Mail Merge может сэкономить ваше время и усилия, поэтому изучите процесс от начала до конца с этим руководством.
Почти все, кто знаком с пакетом Office, слышали о слиянии почты, но многие точно не знают, как этот процесс выполняется. Это проще, чем вы думаете — если вы четко знаете, как настроить свои документы заранее и объединить их в Word.
После того, как вы приступите к работе, вы будете использовать эту функцию для создания всего, от настроенных учетных карточек. создавать учетные карточки создавать о массовой рассылке на вашем рабочем месте. Почтовое слияние только в первый раз, и вы можете доказать это для себя, пройдя через это пошаговое руководство.
Мы использовали новое Office 2016 в этом руководстве, но этот процесс применяется к более старым версиям Microsoft Word и Excel.
Как настроить исходный документ
Mail Merge работает, заполняя указанные поля в документе данными из другого источника, обычно из базы данных или электронной таблицы Первым шагом к успешному слиянию почты является настройка исходного документа и обеспечение того, чтобы он был отформатирован так, чтобы Word мог его понять.
Учитывая, что это наиболее распространенное использование этой техники, наш пример будет сосредоточен вокруг размещения отдельных имен и адресов в общей массовой рассылке. В число полей, которые мы будем включать, входят: Имя, Компания, Адрес, Город, Штат и Почтовый индекс — но эти особенности несущественны, если вы следуете всеобъемлющему процессу.
Использование Excel
Если вы используете Excel для создания исходного документа, вам просто нужно составить таблицу со всей необходимой информацией, которая может быть включена в это слияние или в будущем почтовом сообщении.
Основная идея здесь состоит в том, чтобы разделить вашу различную информацию на отдельные столбцы и дать каждому соответствующий заголовок. Это позволяет легко выбирать эти детали позже, позволяя использовать один и тот же исходный документ для создания чего угодно, от значка ID до метки адреса.
Затем выберите все свои данные (включая заголовки столбцов), перейдите на вкладку Формулы и выберите Определить имя .
Вам будет предложено ввести имя для вашего набора данных, поэтому выберите что-то подходящее. Если вы, вероятно, будете наблюдать за несколькими проектами Mail Merge для разных почтовых сообщений, целесообразно добавить что-то узнаваемое, чтобы дифференцировать их в дальнейшем. Как только это будет сделано, сохраните свою работу и закройте электронную таблицу.
Используя Word
Вы также можете использовать файл Word в качестве исходного документа, но это требует немного больше усилий. Вам нужно настроить таблицу, чтобы все упорядочилось. , перейдите на вкладку « Вставка », найдите раздел « Таблицы » и щелкните раскрывающийся список. Укажите размер таблицы, необходимый для вашего проекта, а затем начните заполнять ее данными.
Здесь не нужно слишком беспокоиться о форматировании, поскольку этот документ предназначен исключительно для использования в качестве исходного файла для вашего слияния. Тем не менее, точность является ключевой, поэтому убедитесь, что все ваши данные были помещены в правильные столбцы и правильно названы. Когда вы закончите, сохраните документ и закройте его на время.
Начало слияния
Откройте Word и создайте новый документ. Перейдите на вкладку « Почтовые рассылки » и щелкните раскрывающийся список « Начать слияние», чтобы выбрать нужный проект.
Здесь процесс может немного отличаться, в зависимости от того, что вы хотите сделать. Если бы я делал этикетку или что-то еще, что могло бы быть напечатано на нестандартной бумаге, у меня был бы другой экран, который позволял бы мне предусмотреть некоторые дополнительные параметры печати.
В этом случае выберите лоток по умолчанию , если у вас нет причин поступать иначе, а затем выберите соответствующий номер продукта, чтобы Word мог применить правильный шаблон.
Импорт исходных данных
Создав эти основы, мы можем начать импортировать информацию, введенную в исходный документ в начале процесса. Перейдите на вкладку « Почтовые рассылки » еще раз, нажмите « Выбрать получателей» и выберите « Использовать существующий список» .
Перейдите к исходному документу, независимо от того, был ли он создан в Word или Excel — пакет Microsoft Office будет хорошо работать вместе. в большинстве ситуаций. Если вы используете электронную таблицу, вам будет предложено подтвердить, какую таблицу вы выбираете, и вы должны убедиться, что отмечен флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов . Теперь перейдите в раздел « Запись и вставка полей » на вкладке « Почтовые рассылки » и щелкните « Адресный блок» (или любой другой объект, который имеет смысл для вашего проекта).
Здесь вы сможете точно настроить поля, которые будут перенесены из исходного документа в окончательное почтовое сообщение. Чтобы получить еще больше возможностей на этом этапе, мы могли бы добавить имя, отчество и фамилию наших получателей в виде отдельных столбцов, что расширило бы список доступных вариантов в поле Имя получателя в этом поле формата . Однако это строго необязательно.
Инструмент «Блокировка адреса» отлично подходит для тех, кто хочет ускорить слияние писем, но если вы хотите точно указать , как выложен документ, , рассмотрите возможность использования опции Вставить поле слияния в разделе « Запись и вставка полей », чтобы поместить каждое поле вручную. После того, как вы вставили свои поля в документ, вы можете использовать Предварительный просмотр результатов, чтобы увидеть, как он будет печататься после заполнения.
Сейчас настало время сделать любые настройки форматирования, которые вам, возможно, понадобится выполнить; изменение шрифта, настройка расположения каждого поля на странице и любые эстетические эффекты, которые вы хотите добавить. Как только это будет сделано, перейдите на вкладку «Почтовые рассылки» еще раз и нажмите « Готово и объединить» в разделе « Готово ». Ваши заполненные документы должны быть готовы и ожидают печати и отправки по почте.
Что-то попроще, найдите лучших производителей этикеток, которые вы можете купить