Электронная таблица является отличным способом упаковки большого количества информации в плотную область, но чаще всего эти документы становятся неуправляемыми и громоздкими, когда они используются в течение длительного периода времени.
Независимо от того, отслеживает ли ваша таблица бюджет вашей семьи или людей, которые подписываются на вашу рассылку, после определенного момента вы не сможете сканировать вручную с какой-либо степенью точности. Это может быть реальной проблемой, если вам нужно проверить наличие дубликатов.
К счастью, вы можете делегировать тяжелую работу на ваш компьютер. Используя условное форматирование или функцию COUNTIF, вы можете быстро найти дубликаты в столбцах или дубликаты строк электронной таблицы. Вот как это сделать.
Поиск дубликатов с использованием условного форматирования
Условное форматирование — это самый быстрый и простой способ найти дубликаты на одном листе. Мы собираемся использовать эту технику для сортировки базы данных адресов электронной почты , отсеивания любых дубликатов, которые возникли благодаря тому, что пользователи отправляли одну и ту же информацию более одного раза, и регистрации одного и того же адреса под более чем одним именем.
Первый шаг — выбрать все данные, которые мы хотим найти для дубликатов. Затем перейдите в раздел « Стили » вкладки « Главная » и перейдите к « Условное форматирование» > « Выделить правила ячеек» > « Дублировать значения» .
Это откроет окно, которое позволяет вам настроить способ дублирования значений. Это необязательный шаг, поэтому, если вы просто ищете дубликаты и не заботитесь о цветовой схеме, нажмите OK, чтобы продолжить.
Вы должны обнаружить, что любые дублирующиеся записи теперь выделены красным. Это должно облегчить вам удаление ненужных ячеек или хотя бы сразу понять, какая информация является посторонней.
Поиск дубликатов с помощью COUNTIF
Иногда вам может потребоваться проверить наличие дубликатов на нескольких листах, для чего требуется сочетание условного форматирования и формулы COUNTIF. Этот метод также будет работать с более старыми версиями Excel и его аналогами для Mac — Numbers.
На этот раз наша база данных адресов электронной почты разделена на два разных листа в одном документе. Для начала нам нужно настроить функцию « которые могут найти дубликаты в столбце рядом с нашим первым набором данных.
Мы собираемся использовать COUNTIF, который использует синтаксис COUNTIF (диапазон, критерии). Для моего примера функция будет читать:
= COUNTIF (Sith! $ A: $ A, A1)
Здесь необходимо распаковать несколько важных деталей, чтобы вы могли использовать эту функцию для своих нужд. Во-первых, есть ссылка на другой лист — мой читает Ситхов! из-за предмета, но вам может понадобиться использовать Sheet2! или какое-либо имя вы дали этот конкретный лист.
Во-вторых, есть критерии, которые в отличие от диапазона не используют абсолютную ссылку. Это потому, что мы хотим, чтобы диапазон проверяемых ячеек оставался неизменным каждый раз, но мы хотим, чтобы каждая отдельная функция искала отдельный адрес электронной почты.
Как только эта функция будет установлена, используйте правый нижний угол ячейки, чтобы заполнить столько строк, сколько требуется.
Как вы можете видеть в ячейке B5, функция будет считать любые дубликаты, найденные на другом листе. Мы можем немного облегчить усвоение этой информации, применив еще один элемент условного форматирования к столбцу.
Выделите весь столбец, щелкнув его заголовок, затем перейдите на вкладку «Главная» и перейдите к « Условное форматирование» > « Правила выделения ячеек» > « Больше, чем» .
Введите 0 во всплывающем окне и внесите все необходимые изменения в стили, используя раскрывающийся список. Нажмите OK, и вы должны увидеть что-то вроде результатов ниже.
Количество дубликатов, представленных на другом листе, будет подсчитано и выделено для вашего удобства. Мы можем объединить это с первой техникой в этой статье, чтобы получить полную картину всех дубликатов в документе.
С этой информацией у вас под рукой, удаление любых дубликатов из вашего документа должно быть быстрым.
Идем дальше с VBA
Методы, описанные в этой статье, позволят вам проверить электронную таблицу на наличие дубликатов, но такую задачу еще проще выполнить, если вы овладеете VBA. создать создать .
VBA является ответвлением от языка программирования Microsoft Visual Basic, который используется в пакете Office и за его пределами, но он особенно эффективен при использовании в сочетании с Excel. VBA позволяет пользователям создавать макросы, которые автоматизируют задачи, а в остальном делают больше с Excel.
Как объяснялось выше, конечно, можно найти дубликаты в Excel, не изучая VBA. Тем не менее, если вам нужно выполнять такие задачи на регулярной основе, возможно, вам стоит о них узнать. Это доступный язык, который может быть эффективно использован как часть пакета Microsoft Office, поэтому проверьте его, если хотите расширить свои знания.
И помните, что поиск дубликатов — это всего лишь один сценарий, когда условное форматирование оказывается полезным. Вы также можете использовать его для выделения других типов данных в электронной таблице. Узнайте, как использовать условное форматирование в Excel и условное выделение в Numbers на Mac .
Вы также можете узнать, как добавлять флажки, рейтинги и ползунки в Numbers, а также как использовать формулы и функции в Numbers.