Отправка электронной почты группе чаще встречается как в нашей деловой, так и в личной жизни. Вы можете использовать группы для вашей проектной команды на работе и ваших ближайших членов семьи дома. Создание группы электронной почты для списка рассылки в Microsoft Outlook может сэкономить вам много времени.
Как только группа настроена, вы можете просто вставить ее в электронное письмо и связаться с несколькими людьми с одним сообщением. Если вы никогда не делали этого раньше, мы здесь, чтобы помочь. Вот как создать группу в Outlook для Windows и Mac.
Различия между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты и списками рассылки
На самом деле нет разницы между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты или списком рассылки, когда речь идет о Microsoft Outlook. Термины используются взаимозаменяемо.
На самом деле, на сайте поддержки Microsoft Office теперь предлагается термин «группа контактов», а не «список рассылки»:
Используйте группу контактов (ранее называлась «список рассылки»), чтобы отправить электронное письмо нескольким людям …
Само приложение Outlook использует термины Группа контактов (Windows) и Список контактов (Mac) на своей ленте, в своих меню и в своих документах поддержки. Итак, по мере продвижения по шагам ниже, эти фразы вы увидите чаще всего.
И прежде чем перейти к шагам, если вам нужна помощь в экспорте контактов Outlook экспортировать контакты в какой-то момент, посмотрите наш путеводитель.
Как создать группу контактов в Outlook в Windows
Откройте Outlook на компьютере Windows и подготовьтесь к созданию группы контактов.
- Выберите « Люди» в левом нижнем углу окна Outlook.
- Нажмите Новая группа контактов на ленте.
- Дайте вашей группе имя.
Вы также можете выбрать Новые элементы > Дополнительные элементы > Группа контактов в меню вкладки Главная .
Чтобы добавить контакты в свою группу, нажмите Добавить участников на ленте. Вы можете добавлять участников из контактов или адресной книги Outlook или создавать новые контакты.
Чтобы добавить участников из контактов или адресной книги Outlook, просто дважды щелкните их имя во всплывающем окне, и оно будет добавлено в область « Члены» внизу. Когда вы закончите, нажмите ОК .
Для новых контактов введите имя, которое вы хотите отобразить для них в окне, вставьте в их адрес электронной почты и нажмите OK .
Когда вы закончите добавлять участников в группу, нажмите « Сохранить и закрыть» на ленте.
Не видите эти кнопки или заинтересованы в настройке вашей ленты? Вот как максимально эффективно использовать ленту и меню в Office 2016 Office
Составьте электронную почту группы Outlook в Windows
После того, как вы создадите свою группу электронной почты в Outlook, у вас есть несколько способов отправить участникам сообщение.
Написать письмо из почтового раздела
В разделе «Почта» Outlook вы можете отправить электронное письмо той группе контактов, которую вы создали, выполнив следующие действия.
- Нажмите Новый адрес электронной почты .
- В поле Кому начните вводить имя, которое вы дали группе контактов. Или вы можете нажать кнопку « Кому» и выполнить поиск группы или выбрать имя группы из списка.
- Когда вы увидите группу, выберите ее и нажмите OK .
Написать письмо из раздела «Люди»
Если вы находитесь в разделе «Люди» Outlook, щелкните группу контактов в своем списке. Затем выберите значок «Электронная почта», и откроется новое электронное письмо с группой, заполненной для вас в поле « Кому» .
Как создать список контактов в Outlook на Mac
Откройте Outlook на своем Mac и будьте готовы создать свой список контактов.
- Выберите « Люди» в левом нижнем углу окна Outlook.
- Нажмите Новый список контактов на ленте.
- Дайте вашему списку имя.
Вы также можете выбрать Файл > Создать > Список контактов из строки меню.
Чтобы добавить контакты в свой список, просто начните вводить в поле « Имя» и « E-mail» всплывающее окно. Если вы добавите имя, которое распознается как существующий контакт, вы увидите предложение для этого контакта. Затем вы можете просто выбрать его, чтобы добавить этот контакт в список.
Если вы добавляете новые контакты, просто введите их имена и адреса электронной почты. Перед выходом вы также можете назначить категорию группе с ленты. Вы увидите варианты, такие как семья, друзья и команда.
Когда вы закончите добавлять участников в список, нажмите « Сохранить и закрыть» на ленте.
Кнопка нового списка контактов недоступна на Mac?
Если вы не можете нажать кнопку «Новый список контактов» на ленте раздела «Люди», это простое исправление.
- Нажмите Outlook > Настройки в строке меню.
- Выберите General .
- Снимите флажок « Скрыть на моем компьютере»
Составьте электронную почту группы Outlook на Mac
После создания группы электронной почты в Outlook у вас есть несколько способов отправить им сообщение.
Написать письмо из почтового раздела
Скорее всего, вы будете в разделе «Почта» Outlook, поэтому, чтобы отправить электронное письмо в созданный вами список рассылки, выполните следующие действия.
- Нажмите Новый адрес электронной почты .
- В поле Кому начните вводить имя, которое вы присвоили списку контактов. Кроме того, вы можете нажать кнопку поиска в правой части поля. Найдите список в поле вверху.
- Когда отобразится список, выберите его, и он сразу появится.
Написать письмо из раздела «Люди»
Если вы оказались в разделе «Люди» Outlook, просто наведите курсор мыши на список контактов и, когда увидите значок электронной почты , щелкните его.
Откроется новое электронное письмо со списком контактов в строке « Кому» , готовое для написания сообщения.
Ускорьте работу с группами Outlook
Создать такую группу в Outlook так легко, что если вы будете регулярно отправлять по электронной почте одним и тем же людям, это действительно может ускорить ваш процесс.
Чтобы еще больше поработать с электронной почтой и входящими сообщениями, ознакомьтесь с этими 10 советами по улучшению в Outlook.