До тех пор, пока кто-то не выделит больше часов в день или дни недели, многие из нас останутся с 40-часовой рабочей неделей. Заниматься всем, что нужно сделать, может быть довольно сложно. Чтобы найти наилучший способ управления своим временем а также вашу производительность, смотрите не дальше, чем инструменты от Google.
Хотя наши советы основаны на инструментах Google, вы можете адаптировать многие идеи и к другим инструментам повышения производительности.
Время блокировки для писем
В зависимости от типа занимаемой должности деловые электронные письма могут составлять огромную часть вашего дня. Хотя вы должны создавать сообщения и отвечать на них, это может отвлекать внимание. Например, вы могли бы работать над деловым документом, но постоянно останавливаться, потому что эти письма попадают в ваш почтовый ящик . Теперь этот важный документ занимает заднее место и занимает больше времени, чтобы закончить с каждым отвлечением.
Вместо этого попробуйте заблокировать определенное время для работы с электронной почтой каждый день. Конечно, критические или экстренные сообщения должны рассматриваться как приоритетные. Однако те, которые могут подождать, должны.
Создать событие
Вы можете заблокировать время в Календаре Google , создав повторяющееся событие с напоминанием. Кроме того, если вы поделитесь своим календарем с другими, они увидят ваше заблокированное время. Просто выберите подходящую дату и время в Календаре Google, присвойте событию имя, установите напоминание, повторите его и нажмите « Создать» .
Пометить сообщения для продолжения
Если вы используете Gmail для своего бизнеса, вы можете легко отслеживать те сообщения, которые вам нужно обрабатывать в течение заблокированного вами времени. Простой способ сделать это — пометить электронные письма так, как вы их видите. Gmail предлагает хороший выбор флагов под названием Звезды.
Чтобы выбрать те, которые вы хотите использовать, нажмите Настройки (значок шестеренки) и вкладку Общие . Прокрутите вниз до Звезды и перетащите те, которые вы хотите активировать, из Не используется в Использование . Затем, когда вы видите письмо, которое хотите пометить, нажимайте на звездочку рядом с ним, пока не появится соответствующий.
С помощью этой комбинации Календаря Google и Gmail вы можете с легкостью упорядочить время электронной почты.
Расписание вашей доступности
Планирование вашей рабочей недели является неотъемлемой частью управления временем. Вы должны быть уверены, что используете большую часть времени, которое у вас есть. Календарь Google позволяет легко просматривать ваше расписание с помощью просмотра дня, недели, месяца и рабочей недели. И, с удобной встроенной функцией, вы можете отобразить вашу доступность.
Работа с назначением слотов
Отличный способ распределить время, которое проводят коллеги, -> функция «Слоты встреч» в Календаре Google. Помните, что для доступа к этой функции у вас должна быть рабочая или учебная учетная запись . С помощью слотов назначений вы не блокируете свое время, как с событиями календаря, а вместо этого предоставляете время, когда вы доступны.
Например, если вы доступны с 13:00 до 16:00, выполните следующие действия после входа в Календарь Google:
- Убедитесь, что ваш календарь в режиме дня или недели .
- Нажмите на день и время, когда вы будете доступны.
- Выберите Слоты встреч во всплывающем окне.
- Добавьте имя для слота, выберите тип и нажмите « Создать» . Если вам нужны дополнительные сведения, нажмите « Изменить сведения» вместо « Создать» .
Если у вас нет доступа к функции «Слоты встреч», вы все равно можете отобразить свою доступность, заблокировав время, когда вы заняты, как мы делали выше для времени электронной почты.
Оптимизировать время встречи
Если вы координируете собрания на регулярной основе, пусть Документы Google и Календарь Google помогут вам сделать этот процесс плавным.
Повестка дня и протокол встречи
Нет ничего хуже встречи без плана, организации или структуры. Итак, начните с создания повестки дня собрания, которую вы можете прикрепить к календарному запросу. В Документах Google есть несколько различных шаблонов , объединяющее повестку дня с протоколами, для документа «все в одном».
После входа в свою учетную запись Google в Документах Google нажмите Галерея шаблонов сверху. Прокрутите вниз до категории « Работа », и вы увидите три шаблона заметок . Каждый параметр содержит одинаковые основные сведения, включая участников, повестку дня, заметки и элементы действий. Они отличаются только своим внешним видом.
Встреча запросов
После того, как вы создали повестку дня, объедините приглашение на собрание с Календарем Google.
Выберите подходящую дату и время для вашей встречи в Календаре Google. Затем нажмите кнопку « Изменить сведения» . Когда страница откроется, справа вы увидите место для добавления гостей . Просто введите адреса электронной почты для ваших посетителей.
Чтобы прикрепить повестку дня, нажмите « Добавить вложение» под полем « Описание» и выберите свой файл.
Переключить задачи и напоминания
Хотя Google Tasks является хорошим инструментом для простых задач, вместо этого вы найдете много преимуществ использования Google Keep . Кроме того, вы можете быстро переключаться между Google Tasks и Google Keep в вашем календаре.
Добавить задачи в Google Keep
С Google Keep вы можете легко превратить заметки в задачи и списки дел. Затем воспользуйтесь полезными функциями для управления этими задачами. Вы можете настроить напоминание, создать контрольный список, прикрепить изображение, добавить чертеж и сотрудничать с коллегой.
Кроме того, вы можете прикреплять заметки, чтобы держать их в верхней части списка, что идеально подходит для высокоприоритетных элементов. Вы также можете включить теги и цветовое кодирование для легкой организации. Если вы не пробовали Google Keep для управления простыми проектами и задачи, возьмите его на себя.
Переключение между задачами и напоминаниями
Чтобы переключаться между задачами и напоминаниями в Календаре Google, убедитесь, что вы находитесь на главном экране календаря. Слева под Моими календарями щелкните стрелку рядом с Задачами . Затем выберите « Переключиться на напоминания» . Все напоминания, которые вы настроили в Google Keep, будут отображаться в вашем календаре.
Если вы хотите переключиться обратно, просто выполните те же действия, заканчивающиеся переключением на задачи . Ваши задачи Google откроются в правой части экрана, как обычно.
Планируйте свою неделю раньше времени
Планируя вашу рабочую неделю, Google позволяет вам делать это из любой точки мира. Если вы отдыхаете на диване или проводите время во внутреннем дворике, просто возьмите мобильное устройство и используйте необходимые инструменты Google .
Вам не нужно даже открывать свой компьютер. Календарь Google, Google Keep, Документы Google и Gmail доступны для устройств Android и iOS:
- Календарь Google для Android (бесплатно) | iOS (бесплатно)
- Google Keep для Android (бесплатно) | iOS (бесплатно)
- Документы Google для Android (бесплатно) | iOS (бесплатно)
- Gmail для Android (бесплатно) | iOS (бесплатно)
Подготовка и проверка вашего графика не только дает вам твердый план рабочей недели, но и дает старт, прежде чем вы пойдете в офис в понедельник утром.
Какие функции Google помогают вам управлять своим временем?
С таким большим количеством предложений продуктов Google , скорее всего, вы используете более одного. Как и в случае с этими советами по управлению временем, объединение приложений может помочь вам повысить производительность.
Существуют ли определенные функции продукта Google, которые помогают вам управлять временем? Дайте нам знать ваши предложения в комментариях ниже!