OneNote — это больше, чем программа для заметок . Это идеальный инструмент совместной работы для управления простыми проектами. по управлению проектами, которые в небольших командах. И в отличие от Evernot, e, OneNote является полностью бесплатным. бесплатен с
Мы покажем вам, как вы можете использовать OneNote для управления проектами самостоятельно или с вашей командой, и покажем основные и расширенные функции OneNote.
1. Используйте блокноты, разделы и страницы
С OneNote вы можете создавать столько записных книжек, сколько захотите . В каждой записной книжке вы можете хранить несколько разделов (вкладки перечислены сверху). И внутри каждого раздела вы можете создавать подстраницы (перечислены справа). Эта структура идеально подходит для сбора и организации информации .
Я рекомендую создавать отдельные блокноты для всех ваших проектов. Вы можете использовать разделы для отслеживания основных результатов или этапов каждого проекта. Страницы позволяют дополнительно подразделить каждый раздел.
Допустим, один из ваших проектов — организовать мероприятие, и вам нужно найти место, провайдера и группу. Каждый из них является результатом — то есть разделами.
Когда вы проводите исследования по каждому из этих пунктов, вы можете сохранить свои результаты на странице соответствующего раздела. Другие страницы в этом же разделе могут быть посвящены спискам ваших следующих шагов, контактной информации, информации о бронировании и т. Д.
2. Поделиться ноутбуками
OneNote является кроссплатформенным Он доступен в Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile и в Интернете. Пользователи Chrome могут использовать OneNote Clipper для захвата материалов с любого веб-сайта.
Хотите делать снимки и делиться ими на рабочем столе Windows? Используйте удобную комбинацию клавиш Windows + Shift + S для функции «Обрезка экрана» в OneNote.
Информация может быть легко передана и доступна практически с любого устройства.
Когда вы работаете в команде, вы можете поделиться записными книжками и позволить всей команде внести свой вклад. Следуя приведенному выше примеру мероприятия, несколько членов вашей команды могли бы помочь исследовать место проведения, провайдера и группу, в то время как другие могли бы использовать окончательную информацию, чтобы связаться с потенциальными кандидатами, запросить цитаты, обсудить детали и сделать заказы. ,
Когда вы создаете новую записную книжку, OneNote спросит вас, хотите ли вы пригласить людей .
Чтобы поделиться существующей записной книжкой, выберите «Файл»> «Поделиться» . Здесь вы можете поделиться с людьми по отдельности или получить ссылку для общего доступа либо для просмотра, либо для редактирования записной книжки, которую вы можете отправить своей команде.
3. Организовать данные в списках и таблицах
Все легче переварить, когда оно представлено структурированным образом. Вы можете использовать списки для сбора идей или наметить цели проекта. Таблицы могут помочь вам отслеживать заинтересованные стороны, ресурсы или графики.
Вставить таблицу
Чтобы создать таблицу, перейдите в меню «Вставка»> «Таблица» и выберите размер. Вы можете добавить дополнительные строки и столбцы позже: щелкните правой кнопкой мыши таблицу и перейдите в Таблица> Вставить … Здесь вы найдете другие функции форматирования таблицы, такие как сортировка, затенение или скрытие границ.
Создать списки
OneNote поддерживает три типа списков: маркированные, нумерованные и контрольные списки. Конкретное форматирование маркеров и чисел может быть изменено пользователем. Контрольные списки можно комбинировать с маркированными или нумерованными списками.
Чтобы создать список, напечатайте некоторые элементы и выделите их. Должно появиться плавающее меню форматирования. Если не щелкнуть правой кнопкой мыши по списку, выберите « Маркеры» , « Нумерация» или « Пометить как задание» (он же контрольный список).
OneNote сочетания клавиш :
-
CTRL +1 = контрольные списки
-
CTRL +. = пули
-
CTRL + / = цифры
Примечание. Хотя вы можете создавать списки дел с помощью OneNote списка дел , это плохой инструмент для отслеживания задач, чувствительных ко времени, если вы не свяжете OneNote с Outlook.
Как показывает статья Райана, OneNote предлагает бесшовную интеграцию с Microsoft Outlook. Например, вы можете создавать «задачи» из протоколов собрания в OneNote. Связывание OneNote с Outlook позволяет упорядочить все эти ежедневные задачи в одном месте.
Задачи можно собирать в Outlook со всех страниц проекта в записных книжках OneNote. При завершении задачи в Outlook соответствующая задача помечается как выполненная на соответствующей странице OneNote.
4. Отслеживайте электронные письма и делитесь информацией
Электронная почта является эффективным средством коммуникации для проектов, но это плохой способ отслеживать важную информацию или файлы. Более того, не все должны быть в CC, пока идет разговор, ведущий к принятию решения. Как тогда вы держите всех в курсе?
Чтобы поделиться информацией, вы можете использовать кнопку Outlook на ленту OneNote или вы можете вручную перетащить электронные письма в общую записную книжку. Таким образом, любой может догнать разговор или узнать подробности, когда это необходимо.
В дополнение к электронной почте Outlook вы можете делиться контентом из других источников. Чтобы настроить способ обработки входящего содержимого OneNote, выберите «Файл»> «Параметры»> «Отправить в OneNote» . Вы можете выбрать пользовательские настройки для элементов Outlook, веб-содержимого, печати в OneNote и вырезок на экране. Настройка по умолчанию Всегда спрашивать, куда отправлять .
Вы даже можете пересылать электронные письма или содержимое электронной почты напрямую в OneNote, используя me@onenote.com из авторизованной учетной записи электронной почты. Перейдите на страницу настроек электронной почты OneNote, чтобы добавить и выбрать адреса электронной почты, а также выбрать место назначения по умолчанию для входящего контента.
5. Создать командную вики
Если вы хотите отслеживать контакты в команде, записывать уроки, извлеченные из нескольких проектов, или предлагать общие сведения о конкретных процессах, OneNote отлично работает в качестве общей и совместно редактируемой вики. Одна из функций, которая понадобится вам для работы, — это ссылки на блокноты, разделы, страницы и абзацы.
Щелкните правой кнопкой мыши блокнот, раздел, страницу или область на странице и выберите « Копировать ссылку в…». Теперь вставьте ссылку в любое место в блокноте. Кроме того, вы можете выделить и щелкнуть правой кнопкой мыши элемент, выбрать « Ссылка…» , выбрать блокнот, раздел или страницу, на которую вы хотите сослаться, и нажать « ОК», чтобы добавить ее.
Быстрый способ ссылки на страницу — ввести [[имя страницы]]. Если страница не существует, она будет создана мгновенно.
6. Сделайте встречи более продуктивными
Невозможно работать с командой и не проводить встречи. Чтобы получить максимальную отдачу от ваших собраний, подготовьте повестку дня и найдите протокол встречи. Это поможет вам наилучшим образом использовать время встречи и отслеживать все, что было сказано и решено.
Преимущества ведения заметок о собраниях в OneNote разнообразны:
- Вы можете импортировать сведения о встрече из Outlook через « Домой»> «Информация о встрече» .
- Вы можете делать заметки или записывать аудио. с нескольких устройств.
- Вы даже можете писать рукописные заметки на своем планшете и конвертировать их в текст с помощью OneNote OCR
- Когда вы работаете из общей записной книжки проекта , каждый имеет доступ автоматически; в противном случае легко поделиться.
- Наконец, вам не нужно каждый раз создавать повестку дня или заметки с нуля, потому что OneNote поддерживает шаблоны
7. Используйте шаблоны проектов
Для итеративных проектов с повторяющимися процессами очень полезно использовать проверенные и надежные шаблоны для работы. Когда вы сделаете такие элементы, как контрольные списки или графики работы, доступными в качестве шаблона, ваша команда сэкономит время. Менее вероятно, что какой-то предмет будет пропущен, а согласованность в вашей команде увеличится.
OneNote поставляется с набором предустановленных шаблонов, включая несколько различных шаблонов для заметок о собраниях.
Найдите их под Вставка> Шаблоны страниц …> Бизнес . Всякий раз, когда вы планируете встречу, используйте один из этих шаблонов, чтобы создать повестку дня и основывать на ней свои заметки.
Чтобы создать собственный шаблон, подготовьте предпочитаемый макет в OneNote, затем перейдите в « Вставка»> «Шаблоны страниц» и нажмите « Сохранить текущую страницу как шаблон» в самом низу.
OneNote попросит вас добавить имя шаблона и при желании вы можете установить его в качестве шаблона по умолчанию для новых страниц в текущем разделе .
В следующий раз, когда вам понадобится ваш шаблон, извлеките его из списка в меню «Вставка»> «Шаблоны страниц…> Мои шаблоны» .
Вы присоединяетесь к команде OneNote?
OneNote не сможет заменить профессиональное программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Тем не менее, это может быть мощным инструментом для простых проектов и небольших команд . И это бесплатно.
И если вы ищете приложение для управления проектами для Mac , проверьте эти варианты.
Пожалуйста, поделитесь своим опытом в комментариях, чтобы другие могли извлечь выгоду!