Производительность

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

Как улучшить управление документами с помощью свойств в Microsoft Office

Каждый документ, созданный приложением Microsoft Office, имеет ряд свойств документа, в том числе «Заголовок», «Автор», «Тема» и многие другие. В большинстве случаев вы видите это, когда просматриваете свои файлы, но знаете ли вы, что эти свойства документа могут быть действительно полезны для управления документами ?

Разблокируйте шпаргалку «Основные ярлыки Microsoft Office» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

Вот как можно просматривать, изменять и использовать свойства документа в Microsoft Office.

Окно свойств документа

Способ открытия окна свойств документа зависит от используемой версии Office. В приложениях Office 2007 вы нажмете кнопку Microsoft Office, а затем нажмите « Подготовка»> «Свойства»> «Дополнительные свойства» . В 2010-2016 годах вы попадете Файл> Информация , и панель свойств документа появится в правой части меню. В раскрывающемся списке « Свойства» выберите « Дополнительные свойства» . На Mac вы просто используете File> Properties .

Эти свойства доступны в Word, Excel, PowerPoint, Access и Publisher, но я просто буду использовать первые три для снимков экрана. Тот же процесс будет использоваться в любом из других приложений.

Краткое содержание документа

Когда откроется это первое окно, вы увидите основную информацию, которую вы ожидаете сохранить в Excel, Word или PowerPoint о вашем документе в разделе «Сводка». Должность, тема, автор, менеджер, компания и т. Д. Если вы хотите изменить свойство автора электронной таблицы Excel или другое базовое свойство, вы можете сделать это из первого окна.

словесный документ-свойство

Статистика документа

Следующая вкладка, Статистика, содержит автоматически рассчитанные данные, такие как даты создания и изменения, номера редакций, печати, символы, строки и т. Д.

документ-статистика слов

Статистика, которая собирается здесь, зависит от того, какую программу вы используете. Например, PowerPoint содержит информацию о слайдах, скрытых слайдах, мультимедиа и заметках.

документ-статистика-PowerPoint

Excel, напротив, не хранит много в разделе статистики вообще.

Excel-документ-статистика

Содержание документа

Следующая вкладка, Содержание, вероятно, не будет содержать ничего для многих документов, над которыми вы сейчас работаете. Но это может измениться, когда вы увидите, насколько это полезно. Чтобы показать вам, на что он способен, мы будем использовать документ, который я создал, историю трэш-музыки 1980-х годов. Это также сработало бы с исследовательским отчетом , маркетинговый план или роман.

трэш-документ-пример

Теперь давайте посмотрим на вкладку «Содержимое» окна свойств.

трэш-документ-содержимое

Как видите, на вкладке «Содержимое» представлен обзор того, что содержится в документе. Откуда он получает эту информацию? Из заголовков. Если вы используете стили заголовков Microsoft Word (которую вы можете настроить в View> Styles ), они будут импортированы на вкладку Contents для автоматического создания контура. Если у вас очень длинный документ и вы хотите понять, что в нем есть, это может помочь.

Как и следовало ожидать, различные приложения Office также вносят разную информацию на вкладку «Содержание». Например, Excel просто берет имена созданных вами листов.

Excel-документ-содержимое

PowerPoint, с другой стороны, предоставит вам информацию о том, какие шрифты вы использовали, какую тему презентация использует в настоящее время. и названия слайдов.

PowerPoint-документ-содержание

Пользовательские свойства документа

На последней вкладке свойства документа становятся действительно полезными. Если вы хотите записать (или найти) абсолютно любую информацию о документе, то здесь вы можете это сделать. Вкладка «Пользовательский» одинакова для Word, Excel и PowerPoint, поэтому я просто буду использовать Word для снимков экрана.

словесное таможенно-документ-свойство

Вот список всех встроенных свойств документа:

  • Проверено
  • клиент
  • Дата завершена
  • отдел
  • Назначения
  • диспозиция
  • разделение
  • Номер документа
  • редактор
  • Переслать
  • группа
  • язык
  • Mailstop
  • Дело
  • офис
  • владелец
  • Project Publisher
  • Цель
  • Полученные от
  • Записан
  • Дата записи
  • Ссылка
  • Источник
  • Положение дел
  • Номер телефона
  • машинистка

Запишите, кто работал с документом

Что делает этот список особенно полезным, так это то, что вы можете добавить несколько частей информации к любому свойству. Допустим, вы хотите, чтобы все в вашей команде проверили документ. Вместо того чтобы люди писали вам по электронной почте, оставляли заметку в документе или использовали другой способ указать, что они просмотрели документ, они могут просто изменить свойство Checked by, чтобы добавить свое имя.

Doc-свойства-сдаваемые по

Если вы хотите, чтобы у каждого было свое имя в отдельной строке, вы можете воспользоваться возможностью Office добавлять пользовательские свойства, щелкнув поле « Имя» и добавив новое свойство. Checked by , Checked by 2 , Checked by 3 и т. Д. Позволят вам записать имя каждого на другую строку.

Эти свойства имеют, казалось бы, безграничный потенциал. Если вы хотите записать людей, с которыми вы консультировались по этому документу, вы можете добавить ряд свойств источника . Хотите убедиться, что вы помните, кто послал вам документ? Добавьте их имя в поле Получено от . Убедитесь, что вы не отправляете документ не тому клиенту? Добавить запись клиента . С помощью этих 26 свойств вы можете добавить огромное количество полезной информации в документ.

Запишите пользовательскую информацию в ваш документ

Возможность добавления пользовательских свойств на вкладку «Пользовательские» — одна из самых полезных вещей, которые вы можете сделать для управления документами в Microsoft Office. Хотите подробные записи о том, кто и когда редактировал документ? Просто введите «Отредактировано» в поле « Имя» , а затем добавьте имя и дату в поле « Значение» , например:

Doc-свойства-отредактированные

Теперь каждый может добавить свое имя и дату, когда он отредактировал документ, чтобы вы могли отслеживать. Хотите, чтобы все взвесили, насколько хорошо они думают, что документ? Введите «Rating» в поле «Name», переключите поле « Type» на « Number» , и каждый сможет быстро и легко сказать вам, насколько он хорош, по его мнению, документ.

Вы ограничены только своим воображением — любая информация, которая может быть полезна для людей, работающих с документом, может быть добавлена ​​в пользовательские свойства документа.

Doc-свойства-спинно-кран

Внимательно следите за своими документами

Окно свойств документа в пакете Office — один из лучших способов управления документами, особенно если вы работаете в команде. в команде и много перемещайте свои файлы. От смены автора электронной таблицы Excel до регистрации редактирования слайд-презентации PowerPoint вы можете делать все это из документа, то есть вам не нужно использовать какую-то другую сложную систему. Освоив окно свойств документа в Microsoft Office, вы станете настоящим мастером Office. Microsoft Office, которые вам могут !

Используете ли вы свойства документа? Какие из них вы считаете наиболее полезными? Для чего еще вы их используете? Поделитесь в комментариях ниже!

Похожие посты
Производительность

Excel против Google Sheets: какой из них лучше для вас?

ИнтернетПроизводительность

5 инструментов для извлечения изображений из файлов PDF

AndroidПроизводительность

Adobe Reader X добавляет защищенный режим для пользователей Windows, Android получает новые функции [Новости]

Производительность

Краткое руководство по импорту и экспорту контактов электронной почты