Создание PDF — отличный способ убедиться, что ваш документ читается так, как вы его написали. Независимо от того, какое устройство используется , ваш файл будет представлен именно так, как вы ожидаете.
Если вы хотите, чтобы ваш документ читался, важно убедиться, что он удобен для чтения. Если вы не потратите время на совершенствование своей работы , нет никакой гарантии, что ваша аудитория будет уважать ее, когда она в их руках. Для эффективного и четкого общения вам необходимо создать четкий и лаконичный документ.
Следуйте этим советам, и вы будете на пути к документу профессионального качества, готовому к распространению.
Убедитесь, что документ помечен
Теги являются важной частью обеспечения доступности любого PDF-файла. Возможно, вы не сможете их увидеть, но они представляют собой информацию, которую приложения используют для декодирования и представления документа, как и предполагалось. Перед созданием PDF лучше всего убедиться, что тегирование включено, чтобы вы могли быть уверены, что он будет выглядеть именно так, как вы хотите, когда его открывает другой пользователь.
Если вы создаете PDF с помощью такой программы, как Adobe Acrobat, тегирование будет включено по умолчанию. Тем не менее, это может быть не так, если вы используете Microsoft Word Для проверки перейдите на ленту Acrobat и выберите « Настройки» в разделе « Создание Adobe PDF » — вам может потребоваться установить Adobe Reader или Adobe Acrobat, чтобы увидеть это.
Здесь необходимо убедиться, что флажок «Включить специальные возможности и перекомпоновка с тегом Adobe PDF» отмечен . Теперь, когда вы создаете PDF в Word, используйте опцию « Сохранить как Adobe PDF», а не базовую функциональность, которая входит в пакет Office.
Если ваш документ требует этого, вы также можете пометить вручную с помощью Adobe Acrobat . Однако в большинстве случаев автоматической маркировки будет достаточно.
Сделайте свой текст привлекательным и разборчивым
Типографика имеет решающее значение для любого документа, в котором много текста, поэтому большое значение имеет время, которое вы тратите на форматирование PDF. Найдите подходящий, разборчивый шрифт поиска и придерживайтесь этого повсюду. Тип шрифта без засечек, вероятно, ваш лучший вариант, так как он делает текст наиболее читабельным.
Поскольку вы можете полагаться на тип файла PDF, чтобы сохранить форматирование без изменений, в полной мере используйте полужирный и курсив. Если вы хотите обратить внимание на несколько слов, в частности , выделите их жирным шрифтом — если это длинный отрывок, который вы хотите выделить отдельно от остального документа, выделите его курсивом.
Включить изображения по мере необходимости
Длинный PDF-документ, заполненный только текстом за страницей, быстро измотает читателей. Мудро отобранные изображения могут разрушить эту монотонность и упростить для вашей аудитории информацию, которую вы пытаетесь донести.
Конечно, это не следует воспринимать как причину, по которой изображения рождаются без рифмы или причины — это действительно должно быть что-то, что дополняет ваш текст. Если изображение не соответствует требованиям, почему бы не попытаться представить часть вашей информации в виде диаграммы или диаграммы. ? При правильном рассмотрении это добавит разнообразие, не отвлекаясь.
Ключевым моментом здесь является то, что любое изображение, которое вы включаете, должно добавить ценность, иначе вы просто добавляете раздувание в общий документ. Не ждите, пока вы закончите писать документ, чтобы сделать такие соображения; вместо этого подумайте о добавлении визуального интереса при создании файла.
Также стоит помнить, что изображения могут отображаться некорректно, и что некоторые пользователи могут использовать преобразование текста в речь. программы, чтобы слушать ваш документ, а не читать его. Поэтому стоит добавить краткие подписи к любому изображению, которое вы используете, чтобы убедиться, что значение не потеряно.
Выберите цвета, которые минимизируют напряжение глаз
Одна вещь, которая может немедленно отключить читателя от вашего PDF, это усталость глаз. Черный текст на белом фоне может быть довольно утомительным, чтобы смотреть на него в течение длительного времени, поэтому стоит выбрать менее решающую цветовую схему.
К счастью, это очень легко исправить. В Adobe Reader перейдите в « Правка» > « Настройки» и выберите категорию « Специальные возможности ». Затем установите флажок Заменить цвета документа и выберите набор настраиваемых цветов, которые будут удобнее читать в течение длительного времени.
Хотя это легко исправить, когда вы работаете с документами, созданными другими, это также необходимо учитывать при создании собственных PDF-файлов. Насколько легко читать, может быть разница между непрочитанной работой и восприятием и пониманием ваших точек зрения.
Будьте в курсе способов передачи и устройств
Доступ является ключевым элементом доступности — если пользователь не может достать ваш файл, он не сможет его прочитать. Есть два основных момента, которые следует учитывать при распространении PDF; кому это посылают и как они собираются это читать.
Первое рассмотрение будет варьироваться от случая к случаю. Например, если это проект для работы, лучшим способом его распространения, вероятно, является любимая внутренняя система обмена сообщениями вашей компании. Если вы хотите охватить более широкую аудиторию, возможно, стоит обратить внимание на онлайн-хранилище файлов, такое как Dropbox. чтобы убедиться, что каждый может получить доступ к документу.
Устройство, на котором ваш читатель будет просматривать PDF-файл, также важно. Если это только их компьютер, то есть определенная степень гибкости в отношении того, как они переносят файл в выбранную ими программу чтения PDF. Однако, если они захотят использовать eReader, , это может быть не такой простой задачей.
Однако, если этот eReader — Kindle, есть особенно простой способ передать ваш документ. Чтобы узнать адрес электронной почты устройства, отправляемого на Kindle, перейдите в раздел « Управление содержимым и устройством» > « Настройки» > « Личные документы»> «Параметры электронной почты для отправки на Kindle». Просто отправьте PDF по электронной почте в виде вложения на этот адрес, и он будет доступен для просмотра на Kindle.
У вас есть отличный совет для пользователей, желающих сделать свои документы PDF доступными? Дайте нам знать об этом в разделе комментариев ниже.