Производительность

Как использовать Outlook для простого управления задачами и проектами

Как использовать Outlook для простого управления задачами и проектами

Если вы работаете над небольшим проектом, в качестве фрилансера или в компании с небольшим количеством сотрудников, Outlook 2016 может помочь вам управлять своими проектами и задачами без необходимости использования здоровенного программного обеспечения. С помощью простых настроек раздела задач вы можете устанавливать напоминания и сроки выполнения, назначать задачи и легко отслеживать время.

Разблокируйте БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку «Essential Outlook Keyboard Shortcuts» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

Зачем использовать Outlook для проектов и задач?

Для крупных проектов руководители проектов и крупные компании используют профессиональное программное обеспечение, такое как Microsoft Project или Basecamp, одни из лучших инструментов управления проектами для выполнения этой работы. Они предлагают широкие возможности, необходимые для организации и управления успешными проектами.

Тем не менее, для небольших проектов, фрилансеров или групп из одного или двух, Microsoft Outlook обладает необходимыми функциями, необходимыми для достижения успеха в любой ситуации недостаточного размера. Вот лишь некоторые из основных функций, которые он содержит:

  • Настраиваемые поля задач
  • Назначаемые задачи
  • Полезные напоминания
  • Время отслеживания
  • Обновления статуса
  • Приоритизация и категоризация
  • Функция экспорта

OutlookMainTaskView

Как можно использовать эти функции Outlook?

Настройка с нужными полями

Вы можете легко добавлять и удалять поля в разделе задач. Например, для отслеживания времени вы можете добавить фактическую работу и общую работу. Для отслеживания статуса вы можете добавить процент завершения и пользовательский статус.

Чтобы выбрать поля, щелкните правой кнопкой мыши один из столбцов и выберите «Выбор полей» . Затем просто перетащите нужные поля в область столбца.

OutlookChooseFields

Легко назначайте задачи

Если вы работаете с партнером или одним сотрудником, назначать задачи друг другу просто. Откройте задачу и в верхней части навигации выберите Назначить задачу . Нажмите кнопку « Кому» , чтобы открыть список контактов, выберите уполномоченного и нажмите кнопку « Кому» во всплывающем окне. Это вставит ваш контакт в задачу, и после того, как вы нажмете Отправить , задача будет на пути к получателю.

Вы также можете включить поле для Team Task, которое включает в себя простые галочки и поле Assigned To, чтобы сразу увидеть, кто за что отвечает.

OutlookAssignTask

Настройка напоминаний

Как и в любом приложении задачи, напоминания являются важными инструментами. Microsoft Outlook позволяет настраивать напоминания, выбирая дату, время и конкретный звук, если хотите. Выбор даты производится в формате календаря, а выбор времени — с шагом 30 минут.

OutlookSetupReminder

Время трека

Для фрилансеров или других лиц, которые платят клиентам по часам, отслеживание времени является обязательным. В Microsoft Outlook вы можете использовать поля « Фактическая работа» и « Общая работа» или только одно из них, в зависимости от ваших конкретных потребностей. Например, вы можете использовать Actual Work для оплачиваемой суммы и Total Work за все время, потраченное на задачу. Оба поля записывают время в десятичных часах.

OutlookTimeTracking

Обновить статусы

Microsoft Outlook включает в себя как заполненные проценты, так и поля состояния для отслеживания ваших проектов и задач. Как и в случае с отслеживанием времени, вы можете использовать оба или только один, в зависимости от ваших предпочтений.

Преимущество их совместного использования заключается в том, что, например, если вы пометите задачу как выполненную на 100%, в поле состояния автоматически отобразится Завершено, и задача будет поцарапана.

Поле состояния также включает варианты «Выполняется», «Ожидание кого-то еще» и «Отложено», каждый из которых может быть очень полезен для продолжения работы.

OutlookStatusOptions

Используйте приоритезацию и категоризацию

Использование поля приоритетов — еще один замечательный инструмент для просмотра наиболее важных элементов. с первого взгляда. Элементы с высоким приоритетом будут выделены красным восклицательным знаком, а элементы с низким приоритетом — синей стрелкой вниз. Вы также можете добавить поле Custom Priority, если это необходимо.

OutlookPrioritySettings

Функция категории в Microsoft Outlook также удобна для быстрого поиска определенных типов задач. По умолчанию категории названы по их цвету, но полезно поменять их на более значимые имена. Например, вы можете использовать зеленую категорию для всех финансовых задач и назвать ее таковой. Вы можете создавать свои собственные категории и выбирать цвет.

OutlookRenameCategories

Экспортируйте ваши данные

Если вы хотите экспортировать свои задачи в электронную таблицу, это простой процесс Для начала выберите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт / Экспорт . Когда откроется следующее окно, выберите « Экспорт в файл» в списке вариантов. Затем вы можете выбрать один из двух типов файлов; Значения, разделенные запятыми (.csv) или файл данных Outlook (.pst) .

OutlookExportStart

Опция Comma Separated Values ​​является широко распространенным выбором. Это позволяет вам отображать поля для чистого перехода, и файл может быть загружен или импортирован в базы данных и электронные таблицы. Если вы хотите создать простую резервную копию ваших задач Outlook, то файл данных Outlook можно выбрать.

На следующем шаге выберите папку « Задачи » из списка параметров и нажмите « Далее» . Затем вы можете настроить имя файла и местоположение, если это необходимо. Затем вы завершите экспорт. При необходимости вы можете сначала нажать кнопку « Карта пользовательских полей» , что позволит вам изменить поля в вашем файле; этот шаг не является обязательным. Нажмите « Готово», и вам будет предложено ввести диапазон дат для задач для экспорта.

OutlookExportFinish

Другие удобные функции

Для простоты использования задачи в Microsoft Outlook предлагают дополнительные удобные и полезные функции, которые помогут с вашими проектами и задачами.

  • Сортировать по любому столбцу.
  • Перетащите, чтобы изменить порядок столбцов.
  • Отправить отчет о состоянии для отдельной задачи одним щелчком мыши.
  • Просмотрите раздел сведений о задаче для часов, платежной информации и компании.
  • Отфильтруйте все задачи по ключевому слову, статусу или времени.

OutlookRearrangeAndSort

Доступна ли синхронизация для мобильных приложений?

В настоящее время мобильное приложение Microsoft Outlook не включает функцию задачи. Но если вам нужно синхронизировать задачи Outlook на ходу, к счастью, есть приложения, которые вы можете подключить для Android или iOS.

  • Помните Молоко (Pro версия), Android и iOS , $ 39,99 в год
  • Задачи и заметки для MS Exchange (требуется обменный аккаунт), Android , $ 4,99
  • SymTasks — Синхронизация задач Outlook, Android [больше не доступно]
  • TaskTask для Microsoft Outlook и Google Tasks, iOS , $ 4,99
  • Задачи обмена Todo (требуется обменный аккаунт), iOS [Больше не доступно]

RTMOutlookSyncPage

Дополнительные мобильные опции, которые работают с приложением для управления проектами для Mac , взгляните на эти инструменты:

Пробовали ли вы задачи Outlook для небольших проектов?

Использование функции задач Microsoft Outlook не работает для всех или для каждого проекта. Однако, если вы уже являетесь пользователем Microsoft Outlook и вам нужен простой инструмент, он работает хорошо.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с некоторыми малоизвестными функциями Outlook . И если вы ищете специальный инструмент для управления задачами, эти кросс-платформенные приложения списка дел Приложения списка дел, , как и monday.com, для проектов с

Похожие посты
Производительность

Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?

Производительность

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

ИнтернетПроизводительность

5 инструментов для извлечения изображений из файлов PDF

AndroidПроизводительность

Adobe Reader X добавляет защищенный режим для пользователей Windows, Android получает новые функции [Новости]