Для многих людей архивирование и резервное копирование старых писем кажется сложным и непреодолимым, но на самом деле это не должно быть очень сложным, особенно если вы пользователь Outlook.
Microsoft Outlook сохраняет электронные письма в файле данных, который называется файлом PST или OST PST расшифровывается как Personal Storage Table, а OST обозначает Offline Storage Table. В обоих случаях эти файлы содержат все электронные письма, отправленные или полученные от учетных записей, загруженных в ваш клиент Outlook.
Архивирование и резервное копирование электронных писем — это просто вопрос настройки Outlook для архивации старых писем в специальный файл, а затем настройка расписания для архивации этих файлов в какое-то безопасное место для длительного хранения. В этой статье вы увидите, насколько прост этот процесс.
Использование Outlook исключительно
Вы, конечно, можете прожить всю свою жизнь, просто используя почтовые клиенты в Интернете, такие как Gmail и Yahoo, и никогда не использовать настольный почтовый клиент вообще. Однако, если вы очень занятой человек, у которого не так много времени для очистки этих учетных записей, ваша папка «Входящие» не займет много времени, чтобы содержать тысячи электронных писем.
Прелесть такого клиента, как Outlook, в том, что вы можете разгрузить эти онлайн-аккаунты, загрузив все электронные письма в свой клиент Outlook. Вот преимущества этого:
- Если вы никогда не открываете свой клиент Outlook, сообщения электронной почты остаются в вашей сетевой учетной записи, но по-прежнему доступны с вашего мобильного устройства.
- Когда вы открываете электронные письма в Outlook, они загружаются и сохраняются в локальном файле данных.
- Как только электронные письма попадают в Outlook, вы можете использовать автоматические функции Outlook для архивирования важных электронных писем.
Это может освободить ваши онлайн-аккаунты, такие как Google и Yahoo, не позволяя вам превышать лимиты хранения данных и, возможно, придется платить за дополнительное хранилище.
Вы можете добавить эти учетные записи в свой клиент Microsoft Outlook, щелкнув Файл> Параметры учетной записи , затем выберите параметр Параметры учетной записи, который находится под ним.
На вкладке «Электронная почта» вы можете добавить столько учетных записей электронной почты, сколько захотите, при условии, что вы знаете все настройки POP3 или IMAP об учетной записи (или сервере Exchange). Настройка всего этого в Outlook выходит за рамки этой статьи, но недавно Брэд рассказал о том, как настроить клиент Outlook. чтобы быть более эффективным с электронными письмами.
Создавайте автоматизированные почтовые архивы
Предполагая, что у вас есть несколько учетных записей электронной почты, отправляющих электронные письма в клиент Outlook, следующий шаг — убедиться, что вы архивировали старые файлы.
В этом примере я собираюсь заархивировать все мои электронные письма , которым больше года. Для этого вы создаете архивный файл, в котором вы хотите хранить эти электронные письма, перейдя в меню «Файл»> « Настройки учетной записи», как вы делали это выше, но на этот раз нажмите вкладку « Файлы данных ».
Нажмите « Добавить» и назовите новый файл данных, в котором вы будете хранить старые архивные электронные письма.
Если вы хотите защитить эти старые электронные письма, чтобы никто не мог шпионить и открывать файл, нажмите на флажок, чтобы включить защиту паролем. Это хорошая практика, особенно если эти электронные письма содержат деловые данные или личную информацию о ваших знакомых.
Есть два способа настроить Автоархив для старых писем. Первый способ — перейти в Файл> Инструменты очистки> Архив …
Здесь вы можете выбрать папку «Входящие», в которую хотите архивировать электронные письма, определить возраст, после которого вы хотите архивировать, а затем перейти к файлу архивных данных, который вы только что создали на шаге выше.
Второй подход заключается в том, чтобы просто щелкнуть правой кнопкой мыши папку «Входящие» прямо в клиенте Outlook, выбрать « Свойства» и перейти на вкладку « Автоархивирование ».
В этих окнах вы также можете настроить время архивирования писем в папке «Входящие», указав пороговое значение в месяцах. Выберите Переместить старые элементы в … и перейдите к файлу данных, который вы создали на шаге выше.
Архивация недавно импортированной учетной записи
Первое, что кто-то собирается сделать после прочтения вышеизложенного, — это немедленно установить Outlook, добавить все свои любимые учетные записи в клиент и импортировать тысячи и тысячи писем, которые со временем сформировались в этих сетевых учетных записях.
Большой! За исключением … это не сработает.
Вот в чем дело: AutoArchive предназначен для всех писем, которые вы получаете с момента, когда вы настроили AutoArchive. Это связано с тем, что Outlook использует дату «изменения» электронной почты. И угадайте, что произойдет, когда вы импортируете более 10000 электронных писем из своих онлайн-аккаунтов. Как вы уже догадались, каждое электронное письмо получает сегодняшнюю «измененную» дату.
Так что вы делаете с этими электронными письмами? Ну, вы можете переместить их в файл архивных данных вручную.
Просто перейдите в папку «Входящие», где у вас есть все те старые электронные письма, которые вы хотите заархивировать, выделите все из них, а затем просто щелкните и перетащите их в архив, который вы для них создали.
Это может занять очень много времени, в зависимости от того, сколько писем вы пытаетесь заархивировать. Но вы увидите окно состояния, подобное приведенному ниже, так что просто возьмите чашку кофе и подождите некоторое время.
Управляйте своими архивами
После того как вы закончите архивирование этих электронных писем, у вас есть несколько доступных вариантов, в зависимости от того, как вы хотите организовать свои почтовые архивы.
- Вариант 1. Когда вы называете архивные файлы, присвойте им имя прошедшего года. В конце каждого года закрывайте архив (см. Ниже) и создайте новый файл архива.
- Вариант 2. Создайте один архивный файл, настройте автоархивирование, чтобы архивировать в него что-либо старше 6 месяцев, а затем забудьте об этом.
У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Второй вариант отлично подходит, когда вы архивируете только несколько писем, поскольку вы можете просто установить и забыть. Однако он снова будет преследовать вас, если вам не хватит места для файла архива. При первом варианте вы должны помнить каждый год, чтобы щелкнуть правой кнопкой мыши файл Archive в вашем клиенте Outlook и закрыть архив.
Затем вы можете переместить этот файл PST в другое место для безопасного хранения. Расположение файлов данных Outlook по умолчанию находится в папке / Documents / Outlook Files / .
Вы можете переместить файл закрытого архива в / Documents / Outlook Files / 2014 Archives / — или, что еще лучше, скопировать эти старые заархивированные электронные письма в какое-либо внешнее облачное хранилище, например, в свою учетную запись Dropbox или Google Drive. Это еще лучший вариант, потому что в случае пожара (или если ваш жесткий диск ПК в противном случае будет разрушен), вы не потеряете эти старые электронные письма.
Если вам когда-нибудь понадобится вспомнить эти файлы данных, заполненные архивированными электронными письмами, просто скопируйте их обратно в каталог / Documents / Outlook Files / , перейдите в Outlook и на той же вкладке « Файлы данных », где вы создали файлы данных, вы можете использовать Кнопка Добавить .. , чтобы перейти к этому сохраненному архивному файлу и добавить его обратно в клиент Outlook, где вы можете снова просмотреть все свои старые электронные письма.
Только резервное копирование электронной почты является безопасным
Ключевым моментом здесь является контроль ваших сетевых учетных записей, и Outlook может помочь. Первый этап — подключение клиента Outlook. об этих онлайн-аккаунтах. Следующим этапом является ручное копирование всех старых электронных писем, которые вы копировали, в архивный файл, и сохранение этого файла в надежном месте.
Последний и последний этап заключается в настройке автоархивации в клиенте Outlook для поддержания чистоты папки «Входящие» и нормальной работы клиента путем автоматического архивирования этих старых сообщений электронной почты в другой файл данных. Работа с меньшим файлом данных позволяет быстро и эффективно работать с почтовыми ящиками.
Вы когда-нибудь использовали Outlook в качестве основного почтового клиента? Теперь, когда вы знаете, как легко это может помочь вам создать резервные копии наиболее важных, сохраненных писем, рассмотрите возможность попробовать? Поделитесь своими мыслями с нами в разделе комментариев ниже!