов семьи, которые выполняют разные обязанности и отвечают за них.
Возможность держать всех в курсе своих ежедневных, еженедельных или ежемесячных обязанностей и задач может быть выполнена несколькими различными способами. Вы можете разместить на холодильнике или стене доску или диаграмму рутинной работы, перечислив имена и обязанности каждого человека, которые можно пометить по мере их завершения. Шаблоны делают это еще проще
Другой метод заключается в отслеживании ваших задач и дел в электронном виде. Многие продукты позволяют назначать задачи другим людям. Таким образом, если ваши дети немного старше или вы живете с несколькими соседями по комнате, то отправка работы по дому всем в списке может дать им полезные напоминания о том, как все сделать.
Независимо от того, какой метод подходит для вашей семьи, выполнение всех обязанностей по дому означает, что ваше жизненное пространство в целом более организовано. И, если вам нужно ткнуть или подтолкнуть кого-то, чтобы остаться на задании, просто помните, что вы можете поймать больше мух с медом, чем с уксусом.
Другие полезные советы
Воспользуйтесь списками, чтобы ничего не было забыто . Независимо от того, используете ли вы бумагу и ручку или приложение на своем телефоне, составляете списки предметов, которые вам нужны из магазина, одежду, которую нужно упаковать для поездки, или места, куда вам нужно отправиться на выходной, это означает, что вы не должны ничего забывать.
Кроме того, не торопитесь при создании списков. и попробуйте подумать о связанных элементах. Например, если вы создаете упаковочный лист для своей поездки, вы можете записать «классические туфли», которые затем должны побудить вас записать «классические носки». Или, для списка покупок, вы можете купить стейки для гриля, которые затем должны побудить вас взять гарнир, чтобы пойти с ними. Многие инструменты управления задачами, такие как упомянутые выше, могут использоваться для этих простых списков.
Используйте почтовые флаги для легкого определения . Если вы получили электронное письмо от вашей школы, уведомляющее вас о крайнем сроке, одном из ваших двоюродных братьев о вечеринке по случаю дня рождения или напоминании от телефонной компании, пометьте эти письма флагом или звездочкой, чтобы они выделялись.
Если ваш почтовый ящик заполнен информационными бюллетенями, личными электронными письмами, рекламными объявлениями и всеми этими другими сообщениями, которые вы получаете, есть вероятность, что немаркированные, но важные электронные письма будут перемещены в конец списка из виду и, следовательно, из виду. Таким образом, многие почтовые приложения, такие как CloudMagic Email и онлайн-клиенты, предлагают встроенные напоминания о том, что сообщения электронной почты всплывают снова в установленное вами время.
Протестируйте и включите инструменты, которые работают для вас . Мы перечислили некоторые инструменты списка задач и приложения для напоминаний. Обратите внимание, что не каждый инструмент работает хорошо для каждого человека или семьи. Точно так же, как разные менеджеры проектов имеют разные стили для выполнения своей работы, разные люди имеют разные мнения о том, какие инструменты работают для них.
Попробуйте несколько различных инструментов управления задачами, прежде чем выбрать тот, который вам нравится. Проверьте различные методы организации работы по дому, чтобы увидеть, какой из них лучше всего подходит для вашей семьи. Тот, который вы можете проверить, который обслуживает домашние хозяйства и включает в себя проекты, задания, напоминания и списки покупок — это Cozi .
Давайте поделимся некоторыми мыслями
Если вы являетесь руководителем проекта и хотели бы добавить его в этот список, не стесняйтесь включать свои предложения ниже. Или, если у вас возникли проблемы с организацией некоторых из обсуждаемых здесь вопросов, и вы хотели бы получить совет или помощь, оставьте свой вопрос или дилемму в комментариях.
Изображение предоставлено: Злая женщина в хаотичной гостиной от wavebreakmedia через Shutterstock, SLBLAKE и TaOb62 через Shutterstock.com