Предполагается, что электронная почта является удобным способом общения, но многие из нас тратят гораздо больше времени, чем нам хотелось бы, чтобы понять наш почтовый ящик. Без надлежащей организации вы можете обнаружить, что электронная почта стоит вам больше времени, чем экономит.
Microsoft Outlook содержит ряд функций, которые могут помочь решить эту проблему, но многие пользователи просто не знают о функциях, которые скрыты в программе. Используйте эти функциональные возможности, чтобы обеспечить максимальную сохранность папки «Входящие», чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вопросах.
Найдите подходящее вам представление
Один из первых шагов на пути к тому, чтобы стать опытным пользователем Outlook. пользователем — адаптация программы к вашему рабочему процессу. В наши дни почти все используют электронную почту, но это не значит, что мы все делаем это одинаково. То, что работает для кого-то другого, может не сработать для вас, и поэтому неплохо бы настроить макет Outlook по умолчанию, чтобы он лучше подходил для вашего использования.
Перейдите на вкладку « Просмотр », чтобы увидеть, какие опции доступны для вас. Кнопка « Изменить вид» в разделе « Текущий вид » предоставит вам несколько различных вариантов, но стоит разобраться в разделе « Компоновка и макет », чтобы вникнуть в тонкость настройки.
Например, вы можете изменить предварительный просмотр сообщений на 3 строки , что позволит вам в любой момент получить более подробный предварительный просмотр небольшого количества писем. Или, возможно, вы захотите установить для области чтения значение « Выкл.» , Что сэкономит вам столь необходимое пространство на экране, чтобы открывать отдельные электронные письма в качестве нового окна, когда вы хотите прочитать их.
Ключевым моментом здесь является просто выяснить, что лучше всего подходит для того, как вы используете Outlook. Попробуйте сами — это так же просто, как вернуть эти настройки к значениям по умолчанию, если вы обнаружите, что они работают не так, как вы надеялись.
Используйте правила для автоматизации процесса
Правила — отличный первый шаг к организации ваших электронных писем, потому что, как только они будут созданы, они позаботятся о значительной работе, прежде чем вы даже проверите свой почтовый ящик. Чтобы начать работу с правилами, перейдите на вкладку « Главная » в Outlook и перейдите к « Правилам» > « Управление правилами и оповещениями» .
Отсюда, нажмите на Новое правило . Вы увидите выбор шаблонов, а также варианты для начала с нуля. На данный момент лучше придерживаться предлагаемых шаблонов — на следующем экране появится широкая возможность настроить правило по своему вкусу. Для демонстрации мы выберем Переместить сообщение от кого-либо в папку .
Теперь пришло время заставить правило служить цели. Я хочу настроить систему, в которой любая почта, полученная от другого автора , отправляется непосредственно в приоритетную папку . Для этого установите флажок в окне условий, в котором читается текст с определенными словами в адресе отправителя . Затем щелкните конкретные слова в разделе ниже — я установил его на , чтобы он отвечал только на электронные письма, отправленные с учетной записи электронной почты с сайта, но, очевидно, это может быть все, что вам нужно, — а затем выберите подходящую папку, нажав указанную и навигация к нему.
Затем выберите, что вы хотите делать с сообщениями, которые откладывает это правило, и тщательно продумайте, хотите ли вы прекратить обработку большего количества правил . В зависимости от того, какие другие правила у вас активны, установка этого флажка может впоследствии вызвать организационные проблемы. Затем выберите свои исключения, и вы будете готовы назвать свое правило и активировать его. С этого момента он будет автоматически сортировать вашу почту, пока вы ее не отключите.
Разделяй и властвуй с категориями
Хотя правила являются отличным способом справиться с большой частью вашей электронной почты, некоторые организационные задачи требуют человеческого глаза. Строгое использование категорий может помочь упростить этот процесс, позволяя быстро и точно классифицировать почту. Чтобы настроить категории, перейдите в раздел « Теги » на вкладке « Главная » в Outlook и перейдите к категориям > Все категории .
Здесь вы увидите краткое изложение всех категорий в настоящее время на месте. По умолчанию они используют простую систему цветов, поэтому вы можете просто отредактировать эти записи для начала. Чтобы сделать их немного более полезными, нажмите на категорию, чтобы выделить ее, переименуйте в нечто, относящееся к типу почты, которую вы будете получать, и назначьте ей горячую клавишу, которую вы запомните из выпадающего списка.
С этими настройками вы быстро и легко сможете организовать свои электронные письма по мере их получения. Просто выделите определенное сообщение в папке «Входящие» и используйте соответствующий ярлык. помощью сочетаний помощью сочетаний что вы только что назначили. Теперь вы сможете видеть все сообщения, помеченные в определенной категории, просто введя имя этой категории в строку поиска Outlook.
Используйте панель поиска
Секрет сохранения ваших электронных писем заключается в предварительном планировании — небольшая заблаговременная работа может предотвратить возникновение головной боли в дальнейшем. Тем не менее, бывают случаи, когда электронное письмо сбивается с пути, и в ваших тщательно сохраняемых папках или категориях нет никаких признаков. В этом случае целесообразно вызвать панель поиска.
Функция поиска в Outlook настолько же ловкая, насколько и тщательная. Введите поисковый запрос в поле над папкой «Входящие», и он быстро представит все найденные им слова, будь то заголовок темы или текст письма. Это может быть особенно полезно, если вы можете вспомнить конкретную деталь определенного электронного письма, которую вы не можете найти обычными способами.
Стоит помнить, что при полной входящей почте скорость поиска будет снижаться. Если вы работаете в такой ситуации, возможно, стоит поискать в определенных папках, а не в каждом письме, к которому Outlook имеет доступ. Для этого воспользуйтесь выпадающим меню в правой части панели поиска, чтобы сузить кругозор. Для более подробной настройки перейдите в раздел « Уточнить » на вкладке « Поиск ».
Не забудьте использовать Outlook.com
Онлайн-версия Outlook может не иметь всех наворотов версии Desktop, но тот факт, что она легко доступна с любого устройства с веб-браузером, означает, что ее нельзя упускать из виду. Если вам нужно получить доступ к своей электронной почте в любой момент, когда вы находитесь за пределами вашей рабочей станции. , это вполне приемлемый вариант.
Тем не менее, есть еще кое-что в веб-приложении Outlook. чем просто проверка электронной почты. Нажав на значок настройки в правом верхнем углу экрана, вы также сможете получить доступ к довольно полному набору опций, которые могут быть очень полезны, когда вы находитесь в пути. Кроме того, это же раскрывающееся меню предоставит вам доступ к вашим правилам и категориям .
Знание того, что вы можете получать доступ к своим электронным письмам Outlook из любого места, может быть объединено с правилом, которое поможет вам уменьшить количество входящих сообщений, даже когда вы находитесь вдали от компьютера. Если у вас есть регулярные поездки на работу, возможно, вы сможете превратить поездку на автобусе или поезде в удобное время, чтобы оценить свой почтовый ящик до начала рабочего дня.
У вас есть отличный совет по использованию Outlook, чтобы держать ваши письма организованными? Дайте нам знать об этом в разделе комментариев ниже.