Производительность

Это руководство по базе данных Access поможет вам начать работу

Это руководство по базе данных Access поможет вам начать работу

В то время как большинство пользователей ПК заявили бы, что они являются опытными в программном обеспечении Office, таких как Word и Excel, дальнейшие возможности пакета, возможно, немного сложнее. Access и аналогичные части программного обеспечения может быть особенно недружелюбным программным обеспечением, с которого можно начать работу, но оно представляет собой гораздо меньшую проблему, если вы знаете, что делаете.

Разблокируйте шпаргалку «Основные ярлыки Microsoft Office» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

Это руководство проведет вас через основные шаги по созданию вашей базы данных, заполнению ее информацией и использованию запросов для быстрого доступа к ней. Как только вы поймете основы, вы будете на пути к истинному мастерству доступа.

Создать базу данных

После открытия Access вам будет предложено множество различных опций и шаблонов. Выберите « Пустая база данных рабочего стола», чтобы начать работу, и выберите имя файла и место на жестком диске, чтобы сохранить его. Я собираюсь создать базу данных книг, которыми владею, но эти же понятия можно использовать для список рассылки , вашу телефонную книгу или любое количество других целей.

Первый столбец моей базы данных будет содержать заголовок каждой книги, поэтому я собираюсь использовать кнопку Click to Add , чтобы указать, что это короткая текстовая запись — вы должны выбрать любой тип записи, подходящий вашему проекту. После этого переименуйте заголовок столбца во что-то подходящее. На этом этапе также стоит переименовать вашу первую таблицу из «Table1» по умолчанию.

новый столбец

Сделайте то же самое для всех различных столбцов, которые вы хотите включить. В моем случае это была другая запись в кратком тексте для имени автора, числовая ячейка для года выпуска и флажок «Да / Нет» для определения, была ли рассматриваемая книга в твердом переплете. Я также настроил поле «Дата добавления», которое мы вскоре автоматизируем. Если вам нужно отредактировать любой тип данных после создания, перейдите на вкладку Поля на ленте, выделите нужный столбец и измените его в раскрывающемся меню Тип данных .

Теперь переключитесь в режим просмотра дизайна, используя значок в правом нижнем углу экрана. Чтобы автоматизировать метку времени, выберите нужное имя поля, выберите формат даты в раскрывающемся меню и введите = Now () в поле « Значение по умолчанию» ниже. Это автоматически заполнит ячейку датой добавления записи при каждом добавлении нового элемента в базу данных. Тот же метод можно использовать для установки других значений по умолчанию, будь то стандартная текстовая запись или формула наподобие этой

запись по умолчанию

Установление первичного ключа

Если вы создаете базу данных, которая будет расти и расти, первичный ключ жизненно необходим, но это хорошая привычка, даже если вы работаете в меньшем масштабе. Может возникнуть путаница, когда два элемента имеют одно и то же имя, но первичный ключ гарантирует, что всегда доступен другой уникальный идентификатор.

Access 2013 создает поле идентификатора по умолчанию, которое затем автоматически заполняется числовым идентификатором. Однако вы можете указать другой первичный ключ, если чувствуете необходимость. Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши нужное имя поля в представлении «Дизайн» и выберите « Первичный ключ». Тем не менее, это должна быть действительно уникальная запись, чтобы все работало так, как должно.

Добавление данных с помощью форм

Если вы хотите ввести много данных в документ Access, стоит создать форму Сначала перейдите на вкладку « Создать » на ленте и нажмите « Форма» . Он создаст для вас макет по умолчанию, который затем можно редактировать, перетаскивая отдельные компоненты в соответствующую позицию.

дизайн формы

Чтобы проверить свою форму, используйте параметр «Вид» в левой части ленты, чтобы переключиться на вид формы . Здесь вы сможете добавить запись, заполнив различные поля — сделайте это сейчас, чтобы убедиться, что все работает так, как задумано. Чтобы проверить свой прогресс, вернитесь к таблице из формы и выберите вид таблицы. Если ваша первая запись отображается так, как задумано, вернитесь к форме и сохраните свою работу.

Другие методы ввода данных

Форма — это хороший способ стандартизировать ввод данных, особенно если более одного пользователя будет использовать базу данных. Однако это не единственный способ заполнения файла в Access. Самый простой способ — просто добавить записи вручную в режиме просмотра таблицы.

ручной ввод

Кроме того, вы можете импортировать файл, который содержит уже существующие данные. Access 2013 поддерживает несколько типов файлов, в том числе электронные таблицы , файлы CSV, XML и документы HTML. Чтобы импортировать данные из источника, выберите вкладку «Внешние данные» на ленте и выберите нужный тип файла. Access проведет вас через необходимые шаги, чтобы импортировать его в вашу базу данных.

Стоит отметить, что Access делает различие между импортом и связыванием данных. Первый является правильным методом, если ваши данные не собираются изменяться, но последний позволяет постоянно обновлять отдельный документ, отражая эти изменения в Access. В зависимости от ваших потребностей, это может сэкономить вам время.

Использование запросов

Как только ваша база данных заполнится достаточно, пришло время начать пользоваться преимуществами организации большого количества информации. Запросы — это простой, но мощный метод быстрой и эффективной сортировки вашей базы данных. Чтобы проиллюстрировать их использование, вот простой запрос, который будет искать в моей базе данных книги за определенный промежуток времени.

Чтобы создать новый запрос, перейдите на вкладку « Создать » на ленте и выберите « Мастер запросов» , затем выберите « Простой мастер запросов» . Выберите нужную таблицу, а также поля, которые вас интересуют — в моем случае это год выпуска и название, поэтому я знаю, на какую запись я смотрю.

мастер запросов

На следующем экране решите, хотите ли вы видеть подробное представление с каждым полем каждой записи или просто Сводку. Затем выберите Готово, чтобы завершить процесс. Вам будут представлены данные, которые вы выбрали, и вы можете использовать раскрывающийся список в заголовке столбца, чтобы еще больше урезать ситуацию. Я ищу книги, написанные в 1970-х годах, поэтому я собираюсь щелкнуть по раскрывающемуся списку «Год выпуска», а затем перейти к « Фильтры чисел»> «Между» .

редактировать запрос

Затем я установил верхнюю и нижнюю границы для своих данных, и мне был представлен список книг, выпущенных в период с 1970 по 1980 годы. Конечно, этот же метод можно использовать для сопоставления текстовых строк, флажков или любой другой информации, которую вы возможно, вошел в вашу базу данных.

Есть ли у вас какие-либо советы по началу работы с Access? Вы боретесь с определенным аспектом создания базы данных и нуждаетесь в некоторой помощи? Дайте нам знать о ваших советах и ​​проблемах в разделе комментариев ниже.

Похожие посты
Производительность

Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?

Производительность

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

ИнтернетПроизводительность

5 инструментов для извлечения изображений из файлов PDF

AndroidПроизводительность

Adobe Reader X добавляет защищенный режим для пользователей Windows, Android получает новые функции [Новости]