Мы, наверное, все были там. Нажав кнопку отправить по электронной почте, мы через несколько секунд пожалеем. Было ли это неправильным человеком, посланным в момент ярости или просто содержащим смущающую опечатку, не было бы замечательно, если электронные письма могли быть отозваны? Ну, при правильных обстоятельствах, они могут быть.
Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange, вы можете отозвать свою электронную почту. Но вам нужно быть быстрым и надеяться, что некоторые факторы на вашей стороне. Мы рассмотрим, как вспомнить электронное письмо, требования, которые должны быть выполнены, а также некоторые альтернативные подходы.
Затем перейдите в раздел комментариев, чтобы поделиться своими историями отзыва по электронной почте и любыми советами по этой теме.
Как отозвать сообщение в Outlook
Это очень легко попытаться вспомнить сообщение в Outlook. Сначала перейдите в папку « Отправленные » и откройте сообщение, которое вы хотите отозвать. На ленте убедитесь, что выбрана вкладка « Сообщение ». Затем в группе « Перемещение » нажмите « Действия» (которая может быть свернута в значок в зависимости от размера вашего окна). В появившемся выпадающем списке выберите Recall This Message… .
Откроется новое окно, которое позволит вам выбрать способ обработки отзыва. Вы можете удалить непрочитанные копии этого сообщения, чтобы полностью удалить письмо из почтового ящика получателя. Кроме того, вы можете удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением, если хотите отправить другое письмо вместо оригинала.
Вы также можете выбрать опцию Скажите мне, если отзыв удастся или не удастся для каждого получателя . Это отправит вам электронное письмо, которое сообщит вам результат каждой попытки отзыва. Получив их, вы увидите значок отслеживания на ленте, по которому можно щелкнуть, чтобы получить сводку результатов.
Когда закончите, нажмите OK, чтобы вызвать сообщение. Затем он отправит запрос на адрес получателя с просьбой почтового клиента удалить исходное письмо.
Факторы успеха отзыва
Эта функция будет работать только в том случае, если вы используете учетную запись электронной почты Microsoft Exchange и получатель находится на том же сервере, что и вы. Если вы хотите проверить, используете ли вы учетную запись Exchange, в Outlook перейдите в « Файл» , выберите « Параметры учетной записи», а затем нажмите кнопку « Параметры учетной записи» . На вкладке E-mail вы сможете увидеть в столбце Тип, какой тип учетной записи вы используете.
Учитывая это ограничение, отзыв не будет работать с электронными письмами, отправленными за пределы организации, например, на учетную запись Gmail или Yahoo. Это потому, что, как только письмо покинуло ваш внутренний сервер, вы не можете его контролировать. Не существует универсального правила, согласно которому почтовый сервер должен выполнять запрос отзыва; на самом деле, это даже не будет обработано.
Даже если вы и ваш получатель находитесь на одном сервере Exchange, это еще не означает гарантированный успех отзыва. Самое главное, запрос на отзыв должен быть прочитан в первую очередь. Если получатель открыл исходное сообщение, отзыв не удастся.
Однако, если в настройках получателя включена Автоматическая обработка запросов на собрания и ответов на приглашения на собрания и опросы , отзыв будет происходить автоматически в фоновом режиме. Этот параметр можно найти, выбрав Файл> Параметры> Почта> Отслеживание .
Если у получателя есть правило, которое перемещает вашу электронную почту из папки «Входящие» в другую папку, запрос на отзыв не будет выполнен. Кроме того, если электронное письмо отправлено в общедоступную папку «Входящие» и запрос на отзыв прочитан кем-то, кроме предполагаемого отдельного получателя, отзыв не будет работать.
Наконец, запросы на отзыв не могут быть обработаны, если получатель просматривает свои электронные письма за пределами настольной программы Outlook, например, через веб-приложение Outlook или их мобильное устройство.
Альтернативы Напомним
Если вам часто приходится вспоминать электронные письма, лучше всего выбрать альтернативный подход.
Один из способов сделать это — установить правило в Outlook, чтобы отложить отправку ваших сообщений. Для начала перейдите на вкладку « Файл » и выберите « Управление правилами и оповещениями» . На вкладке « Правила электронной почты » нажмите « Новое правило» . Следуйте указаниям мастера, и вы сможете установить любые условия, которые вам нравятся; например, игнорировать ли правило при отправке конкретному человеку. Просто убедитесь, что вы выбрали действие отсрочки доставки на количество минут , которое затем можно установить на срок до 120 минут.
Если вы используете Gmail и ищете похожую функцию, чтобы вспомнить, вам повезло. Перейдите в папку «Входящие», щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите « Настройки» . На вкладке « Общие » перейдите в раздел « Отменить отправку ». Ранее это было в разделе «Лаборатории», но теперь это полноценная функция Gmail. Установите флажок «Разрешить отмену отправки», а затем установите интервал времени (до 30 секунд) того, как долго вы хотите отложить отправку электронной почты, чтобы дать вам окно для возврата.
Общее количество отзывов по электронной почте
Как вы уже видели, это простая процедура, чтобы отозвать электронную почту в Outlook. Однако, будет ли отзыв успешным, это совершенно другой вопрос, потому что это зависит от многих факторов. В мире, где люди могут получать доступ к своим электронным письмам из любого места. в любое время, вы не должны полагаться на отзыв.
Вместо этого, если вы часто отправляете что-то по ошибке, попробуйте использовать альтернативный метод для задержки отправки вашего электронного письма. Это означает, что он не будет отправлен мгновенно, а также гарантирует, что вы не останетесь красными от ошибки! Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с малоизвестными функциями Outlook .
У вас есть свои советы по поводу отзыва электронных писем? Есть ли у вас какие-либо истории, чтобы поделиться отзывом?
Кредиты изображения: бегущая погоня Луисом Луро через Shutterstock