В жизни бывают ситуации, когда правила неприятны. Тем не менее, когда речь заходит о таких приложениях, как Outlook, правила могут быть спасителями, спасателями времени и устранителями помех. Используете ли вы Outlook 2016 на рабочем столе или Outlook.com в Интернете , существуют правила, помогающие вам оставаться организованными.
Что такое правила?
Для Outlook правила — это инструменты, которые можно использовать для автоматического перемещения и пометки электронных писем, а также для оповещения о них. После того, как вы настроите правило, все новые сообщения, поступающие в ваш почтовый ящик, будут обрабатываться для вас согласно любым установленным вами правилам.
Правила обычно используются для полученных сообщений, но вы также можете создавать их для отправляемых вами электронных писем. Например, вы можете получить уведомление о доставке и прочтении вашего письма или отложить его доставку отправки за определенное время.
Как можно использовать правила?
Как в рабочей, так и в личной ситуации правила в Outlook могут обеспечить эффективную организацию ваших сообщений и держать вас в курсе важных событий. Вот несколько основных примеров, к которым вы можете относиться.
- Получите все электронные письма от определенного контакта, чтобы получить оповещение на рабочем столе.
- Переместите все электронные письма с определенным словом в строке темы в определенную папку.
- Удалите все электронные письма с определенным текстом в теле сообщения.
Правила могут быть настолько подробными и продвинутыми, насколько вам угодно, потому что есть довольно много вариантов. Вот несколько примеров, когда вы можете определить больше параметров.
- Все электронные письма от определенного контакта с определенным словом в строке темы воспроизводят пользовательский звуковой сигнал.
- Переместите все электронные письма с вложениями в пределах определенного диапазона размеров и диапазона дат в определенную папку.
- Пометьте все электронные письма, где вы находитесь на линии CC, которые являются приглашениями на собрание и помечены как важные, помечены.
Как получить доступ к правилам?
Outlook 2016
Если вы используете Outlook 2016 на своем рабочем столе, вы увидите Правила в верхней части раздела « Перемещение », когда перейдете на вкладку « Главная ».
Если у вас есть открытое сообщение, вы увидите Правила вверху, когда будете на вкладке Сообщение . Когда вы нажимаете « Правила» , у вас есть быстрые опции для отображаемого в данный момент сообщения « Всегда перемещать электронные письма от этого отправителя или отправленные специально вам, в определенную папку. У вас также есть возможность создать правило или управлять правилами и оповещениями .
Outlook.com
Если вы используете Outlook.com в своем браузере, , вы щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и затем выберите « Управление правилами» . На следующем экране вы увидите список активных правил.
Как можно добавлять и создавать правила?
Outlook 2016
Здесь начинается настоящее волшебство. Вы можете выбрать одно из действий быстрого правила, описанных выше, и пересылать сообщения конкретному отправителю или только те, которые отправляются вам простым щелчком мыши. Но если вы хотите получить подробные сведения о своих правилах, иметь определенные потребности или хотите лучше организовать свою работу, то Outlook определенно вас охватит.
В Outlook 2016 выберите Rules из меню верхнего , а затем Создать правило. Далее вы увидите всплывающее окно с часто используемыми условиями и действиями правил. Вы можете выбрать более одного флажка, чтобы сузить условия. При необходимости можно также выбрать несколько действий.
Когда вы закончите, нажмите ОК . Окно подтверждения позволит вам установить флажок для запуска правила для сообщений в текущей папке, что удобно для обработки большей части сообщений, к которым применяется правило. Вы также можете нажать кнопку « Дополнительные параметры» для получения дополнительных параметров, которые описаны ниже.
Кроме того, вы можете выбрать Управление правилами и нажать Новое правило . Выберите тип правила, с которого вы хотите начать, из списка, который можно редактировать на следующем экране, и нажмите « Далее» . Затем вам будет представлен Мастер правил , который будет отображаться в том же окне, если вы выберете Дополнительные параметры, упомянутые выше.
Вы будете использовать флажки, чтобы отметить столько условий, сколько хотите. Как каждый помечен, он будет отображаться в поле шага 2 под ним. В этой области шага 2 вы будете использовать ссылки для указания параметров.
Например, если вы решили применить правило, используя определенные слова в сообщении, вы щелкнете по определенному слову, а затем введите их в следующем окне. Нажмите « Добавить», и все слова или фразы, которые вы хотите применить, отобразятся в поле под ним. Нажмите OK, и эти слова или фразы заменит слова, относящиеся к определенному термину, на шаге 2.
Нажмите Далее и добавьте действия, которые должны применяться к вашему правилу. Здесь снова вы можете выбрать более одного и настроить параметры в поле Шаг 2, если это применимо. Например, если вы решили переместить копию электронного письма в папку, щелкните конкретную папку, чтобы сделать свой выбор. Нажмите кнопку OK , и элемент , выбранный появится в поле Шаг 2.
Вы можете выбрать дополнительные параметры для своего правила, нажав кнопку « Далее», а если все готово, просто нажмите « Готово» . Присвойте своему правилу имя, при желании запустите его в папке «Входящие» и убедитесь, что флажок для включения правила отмечен. Нажмите Готово, и все готово.
Outlook.com
На Outlook.com щелкните значок шестеренки, выберите « Управление правилами» и нажмите кнопку « Создать» . Вы будете использовать те же типы условий и действий, которые описаны выше для настольной версии, но с более ограниченными возможностями.
Сначала выберите условие из выпадающего списка и введите параметр рядом с ним. Затем выберите действие и снова выберите параметр.
Вы можете щелкнуть значок плюса, чтобы добавить условия и правила для более надежной фильтрации. Если вы передумали или допустили ошибку, просто нажмите значок мусорной корзины, чтобы удалить этот элемент. Когда вы закончите, нажмите Создать правило.
Как правила могут работать для вас?
Для рабочих и личных писем правила могут быть очень удобными, и вот лишь несколько примеров.
Для работы
- Пусть все электронные письма от генерального директора воспроизводят сигнал тревоги и отображают настольное оповещение.
- Переместите все электронные письма от вашей команды проекта в папку проекта, а электронные письма от определенных членов команды должны быть перемещены в определенные подпапки.
- Имейте все электронные письма, пока вы находитесь вне офиса , которые имеют вложения в пределах этого периода, будут помечены как последующие.
Для личного
- Все письма от вашего супруга помечены как важные и распечатаны.
- Пусть все письма со словом « стипендия» в строке темы или теле сообщения будут отправлены вашим родителям.
- Переместить все электронные письма из определенного магазина со словом account в определенную папку, а письма со словом sale — удалить.
Как управляются правила?
Outlook 2016
В настольной версии Outlook, выберите пункт Правила в меню и выберите пункт Управление Rule & Alerts. Это окно покажет вам все активные правила, которые вы установили. Вы можете создать новое правило или отредактировать текущее, скопировать или удалить правило и запустить все правила в определенной папке или в папке «Входящие». Если вы выберете « Опции» , вы также можете легко экспортировать или импортировать свои правила.
Outlook.com
Если онлайн-версия Outlook, вы щелкните значок шестеренки сверху, выберите « Управление правилами» , и вы увидите список всех текущих правил. Затем вы можете сортировать, удалять или редактировать их.
Используете ли вы правила Outlook?
Вы можете сэкономить время при поиске электронных писем, быть в курсе важных сообщений и сохранить свой почтовый ящик без помех с правилами Outlook. Как только вы начинаете создавать правила, это становится быстрым и легким процессом и может сэкономить ваше время, энергию и хлопоты. по дороге.
Вы используете правила? Если да, помогли ли они вам и как? Если нет, то почему ты не попробовал их? Пожалуйста, не стесняйтесь поделиться своими комментариями ниже!
Изображение предоставлено: светофор chonlathit_stock через Shutterstock