Производительность

Как организовать свой Google Drive как профессионал

Как организовать свой Google Drive как профессионал

Google Drive может быть фантастическим инструментом для повышения производительности и совместной работы . Однако, как только вы начнете много его использовать, может быть сложно все организовать. К счастью, Google предвидел эту проблему и позволил легко найти то, что вы ищете, и убедиться, что вы не потеряете его снова.

Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Google Drive» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

1. Основные настройки Google Drive и добавление файлов

Как и в случае с обычными исследователями файлов, Google Drive позволяет вам организовывать файлы в папки, что удобно, если вы работаете над несколькими различными проектами. Что делает его немного более сложным, так это то, что ваши файлы могут происходить из трех разных источников, перечисленных на боковой панели под drive.google.com : Мой диск , Доступ ко мне и Google Фото .

Google Drive поделился со мной

Если вы ищете файл, он может оказаться в любой из этих категорий, что затруднит поиск вашего пути к файлу. Чтобы сделать это проще, вы можете добавить любой файл или папку на свой собственный диск. Если щелкнуть файл и перетащить его на диск, он удалит его из его текущего местоположения и переместит на диск.

Чтобы не запутать других людей, заставив их файлы и папки исчезнуть, используйте опцию « Добавить на мой диск» в меню правой кнопки мыши. Добавление файла на ваш диск по сути добавляет ярлык к файлу или папке на верхний уровень вашего диска. Таким образом, вы можете найти его быстрее, но вам не нужно перемещать его из первоначального местоположения,

2. Сортировать по разным факторам

Это действительно простой, но объяснение объясняется тем, что не сразу понятно, где найти эту опцию. Кнопка Параметры сортировки находится на правой стороне панели инструментов и показывает буквы A и Z между двумя стрелками. Нажмите на этот значок, и вам будет предоставлена ​​возможность сортировки по имени, дате последнего изменения, дате последнего изменения мной и дате последнего открытия мной.

Google-диск-сортировки-варианты

Это кажется чрезвычайно простым, но это может быть чрезвычайно полезно!

3. Выберите файлы быстрее

Еще один очень простой совет, но знаете ли вы, что вы можете SHIFT + щелкнуть или щелкнуть и перетащить, чтобы выбрать несколько файлов на Google Диске?

клик-перетащить выбрать

Некоторые онлайн-сервисы не поддерживают эту функцию, но Google Drive поддерживает ее, и она позволяет выбирать файлы и выполнять групповые операции с ними гораздо быстрее, чем если бы вы пытались вносить изменения в каждый из них в отдельности.

4. Используйте расширенные инструменты поиска

Поиск файла с помощью панели поиска в верхней части экрана, безусловно, является лучшим способом найти то, что вы потеряли, а использование передовых инструментов, которые находятся всего в нескольких щелчках мыши, сделает его еще более эффективным.

Google-диск-Filetype-поиск

Когда вы нажмете на панель поиска, вы увидите, что вы можете нажать на любой тип файла, чтобы ограничить поиск этим типом файла. Когда вы щелкнете по нему, в строке поиска появится «type: [filetype]», и вы увидите список всех этих типов файлов, которые есть на вашем диске. Прокрутка этого списка — хорошее место, чтобы начать поиск.

Google-диск-Filetype

Вы также можете ввести «[тип вашего поискового запроса]: [тип файла]», чтобы выполнить поиск документа, таблицы, PDF, презентации или другого типа файла, чтобы ускорить поиск.

Помимо поиска по типу файла, вы можете нажать Дополнительные инструменты поиска в нижней части меню выбора типа файла, чтобы получить доступ к более сложным параметрам поиска, таким как дата изменения, слова, содержащиеся в файле, владелец и доступ к ним.

Google-диск-продвинутый поиск

Эти параметры будут очень полезны людям, которые хранят тонну файлов на Google Диске, особенно если вы храните много разных типов файлов ( учащиеся, использующие Google Drive этих инструментах может быть полезно )

5. Используйте цвета и звезды для создания категорий

Вы можете создавать сложные иерархии папок, но иногда проще иметь более визуальную систему. Щелкнув правой кнопкой мыши по папке, вы можете выбрать Изменить цвет и выбрать новый цвет для папки.

Google-диск с изменением цвета

Вместо стандартного (и довольно скучного) серого у вас теперь будет ярко окрашенная папка, которую вы сможете найти среди массы других папок на вашем диске.

Google-диск-надстройка звезда

Вы также можете пометить элементы, выбрав « Добавить звездочку» в контекстном меню, и каждый файл и папка, которые вы пометили, будут отображаться при нажатии « Помечено» в левом меню.

Google-диск снимались

Это похоже на использование звезд в Gmail, если вы знакомы с этой практикой.

6. Предварительный просмотр документов для их быстрого сканирования

Если вы не уверены, как называется ваш документ, или вам просто нужно быстрое напоминание о том, что находится в файле, вы можете использовать кнопку предварительного просмотра — она ​​находится в верхней части меню и выглядит как глаз.

Google-диск предварительного просмотра кнопки

Нажмите на файл, нажмите кнопку предварительного просмотра, и вы быстро увидите, что находится в файле, напомнив, что в нем находится. Это не молниеносно, но это может быть быстрее, чем фактическое открытие файла в новой вкладке, чтобы увидеть, если это тот, который вы ищете.

Google-диск предварительного просмотра

Если вам нужен только очень маленький взгляд на ваш документ, вы можете использовать сетку, чтобы увидеть миниатюры каждого документа на вашем диске (кнопка « Вид сетки» находится рядом с кнопкой «Параметры сортировки» на панели инструментов).

Google-диск-сеточного вид

Это, вероятно, не так полезно, как представление списка, но зная, что это там, может сэкономить вам время, если вы столкнетесь с ситуацией, когда это может помочь.

7. Проверьте редакцию и отредактируйте истории с моего диска

Быстрый щелчок правой кнопкой мыши показывает, кто внес изменения и когда они были внесены в любой документ, даже если это не Документ Google. (На этом изображении я использую это в PDF-файле. Знаете ли вы, что Google Диск также отлично подходит для работы с ?)

управлять-пересмотров

Чтобы увидеть эту информацию, просто щелкните правой кнопкой мыши и выберите Управление версиями …

Чтобы просмотреть историю изменений для Документа Google, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Просмотр сведений . Это откроет панель сведений в правой части экрана:

Google-диск-ревизионная-история

Теперь вы можете выбрать другие файлы, чтобы просмотреть их ревизию и отредактировать историю, или щелкнуть « Детали», чтобы увидеть такие вещи, как даты создания и изменения, размер, местоположение, владелец и кто имеет доступ к файлу.

8. Добавить элементы в несколько папок

В Google Диске раньше была функция тегов, которая позволяла вам находить связанные файлы, даже если они не были сохранены вместе. Эта функциональность была удалена. Однако его можно заменить приложением Google Drive, которое позволит вам добавить один файл в несколько папок.

multifolder

Чтобы подключить это приложение, щелкните любой файл, наведите курсор мыши на « Открыть с помощью» и выберите « Подключить другие приложения» . Используйте панель поиска, чтобы найти Multifolder и добавить его на свой Google Drive. Теперь просто щелкните правой кнопкой мыши файл или папку, нажмите « Открыть с помощью> Мультифолдер» , и вы сможете добавить его в несколько папок.

9. Используйте приложения, чтобы помочь вам организовать

В дополнение к Multifolder, ряд других замечательных надстроек надстроек и приложения могут помочь вам оставаться организованным — выбор того, какие из них использовать, зависит только от того, что вы пытаетесь сделать. Например, FileThis — это очень полезное приложение, которое автоматически вытягивает банковские выписки, счета и коммунальные платежи в папку на вашем Google Диске.

filethis-Google-диск

Бесплатная учетная запись от FileThis.com позволяет подключить до шести учетных записей и обновлять их раз в неделю.

Другое потенциально полезное приложение называется « Скрытая папка» , и оно позволяет запретить другим приложениям видеть определенные файлы на вашем диске. Google Drive достаточно безопасен. , но это приложение добавляет еще один уровень безопасности на случай потери мобильного устройства.

скрытые папки

Есть все виды полезных приложений Google Drive. там — вы просто должны их найти. Нажмите + Connect больше приложений и исследовать, какие из них могут помочь вам!

Ваши любимые советы по Google Drive

Эти советы помогут вам получить контроль над своим Google-диском и сделайте навигацию намного проще.

Из всех замечательных стратегий организации Google Drive, какие из ваших любимых? Как убедиться, что вы можете найти нужные файлы на Google Диске? Используете ли вы другие приложения или просто надежную организационную систему?

Поделитесь своими лучшими советами в комментариях ниже!

Похожие посты
Производительность

Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?

Производительность

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

ИнтернетПроизводительность

5 инструментов для извлечения изображений из файлов PDF

AndroidПроизводительность

Adobe Reader X добавляет защищенный режим для пользователей Windows, Android получает новые функции [Новости]