Приложения списка дел — все гнев в эти дни. Наука доказала, что списки действительно стимулируют производительность , и вы можете еще больше повысить производительность, используя такие приемы, как обнародование списка дел . Некоторые люди даже используют свои почтовые ящики в качестве списков дел .
Но что, если вы попробовали все это, и ничего из этого не работает?
К счастью для вас, альтернативные методы существуют. И если вы обнаружите , что регулярные списки слишком хлопотно или слишком подавляющие, то мы рекомендуем попробовать старую, но эффектна технику под названием Эйзенхауэр Matrix.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра представляет собой сетку 2 × 2 блоков. Верхняя строка предназначена для задач, которые «важны», а нижняя строка предназначена для задач, которые «не важны». В то же время левая колонка предназначена для задач, которые являются «срочными», а правая строка — для задач, которые «Не срочно». Вот как это выглядит:
Для большинства людей термины «Важное» и «Срочное» являются синонимами, поэтому давайте уделим немного времени определению различий между ними:
- Важно — Задачи, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей и ценностей, будь то личные, профессиональные и т. Д. Важность — все о релевантности . Один из способов решить, важна ли задача, — это спросить себя: «Могу ли я достичь своих целей и оставаться верным своим ценностям, если я пропущу это задание?»
- Срочно. Задачи, которые необходимо выполнить до конца дня. Если у вашего графика больше возможностей, вы можете предпочесть к концу недели. В любом случае, срочность все время . Один из способов решить, является ли задача срочной, состоит в том, чтобы спросить себя: «Когда крайний срок для этой задачи?»
Прежде чем вы сможете решить, важна ли задача или нет, вам необходимо знать свои собственные цели и ценности. Для многих карьерный рост является долгосрочной целью, поэтому задачи, непосредственно связанные с этим, важны. Или, если вы больше всего цените семью, то возвращение домой вовремя может быть важным.
Но как задача может быть срочной, но не важной? Помните, что срочность — это только время. Подумайте о крайнем сроке. Предположим, сегодня Международный день кофе, а в местной кофейне бесплатно раздают кофе. Если вы не воспользуетесь этим сегодня, возможность упущена, но бесплатный кофе не имеет отношения к вашим долгосрочным целям или ценностям. Это срочно, но не важно.
Используя эти определения, становится легче описать виды задач, которые принадлежат каждому из четырех блоков. Мы можем даже думать о матрице следующим образом:
Зачем использовать матрицу Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра — это просто способ расставить приоритеты для ваших задач .
Списки дел отлично отслеживают, что вам нужно сделать, но не всегда легко определить, какие задачи имеют более высокий приоритет. Лично я никогда не использовал функцию «Приоритет» в любом приложении списка дел, потому что я всегда заканчивал тем, что отмечал все как «Высокий приоритет» — и когда все имеет высокий приоритет, ничто не является.
Кроме того, когда вы просматриваете список дел и видите 30 сложенных задач, как вы решаете, какую задачу решать? «Начните с самого простого», — говорят некоторые. «Нет, начни с самого сложного», — говорят другие. Но что легко, а что сложно? Это никогда не черно-белое. Часто я трачу 10, 15 или даже 30 минут, просто пытаясь выбрать свою задачу!
Вот почему светится матрица Эйзенхауэра. В отличие от одного списка дел, матрица имеет приоритеты. Он говорит вам, с какой задачей справиться дальше. Это уменьшает когнитивную нагрузку, потому что только поля «Сейчас» и «Позже» действительно имеют значение. И если вы когда-нибудь испытываете нехватку времени, это поможет вам увидеть, какие задачи вы можете пропустить.
Кроме того, матрица имеет два других незначительных преимущества. Во-первых, это заставляет вас быть более внимательным к каждой задаче. Вместо того, чтобы бросать все в одну большую грязную кучу дел, вы активно решаете, стоят ли задачи вашего времени впереди, сохраняя ваш фактический список дел тесным. Во-вторых, он постоянно напоминает вам о ваших целях и ценностях.
Единственная проблема в том, что матрица Эйзенхауэра поначалу может быть немного хитрой. В частности, новые пользователи, как правило, получают путаницу от делегатов и тривиальных блоков. Существует кривая обучения, поэтому давайте рассмотрим практический пример того, как настроить матрицу, организовать задачи и пройти один день.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Несмотря на то, что матрица Эйзенхауэра концептуально представляет собой квадрат из четырех блоков, вы можете практически использовать его как четыре отдельных списка дел: список «Сейчас», список «Делегат», список «Позже» и «Тривиальный список». Два срочных списка стоят перед несрочными списками.
Я считаю, что Trello просто великолепен. Установите доску для каждой сферы вашей жизни (например, личную, профессиональную, церковную, хобби) и составьте эти четыре списка в каждой из досок. Или, если у вас мало что происходит, вы можете использовать одну доску для всех задач. Тебе решать. Не любишь Трелло? Рассмотрим эти альтернативные инструменты Kanban
Как только ваши списки будут готовы, вы можете начать добавлять задачи:
Допустим, вы традиционный офисный работник, который хочет использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы стать более продуктивным на работе. Это будет сценарий, который движет остальной частью этого примера, но должно быть легко применить эти понятия иначе.
Что у тебя на тарелке на сегодня? Первое, что приходит на ум: электронная почта. Давайте создадим задачу для достижения нуля входящих сообщений , которая является срочной (электронная почта должна очищаться ежедневно) и важной (мы говорим о рабочих письмах здесь):
Сегодня в офисе случается День кренделя, и вы ищете бесплатный крендель с работами. Это может быть срочно, но это не важно:
Ваш начальник напоминает вам, что отчет по документации для последнего проекта вашей команды должен быть представлен к 16:00, что является срочным и важным:
Он также напоминает вам, что бюджетный запрос вашей команды на ваш следующий проект должен быть отправлен к концу дня в пятницу. Это важно, но не срочно:
Офис-менеджер приходит к вам и говорит, что запасы бумаги и чернил заканчиваются. Вы должны разместить заказ как можно скорее, но это не имеет ничего общего с вашими целями или ценностями:
Сейчас начало лета (в этом сценарии), и офис становится слишком душным в сезон дождей. Производительность каждого взлетит до небес с помощью хорошего осушителя, не говоря уже о всех других преимуществах снижения влажности.
Вы делаете заметку, чтобы поднять это, но это не срочно и не важно:
И это продолжается. Встречи начинаются, планирование должно быть выполнено, вы помните, что вы хотите сделать, и т. Д. В конце концов, ваша матрица (то есть списки) заполнится, и самое приятное то, что она намного менее пугающая, чем один основной список задач:
Всякий раз, когда вы свободны для другого задания, просто начните слева и двигайтесь направо. Вы должны разобраться со всем в списках «Сейчас» и «Делегат», прежде чем заняться несрочными списками.
Если вы можете делегировать, сначала займитесь списком делегатов и разгрузите как можно больше таких задач. Затем просмотрите список «Сейчас». Как только вы пройдете через список «Сейчас», считайте свой день успешным. Теперь вы можете получить преимущество в списке Поздней или закончить день раньше.
Если вы не можете делегировать, начните со списка Сейчас. Если вы просматриваете список «Сейчас» и у вас есть больше времени, у вас есть выбор: рассматривать список делегатов как список «Сейчас», получить преимущество в списке «Позже» или закончить день раньше. На практике вы, вероятно, захотите чередовать задачи «Делегировать» и «Позже».
В конце дня просмотрите список делегатов и сбросьте все задания, сроки которых истекли. Оставьте те, которые вы все еще можете сделать. Сохрани их на завтра.
В начале следующего дня просмотрите список «Позднее» и решите, какие задачи сейчас являются срочными. Переместите их в список «Сейчас». Сделайте то же самое для тривиального списка, за исключением того, что перенесите эти задачи в список делегатов. Добавьте любые новые задачи, которые возникают в течение дня. Промыть и повторить.
Когда списки дел не работают для вас
Обратите внимание, что вы можете изменить Матрицу Эйзенхауэра так, как хотите. Например, вместо того, чтобы использовать его в качестве целого дня, вы можете сортировать свою электронную почту с использованием собственной матрицы. Вся концепция срочности / важности может оказаться полезной во всех случаях, помимо работы и электронной почты.
Многие люди нашли большой успех с Матрицей Эйзенхауэра. Но если вы достигли этой точки и не думаете, что это поможет, это нормально. Продолжайте искать метод, который работает для вас. Когда все сказано и сделано, единственный метод повышения производительности, который имеет значение это один вы на самом деле использовать.
Считаете ли вы Матрицу Эйзенхауэра полезным? Если нет, какую технику продуктивности вы используете, чтобы оставаться организованным и опережать? Поделитесь с нами в комментариях ниже!
Кредит Фотографии: Эми Бык через Shutterstock.com