Производительность

Как правильно печатать документы Microsoft Office

Как печатать документы Microsoft Office правильный путь

Многие люди думают, что печать документа так же просто, как нажать на маленькую иконку принтера в строке меню Word или Excel, и все должно распечатать идеально. К сожалению, это не совсем так. Иногда кажется невозможным заставить вещи печатать так, как вы хотите.

Когда вы печатаете документы, вы должны учитывать, как поля влияют на форматирование, последствия односторонней или двухсторонней печати, умнее ли печать в альбомной или портретной ориентации, и многое другое.

В этой статье я помогу вам разобраться во всех параметрах печати. и помогите вам выбрать правильные настройки, чтобы каждый печатаемый вами документ получился абсолютно идеальным.

Как форматирование печати может помочь вам

Вместо того, чтобы автоматически нажимать на значок быстрой печати и надеяться на лучшее, потратьте несколько минут, чтобы подумать, какой тип документа вы печатаете. От того, как вы ответите на эти вопросы, зависит тип настроек, которые вы хотите настроить перед фактической печатью — это поможет вам сэкономить бумагу. экономии печать экономии печать , чернила и время.

принтер-formatting1

Ниже приведены несколько быстрых соображений, которые необходимо учитывать перед печатью любого документа.

  • Вы печатаете какую-либо графику, например, диаграммы или таблицы?
  • Есть ли на страницах одна или две неловкие, затяжные строки (вы можете проверить это в предварительном просмотре — см. Ниже)?
  • Используете ли вы текст заголовка или нижнего колонтитула в документе?
  • Вы заботитесь об окружающей среде (это действительно важный фактор)?
  • Вы ограничены руководящими принципами (например, профессору требуется определенное количество страниц)?
  • Вы платите за печать на странице в общественном месте, например, в библиотеке?

Вы можете использовать очень простые печатные «хаки» для консолидации текста на меньшем количестве страниц, если вы сталкиваетесь с ограничениями на количество страниц или правилами двойного пробела. Вы также можете уменьшить количество печатаемых страниц, чтобы сэкономить бумагу и чернила или избежать платы за печать.

Сделать графику хорошо выглядеть

При печати графиков , графики или таблицы, заполненные информацией, формат страницы, на которой вы печатаете эту информацию, может иметь огромное значение в представлении. Гистограмма, укороченная для размещения в верхней части страницы с портретной печатью, оказывает гораздо меньшее влияние, чем диаграмма, которая растягивается по всему листу бумаги с альбомной ориентацией.

принтер-formatting2

Так как ты это делаешь? Самый простой способ — выбрать печать всего документа в альбомной ориентации.

В этой статье мы рассмотрим большинство настроек в разделе « Печать» в главном меню навигации.

принтер-formatting3

В этой области Word вы можете увидеть пример изображения вашей распечатки. Здесь также скрыты большинство настроек и настроек, о которых я расскажу в этой статье.

принтер-formatting4

Только слева, вы можете увидеть , как в портретной ориентации является форматом по умолчанию для печати. Как только вы измените его на альбомную ориентацию , вернитесь к представлению редактирования и растяните эту диаграмму по всей странице. Как только вы это сделаете, вы сможете увидеть, какое большое влияние может оказать диаграмма, когда она печатается с альбомным форматированием.

принтер-formatting5

Это действительно круто, но недостатком является то, что большинство людей не хотят, чтобы текстовая часть их документов печаталась в альбомной ориентации. Пункты растягивать по более широкой страницы, что делает документ гораздо менее читабельным.

Что большинство профессиональных людей , в , , чтобы переключить формат в зависимости от страницы. Например, первые две страницы вашего документа могут быть все текстовые, маркированные списки и т. Д., Все отформатированные в книжной ориентации, а затем третья страница будет диаграммой, распечатанной в альбомной ориентации.

Это возможно? Конечно, и это не сложно.

  1. Поместите курсор в самом начале раздела, который вы хотите иметь в портретной ориентации. Зайдите в настройки печати и убедитесь, что документ настроен для печати в книжной ориентации .
  2. Прокрутите вниз до страницы с вашим первым изображением и нажмите на эту страницу, чтобы курсор находился прямо перед изображением на этой странице.
  3. Вернитесь в настройки печати, выберите опцию Поля, а затем прокрутите вниз, так что вы можете выбрать Настраиваемые поля … в нижней части списка. принтер-formatting6
  4. Выберите альбомную ориентацию . принтер-formatting7
  5. Прокрутите вниз и измените значение параметра Применить к: на Этот момент вперед . принтер-formatting8
  6. Теперь вы заметите, что новое альбомное форматирование начинается только на той странице, где находится ваша графика. После этого прокрутите вниз до следующей страницы, где начинается ваш текст, и повторите описанную выше процедуру, вернув форматирование обратно в портретное.
    принтер-formatting9

Как только вы закончите, ваш документ будет отлично отформатирован как для текста, так и для графики.

Сделайте ваш текст хорошо выглядеть

Чтобы текстовые документы выглядели идеально, иногда бывает довольно сложно. Возьмем, к примеру, ситуацию, когда вы закончили написание исследовательской работы. написания успешной исследовательской работы. написания и на последней странице есть еще одна строчка.

принтер-formatting11

Раздражает, верно?

Настройка полей страницы

Ответ на то, чтобы документы выглядели правильно, сводится к полям. Вы можете легко поиграть с полями в области настроек печати, чтобы документ выглядел идеально.

принтер-formatting12

Может быть, что при выборе одного из этих предварительно выбранных форматов может сделать трюк. Возможно, разрезание четверти дюйма слева и справа поможет. Возможно, вам придется сократить все четыре поля до половины дюйма. Поиграйте и посмотрите, что вам нужно сделать, чтобы эта последняя строка вернулась на последнюю страницу.

принтер-formatting13

Кстати, если ни одна из этих существующих настроек маржи не работает для вас, вы всегда можете нажать « Пользовательские маржи» и ввести свои собственные настройки маржи.

принтер-formatting14

Может потребоваться несколько дополнительных минут, чтобы настроить поля так, чтобы последняя страница выглядела идеально, но если вы хотите удивить людей профессионализмом вашего документа, то это несколько хорошо потраченных минут.

Печать скрытого текста

Если вы работаете на нескольких версиях документа — может быть , вы студент , работающий в группе и обмен правки, или вы журналист подачи вашей работы в редактор — часто есть необходимость печатать скрытое форматирование текста, поэтому такие вещи , как абзацы, отступы, и другие элементы форматирования важно очевидны.

принтер-formatting16

Это можно сделать, щелкнув значок символа абзаца в главном меню.

Эти символы не распечатываются автоматически, поэтому, если вам нужны люди, чтобы увидеть эту специальную разметку, вам нужно включить ее. Для этого перейдите в меню « Файл» , выберите « Печать» и в разделе « Настройки» щелкните раскрывающийся список « Печатать все страницы» . Внизу этого списка вы увидите возможность включить или отключить печать разметки.

принтер-formatting17

Кстати, пока вы находитесь в этом меню, не забудьте проверить все остальные параметры печати, помимо распечатки самого документа.

принтер-formatting18

Документ Info печати сам по себе является мощным средством. Это позволяет вам распечатать важную информацию о вашем документе, например, где он хранится на вашем компьютере и сколько слов или символов в вашем документе.

принтер-formatting19

Если вы хотите отслеживать информацию такого рода в распечатанных документах, вы можете распечатать ее и сохранить вместе с распечатанным документом. Это действительно может помочь, если вы будете хотеть , чтобы внести изменения в документ и не можете вспомнить , где на вашем компьютере , вы сохранили Если вы распечатали это, у вас есть точный путь к сохраненной электронной копии.

Печать Выбрать страницы

Иногда, когда кто-то посылает вам массивное документ с сотней страниц (может быть ручной или помочь документ), вам действительно нужно только напечатать одну или две страницы из этого документа.

Да, есть люди, которые печатают весь документ только для того, чтобы использовать эти одну или две страницы. Я не скажу вам, что я думаю об этих людях.

Тем не менее, я уверен, что вы тот человек, который предпочел бы сохранить бумаги, не так ли? Это так просто, что не делать это должно быть преступлением. В том же меню « Печать», над которым мы работали в этой статье, вы увидите поле Страницы : .

принтер-formatting20

Да, это поле для ввода диапазона страниц, которые вы хотите напечатать, например, «1-10» для первых десяти страниц документа. Но знаете ли вы, что вы могли бы набрать «1-1» или «1», чтобы напечатать только одну страницу, или «1, 20», чтобы напечатать только две страницы, то есть страницу одну и страницу двадцать? Вы даже можете распечатать определенные разделы документа. Например, чтобы напечатать раздел 3 на странице 5, вы должны ввести «p5s3». Чтобы добавить больше диапазонов, страниц или разделов, просто перечислите все по порядку и разделите их запятыми. Чтобы напомнить об этих параметрах, наведите указатель мыши на поле « Страницы:», чтобы получить сводку всплывающей подсказки.

Вот как ты это делаешь. Так идти вперед и сохранить дерева , , — , .

Распечатать умнее

Слишком мало людей уделяют много внимания своему выбору печати. Кажется, что просто нажать эту кнопку принтера в меню и забыть об этом, но выбор, который вы делаете при печати, может сделать разницу между неаккуратным и профессионально выглядящим документом. Это также может помочь вам сократить расход бумаги и чернил, сэкономив при этом много денег.

Вы когда-нибудь настраивали параметры печати, чтобы сократить потери или улучшить формат окончательной распечатки? Поделитесь своими советами в разделе комментариев ниже!

Изображение предоставлено: GrashAlex через Shutterstock, donut8449 через Shutterstock

Похожие посты
Производительность

Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?

Производительность

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

ИнтернетПроизводительность

5 инструментов для извлечения изображений из файлов PDF

AndroidПроизводительность

Adobe Reader X добавляет защищенный режим для пользователей Windows, Android получает новые функции [Новости]